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MANUAL DE FUNCIONES

**CONTRATISTA POR OBRA O LABOR**
**COORDINADOR DE EVENTO Y OPERACIONES**

1. Identificación del Cargo

**Denominación del rol**: Coordinador de Evento y Operaciones

**Tipo de vinculación**: Contrato de prestación de servicios - contratista por obra o labor

**Naturaleza del vínculo**: Civil / comercial (sin subordinación laboral)

**Lugar de ejecución**: Presencial en campo, oficina y locaciones de eventos, según requerimientos del objeto contractual

**Reporta funcionalmente a**: Líder de Cuenta y Operaciones o Dirección del Proyecto (para efectos de articulación, no subordinación)

2. Objeto del Rol

Prestar servicios de **coordinación, ejecución y control operativo de eventos y proyectos**, garantizando la correcta implementación logística, técnica y humana de los servicios contratados, conforme a los requerimientos definidos, estándares de calidad y cronogramas establecidos, actuando con autonomía técnica y organizativa.

3. Alcance del Servicio

El contratista ejecutará las actividades necesarias para el cumplimiento del objeto contractual, **con enfoque operativo y logístico**, respondiendo por los resultados y entregables acordados, sin sujeción a jornada laboral ni subordinación.

4. Funciones y Actividades Principales

4.1 Planeación Operativa de Eventos
- Planear la ejecución operativa de los eventos asignados, de acuerdo con los lineamientos definidos por la cuenta o el proyecto.
- Revisar y validar los requerimientos técnicos, logísticos y humanos para cada evento.
- Elaborar cronogramas operativos y checklists de ejecución.

4.2 Ejecución y Coordinación en Campo
- Coordinar la ejecución de aproximadamente **20 eventos mensuales**, incluyendo:

- Transporte, montaje y desmontaje de equipos.
- Configuración y pruebas de plataformas de asamblea y sistemas de votación.




- Coordinación y supervisión del personal operativo asignado.
- Aseguramiento del cumplimiento de tiempos, protocolos y estándares de calidad.
- Actuar como responsable operativo durante el evento, resolviendo contingencias en tiempo real.

4.3 Coordinación de Recursos y Personal
- Coordinar el personal operativo requerido para cada evento (técnicos, auxiliares, logística).
- Verificar la correcta presentación, puntualidad y cumplimiento de funciones del personal en campo.
- Anticipar necesidades de recursos técnicos y humanos de acuerdo con la planeación operativa.

4.4 Soporte Técnico y Operativo
- Brindar soporte operativo y técnico básico durante la ejecución de los eventos.
- Escalar oportunamente incidentes técnicos o logísticos al equipo correspondiente.
- Verificar el correcto funcionamiento de equipos, plataformas y sistemas antes, durante y después del evento.

4.5 Gestión Administrativa del Evento
- Apoyar la gestión documental requerida para la ejecución de eventos.
- Elaborar actas operativas, informes de ejecución y reportes de cierre de eventos.
- Apoyar el control básico de gastos operativos asociados a los eventos asignados.

4.6 Optimización y Mejora Continua
- Identificar oportunidades de mejora en los procesos operativos y logísticos.
- Proponer recomendaciones que optimicen tiempos, recursos y calidad del servicio.
- Apoyar la estandarización de procesos operativos cuando sea requerido.

5. Entregables Esperados




- Informes de ejecución y cierre de eventos.
- Checklists operativos y reportes de incidencias.
- Actas operativas y soportes documentales del evento.
- Reportes de optimización y recomendaciones operativas.

6. Perfil Requerido

6.1 Formación
- Profesional en logística, administración, ingeniería, producción de eventos o áreas afines.

6.2 Conocimientos y Herramientas
- Manejo de herramientas ofimáticas.
- Conocimientos básicos en operación de eventos, logística y coordinación de personal.
- Capacidad de redacción clara para informes y actas operativas.

6.3 Requisitos Operativos
- Licencia de conducción vigente (carro y/o moto).
- Disponibilidad de computador portátil y datos móviles propios.
- Disponibilidad para horarios flexibles asociados a eventos (nocturnos, fines de semana y festivos).
- Disponibilidad para desplazamientos y viajes fuera de la ciudad base de operación.
- Cumplimiento de protocolos de presentación en eventos.

7. Competencias Fundamental
- Organización y planeación operativa.
- Capacidad de coordinación y liderazgo en campo.
- Resolución de problemas bajo presión.
- Comunicación clara y efectiva.
- Puntualidad y sentido de responsabilidad.
- Trabajo en equipo.
- Adaptabilidad y respuesta ante contingencias.
- Alto nível de compromiso con la calidad del servicio.

8. Condiciones Económicas del Contrato

8.1 Honorarios
- **Honorarios mensuales**: $3.500.000 COP
- **Pago**: Dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes vencido, previa presentación de cuenta de cobro y soportes de aportes al sistema de seguridad social conforme a la ley.

8.2 Horas Adicionales
- En caso de requerirse horas adicionales asociadas a eventos, estas se reconocerán conforme a lo pact

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📌 Coordinador de Evento y Operaciones (Bogotá)
🏢 SYSTEMVOTE
📍 Bogotá