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Cargo

Asistente administrativo

Misión

Facilitar la implementación, mantenimiento, evaluación y mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad de la Institución, asegurando el cumplimiento de las normativas y estándares de calidad, promoviendo una cultura organizacional orientada a la excelencia y a la satisfacción de los cliente. Asimismo, guiar y acompañar la aplicación de la metodología de optimización de procesos garantizando la articulación con las personas y la tecnología. Igualmente, capacitar al personal en temas de calidad y actuar como enlace entre las diferentes unidades académicas y administrativas para implementar buenas prácticas y mejoras en los procesos.

Requisitos

- Profesional en áreas administrativas, ingeniería industrial o de sistemas.
- Capacidad para el manejo de herramientas ofimáticas y liderazgo de equipos.
- Deseable formación o especialización en áreas de Sistema de Calidad.
- Con formación certificada en la norma ISO 9001:2015, certificado como auditor líder.

Experiencia

- Experiencia mínima de un (1) año en coordinación en las actividades para el mantenimiento y mejora de sistemas de calidad, así como el seguimiento de riesgos e indicadores.

Responsabilidades

- Promover la toma de conciencia sobre el Sistema de Gestión de la Calidad Institucional.
- Capacitar al personal en los procesos asignados en el Sistema de Gestión de la Calidad.
- Realizar el seguimiento periódico a los líderes y gestores para garantizar la oportunidad en la ejecución de los compromisos relacionados con aprobación y actualización de documentos, acciones correctivas, riesgos y oportunidades.
- Realizar el seguimiento a la actualización de los documentos según plazos de revisión de la documentación definida en la SVE.
- Revisar la documentación requerida por los procesos para garantizar la conformidad con las normas de calidad aplicables antes de iniciar el flujo en la SVE.




- Publicar los documentos en la SVE de los procesos asignados para acompañamiento.
- Verificar que los documentos publicados en la SVE queden disponibles para todos los usuarios.
- Conservar los originales de los documentos publicados y de los obsoletos en la carpeta del servidor definida para este fin.
- Liderar la intervención de los procesos aplicando la metodología BPM de acuerdo con el plan de trabajo establecido hasta completar los diagramas y procedimientos que se requieran.
- Acompañar a los líderes en las sesiones de trabajo con los responsables de tecnologías de información y de infraestructura tecnológica para el cierre de brechas tecnológicas que contribuyan a mejorar la eficiencia de los procesos.
- Elaborar los diagramas de procesos y los procedimientos resultantes de la intervención de los procesos e iniciar el flujo en la Suite Visión Empresarial.
- Escalar al cualificado de la calidad las novedades y retrasos en la documentación de los procesos, cierre de brechas tecnológicas.
- Acompañar a los líderes y gestores de los procesos en la identificación de salidas no conformes, no conformidades, oportunidades y riesgos de acuerdo con las metodologías establecidas para este fin.
- Acompañar a los líderes y gestores en la identificación de las causas y determinación de acciones para eliminar dichas causas de las no conformidades.
- Acompañar a los líderes y gestores en la identificación, análisis, evaluación, control y monitoreo de los riesgos.




- Acompañar a los líderes y gestores en la identificación, análisis y aprovechamiento de las oportunidades de mejora.
- Asegurar la implementación de la metodología de indicadores y riesgos en los macroprocesos asignados.
- Acompañar a los líderes y gestores en la formulación de proyectos de mejoramiento a partir de resultados de auditorías, análisis de indicadores de desempeño, revisión por la dirección.
- Realizar la planeación y ejecución de las auditorías internas de Calidad asignadas en el programa de auditorías.
- Verificar el cálculo y análisis de los indicadores de los procesos asignados para gestión.
- Realizar los compromisos asignados para la recopilación y elaboración del informe de la revisión del SGC por la Dirección Universitaria de acuerdo con el plan de trabajo establecido para este fin.
- Coordinar la logística para las visitas de auditorías externas con los líderes y gestores de los procesos asignados.
- Realizar acompañamiento durante las auditorías externas de seguimiento y renovación del ente certificador de los procesos asignados.
- Acompañar a los líderes y gestores en la revisión de los hallazgos de auditorías para definir las acciones pertinentes.
- Promover iniciativas que contribuyan al logro de los objetivos institucionales relacionados con el área a la que pertenece.
- Participar en eventos que promuevan su desarrollo profesional y/o contribuyan al desarrollo institucional.
- Colaborar en el desarrollo de las tareas administrativas y en el desarrollo de eventos y reuniones de la dependencia a la que pertenece.
- Desarrollar y gestionar los programas y proyectos asignados.
- Proponer iniciativas e innovar en el desarrollo de su trabajo.

Condiciones de Contratación

Vacante presencial en Bucaramanga (Colombia), Campus El Jardín. Contrato a término fijo de un (1) año.

#J-18808-Ljbffr

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📌 Facilitador(a) de calidad para gestión organizacional: Proyecto Roble (Santander)
🏢 Universidad autónoma de Bucaramanga
📍 Santander