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Descripción de Puesto

La posición requiere de sólidas habilidades analíticas, de comunicación oral y escrita, resolución de problemas, investigación básica y gestión del tiempo para dar soporte a un entorno de oficina y operaciones de forma rápida y dinámica. El candidato es responsable de la preparación de informes complejos utilizando diversos paquetes de software y bases de datos. Este puesto también determina métodos y procedimientos para completar tareas complejas, proporciona conocimientos y habilidades avanzadas para dar soporte en trabajo de oficina, prepara y/o coordina información para contactos internos y externos, y realiza tareas de último momento según sea asignado para dar solución y pronta respuesta.

Responsabilidades

- Realiza tareas de oficina, incluyendo el manejo de documentación, el uso de equipos de cómputo, tareas de cálculo y archivo.
- Coordina todas las actividades de entrada y salida de aeronaves.
- Coordina actividades en tierra para la preparación de salida de aeronaves.
- Coordina actividades del Network de las aeronaves, monitoreo de los vuelos Browntail, protegiendo los intereses y necesidades operativas del mismo.
- Soporte informativo a las diferentes estaciones de Latam.
- Se comunica con todos los departamentos internos y externos, incluyendo Mantenimiento de Aeronaves, Carga, Centro de operaciones de paquetería, Control de Vuelo, Agricultura, Aduanas y diversos proveedores.
- Asiste a otros en cualquier contingencia y comunica los detalles a los departamentos afectados.
- Alimenta y audita y elabora reportes base de dashboards de Power BI.
- Se comunica entre regiones y países.




- Recopila y audita todos los informes diarios, semanales y mensuales para common carrier y Brown tail.
- Audita las facturas de los proveedores.

Requisitos

- Grado en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas o afines.
- Conocimientos prácticos de Microsoft Office, Excel Intermedio (formulas y tablas dinámicas) y Power BI.
- Sólidas habilidades orales, escritas y organizativas - Bilingüe 70 % o superior (inglés).
- Disponibilidad para trabajar en horario flexible, incluyendo horarios extendidos, domingo y festivos según las necesidades del servicio (3 horario rotativo los 7 días de la semana).

Job Summary

This position requires strong analytical, oral/written communication, problem solving, basic research, and time management skills to support a fast-paced office and operations environment. He/She is responsible for preparation of complex reports, using various software packages and databases. This position also determines methods and procedures for completing complex tasks, provides advanced office support knowledge and skills, prepares and/or coordinates information for internal and external contacts and ad hoc tasks as assigned.

Responsibilities

- Performs office tasks, including document handling, computer usage, calculations, and filing.




- Coordinates all aircraft arrival and departure activities.
- Coordinates ground activities for aircraft departure preparation.
- Coordinates aircraft network activities and monitors "Browntail" flights, safeguarding the operational interests and operational needs.
- Provides informational support to various LATAM stations.
- Communicates with all internal and external departments, including Aircraft Maintenance, Cargo, the Parcel Operations Center, Flight Control, Agriculture, Customs, and various vendors.
- Assists others during contingencies and communicates relevant details to the affected departments.
- Enters and audits data, generates reports to serve as the basis for Power BI dashboards.
- Facilitates communication across different regions and countries.
- Compiles and audits all daily, weekly, and monthly reports for both common carrier and "Browntail" operations.
- Audits vendor invoices.

Qualifications

- Degree in Industrial Engineering, Business Administration, or a related field.
- Practical knowledge of Microsoft Office; Intermediate Excel skills (formulas and pivot tables); and Power BI proficiency.
- Strong oral, written, and organizational skills; Bilingual proficiency (English) at a level of 70% or higher.
- Availability to work a flexible schedule—including extended hours, Sundays, and public holidays—as dictated by operational needs (involving 3 rotating shifts, 7 days a week).

Location

BOGOTÁ

Tipo De Empleado

Permanente

EEO Statement

UPS se compromete a proporcionar un lugar de trabajo libre de discriminación, acoso y represalias.

#J-18808-Ljbffr

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📌 Air Sr Admin Assistant (Colombia)
🏢 UPS
📍 Colombia