[ZFT26] | Administrative Specialist, Colombia Transforma Program, Caucasia, Colombia

[ZFT26] | Administrative Specialist, Colombia Transforma Program, Caucasia, Colombia

15 sep
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Management Systems International
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Colombia

15 sep

Management Systems International

Colombia

Administrative Specialist,



Colombia Transforma Program,



Caucasia, Colombia



Project Summary



The Colombia Transforma Program aims to advance the initial obligation of peace implementation by helping the Government of Colombia (GOC) install its own flexible, rapid response capacity to achieve quick wins; jump start peace implementation in the most critical national security geography in accordance with prioritization done by GOC; and provide punctual, strategic technical assistance to three levels of government.





- Please note: Only Colombian citizens are eligible for this position.**



Position Summary



Based in the Caucasia office, the Administrative Specialist (AS)

manages the administrative needs and logistical support to ensure local operations of the Program in the field. This position supports the administrative team, provides overall administrative management in the regional office, and oversees local contracts and cleaning staff. This position reports to Administrative Coordinator. The position is a fixed-term labor contract for one year.



Responsibilities





- Responsible for the overall administrative operations of the office



- Welcome and attend to all office guests and answer the office phone



- Execute and monitor ongoing inventory and procurement of office, kitchen, and cleaning supplies



- Maintain strong guidelines regarding appropriate use of project assets



- Organize, file, and send necessary financial and program information to Bogotá, related to project functions and administration in coordination with supervisor



- Assists with coordinating arrangements for on-site meetings/events



- Provide logistical organization support for visiting consultants



- Support administrative, financial, budgetary, and logistical activities as required, including management of petty cash payments, reporting, and replenishment



- Track costs and approvals related to project travel for local staff, and coordinate travel arrangements



- Support organization of event logistics and planning, as well as maintain a file of any related approval documentation



- Perform follow up calls to provide confirmation of receipt of official correspondence, reservations, and other important communications



- Organize supporting documentation for payments issued by the project



- Review travel expense reports for local project staff and provide comments for review



- Maintain absolute discretion and professionalism towards all confidential matters discussed within the office



- Maintain a weekly calendar and daily tracking of field visits, keeping the Program’s security staff apprised of staff movements



- Any other assignments as determined





Qualifications





- Administration professional or current undergraduate studying business administration



- A minimum two years of experience in office administration, preferably with cooperation programs in the field



- Experience using Excel and MS Office



- Highly organized, strong work ethic, and attention to detail



- Experience working in remote and complex areas



- Excellent communication skills are required as well as: a) proactive problem-solving skills independently and with teams, b) a strong service orientation, and c) adaptation to change and emotional intelligence



- Ability to work effectively and collegially under pressure in a stressful environment and with colleagues from different backgrounds



- Disposition to follow instructions and procedures



- Fluency in Spanish is required





Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. No phone calls, please.



MSI is an EEO/AA/ADA Veterans Employer.



Reasonable Accommodations: MSI is dedicated to hiring an inclusive workforce. If you would like to request reasonable accommodations during the application process, please email [email protected] with “Reasonable Accommodations” in the title. Our recruitment team looks forward to engaging in an interactive process to provide reasonable accommodations for candidates.



Especialista Administrativo,



Programa Colombia Transforma,



Caucasia, Colombia



Perfil De La Compañía



MSI, una compañía de Tetra Tech, es una compañía de desarrollo internacional en el área metropolitana de Washington, D.C. con una trayectoria de 35 años ayudando a proporcionar resultados en todos los países en desarrollo. Nuestra experiencia principal es en los campos de seguimiento y evaluación (M&E;), el desarrollo institucional, la gestión del sector público, la gobernabilidad y anticorrupción. MSI ha implementado proyectos en 90 países, como Jordania, Kenia, Indonesia, Siria, Pakistán, Afganistán, Ucrania, Colombia, y México. Como una de las empresas líderes en nuestro campo, MSI ha trabajado con organizaciones de todos los sectores de desarrollo internacional con clientes que van desde grandes donantes bilaterales y multilaterales, como la USAID, el Banco Mundial y el PNUD a los gobiernos nacionales y locales, las ONG, centros de investigación, fundaciones y universidades. Para obtener más información sobre MSI, por favor visite nuestro sitio Web en www.msiworldwide.com .



Resumen Del Proyecto



El Programa Colombia Transforma tiene como objetivo promover la obligación inicial de implementación de la paz ayudando al Gobierno de Colombia a instalar su propia capacidad de respuesta rápida y flexible para lograr ganancias rápidas; poner en marcha la implementación de la paz en la geografía de seguridad nacional más crítica de acuerdo con la priorización realizada por GOC; y proporcionar asistencia técnica puntual y estratégica a tres niveles de gobierno.





- Por favor tenga en cuenta: Solo los ciudadanos colombianos son elegibles para este cargo. **



Resumen Del Cargo



Basada en la oficina de Caucasia, el/la Especialista Administrativo/a maneja las necesidades administrativas y proporciona ayuda logística para garantizar las operaciones locales del Programa en el campo. Esta posición apoya al equipo de Finanzas y Administración (FAM) y proporciona gestión administrativa general en las oficinas regionales y supervisa el personal de limpieza. Este cargo reportará al Coordinador Administrativo. Contrato a termino fijo inicialmente por un año.



Experiencia





- Responsable por las operaciones administrativas de la oficina



- Atender a todos los clientes de la oficina y contestar el teléfono de oficina



- Ejecutar y supervisar el inventario y las adquisiciones en curso de suministros de oficina, cocina, y limpieza; mantener fuertes directrices sobre el uso adecuado de los bienes del proyecto



- Organizar, archivar, y mandar información financiera y del Programa necesaria a Bogotá, en relación con las funciones y la administración del proyecto, coordinando con FAM



- Apoyar la coordinación de eventos/reuniones en la oficina, y proporcionar ayuda logística para los consultores visitantes



- Apoyar actividades administrativas, financieras, presupuestarias y logísticas, como lo exige el Gerente de Finanzas y Administración, incluyendo la gestión de los pagos, informes, y reposición de la caja menor



- Supervisar los costos y aprobaciones relacionadas con los viajes para el personal local del proyecto, y coordinar con el Asistente Administrativo de Bogotá para hacer arreglos de viaje



- Apoyar la organización de la logística y la planificación de eventos, así como mantener un archivo de toda la documentación relacionada con la aprobación



- Hacer llamadas de seguimiento para proporcionar confirmación de la recepción de la correspondencia oficial, reservas y otras comunicaciones importantes



- Organizar la documentación de los pagos emitidos por el proyecto



- Revisar informes de gastos de viaje del personal local del proyecto y reportar comentarios a la FAM para su revisión



- Mantener discreción y profesionalidad hacia todos los asuntos confidenciales discutidos dentro de la oficina, y que uno podría encontrar en la ejecución de sus funciones



- Mantener un calendario semanal y diario para el seguimiento de visitas al campo, manteniendo el personal de seguridad del Programa informado de los movimientos del personal



- Cualesquiera otras tareas que pueden ser determinadas por el COP, DCOP o FAM





Competencias





- Profesional o estudiante en Administración u otra disciplina relacionada



- M í nimo de dos años de experiencia en administración de oficinas, preferiblemente con programas de cooperación en el campo



- Experiencia utilizando Excel y MS Office



- Altamente organizada, fuerte ética de trabajo y atención al detalle



- Experiencia trabajando en áreas remotas y complejas



- Se requieren excelentes habilidades de comunicación, así como: a) habilidades proactivas de resolución de problemas de forma independiente y con equipos, b) una fuerte orientación al servicio, y c) adaptación al cambio e inteligencia emocional



- Capacidad para trabajar de manera efectiva y colegiada bajo presión en un ambiente estresante y con colegas de diferentes orígenes



- Disposición a seguir instrucciones y procedimientos



- Dominio del español es requerido





Solamente se contactarán a los candidatos que se hayan seleccionado para una entrevista.



Favor de no llamar.



Adaptaciones para personal discapacitado: MSI se dedica a contratar una fuerza laboral inclusiva. Si desea solicitar adaptaciones razonables durante el proceso de selección, envíe un correo electrónico a [email protected] con "Adaptaciones razonables" en el título. Nuestro equipo de reclutamiento espera participar en un proceso interactivo para proporcionar adaptaciones razonables para los candidatos en estado de discapacidad.



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