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Funciones Auxiliar de Archivo

Cargo Auxiliar de Archivo
Área Gestión Documental Archivo
Tipo de contrato Temporal inicialmente por 2 meses con posibilidad de extensión según necesidad de la IPS.

Objetivo del cargo

Organizar, clasificar, depurar, identificar y custodiar la documentación física de la IPS, garantizando el cumplimiento de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, las Tablas de Retención Documental TRD y los lineamientos de gestión documental aplicables al sector salud.

Funciones principales

Organizar el archivo físico de la IPS de acuerdo con la Ley 594 de 2000 y normatividad vigente.
Clasificar, ordenar y rotular documentos conforme a las Tablas de Retención Documental TRD.
Realizar foliación, depuración e identificación documental según criterios archivísticos.
Separar documentación activa, semiactiva e histórica.
Garantizar el adecuado almacenamiento, conservación y custodia de los documentos.
Inventariar cajas, carpetas y demás unidades documentales.
Elaborar y actualizar bases de datos o inventarios documentales.
Verificar el estado físico de la documentación e informar novedades o deterioros.
Mantener la confidencialidad y reserva de la información institucional y de historias clínicas.
Apoyar procesos de consulta, préstamo y ubicación documental.
Aplicar técnicas archivísticas para optimizar espacios y facilitar la trazabilidad documental.
Cumplir protocolos institucionales relacionados con gestión documental y protección de datos.




Presentar informes periódicos de avance del proceso de organización del archivo.

Perfil requerido

Formación académica

Técnico, tecnólogo o estudiante en

Gestión Documental
Archivística
Ciencias de la Información y Documentación
Administración Documental
Programas afines al manejo de archivos y gestión documental

Experiencia

Experiencia mínima de 1 año en organización de archivos físicos.
Manejo y aplicación de la Ley 594 de 2000.
Experiencia en clasificación documental, foliación, inventarios y TRD.
Preferiblemente experiencia en sector salud, IPS o manejo de historias clínicas.
Conocimientos requeridos
Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos.
Tablas de Retención Documental TRD.
Organización de archivo central y de gestión.
Técnicas de conservación documental.
Manejo básico de herramientas ofimáticas.
Habilidades
Organización y atención al detalle.
Responsabilidad y confidencialidad.
Capacidad de trabajo físico y operativo.
Planeación y seguimiento.
Trabajo en equipo.

Observación importante
Se requiere una persona con formación específica en archivo o gestión documental. No aplica personal administrativo sin experiencia archivística.
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