Identificación del Cargo

Nombre del Cargo

Coordinadora de Eventos BTL

Área / Proceso

Comercial

Reporta a

KAM, Ejecutivo de Cuenta, Gerente Comercial

Personal a Cargo

Mercaderistas, Impulsadoras

Objetivo Principal

Garantizar la ejecución impecable de la logística de los eventos previamente negociados por el equipo comercial (KAM / Ejecutivos de Cuenta), coordinando los recursos del cliente y los propios, además de administrar, distribuir y supervisar al personal de mercadeo en punto de venta para activaciones específicas.

1. Responsabilidades Principales y Funciones

A. Transición Comercial y Logística de Eventos

- Recibir el 'Brief' comercial: Tomar el relevo del KAM o Ejecutivo de Cuenta una vez cerrado el negocio, entendiendo a fondo los alcances, presupuestos y promesas realizadas al cliente.

- Negociación de contraprestaciones logísticas: Coordinar directamente con el cliente la delimitación de recursos (ej. qué insumos/productos aportarán ellos para degustación o material POP, y qué entregará nuestra empresa como mobiliario, personal, transporte o sonido).

- Planificación integral: Diseñar el cronograma detallado de montaje, ejecución, supervisión en vivo y desmontaje de cada evento.

B. Gestión, Control y Distribución de Mercaderistas (Punto de Venta)

- Asignación de rutas y mallas: Distribuir estratégicamente al equipo de mercaderistas e impulsadoras según el calendario de actividades en los canales correspondientes (supermercados, grandes superficies, tiendas o eventos especiales).

- Coordinación de activaciones complejas: Organizar la logística de actividades especiales en punto de venta, asegurando insumos y herramientas críticas como:

◦ Maratones de sushi: Cadena de frío para insumos frescos, vajilla, utensilios y montaje de la estación.

◦ Catas de licores/vinos: Cristalería, descorchadores, elementos de maridaje y protocolo de servicio.





◦ Degustaciones masivas: Elementos de bioseguridad, menaje desechable, muestreo controlado y stands.

- Control de cobertura y asistencia: Supervisar de manera estricta (directa o mediante herramientas tecnológicas/geolocalización) que el personal asista puntualmente a sus puntos asignados y cumpla con el plan de trabajo.

C. Proveedores e Inventario

- Gestión de compras operativas: Negociar y coordinar con proveedores internos (transporte de material, sonido, catering) buscando eficiencia en costos y alta calidad en el servicio.

- Control de inventario BTL: Administrar el stock de materiales de la empresa (stands corporativos, uniformes, herramientas de degustación) y el material enviado por el cliente.

D. Reportes y Cierre de Actividad

- Consolidación de KPIs: Recolectar y procesar los reportes de campo de las mercaderistas (ventas logradas durante la activación, impactos/contactos estimados, comentarios del consumidor y registro fotográfico estructurado).

- Cierre logístico: Entregar un informe de gestión detallado al KAM para facilitar la facturación, el cobro y la posterior fidelización del cliente.

2. Perfil del Candidato: Requisitos y Competencias

- Educación: Cualificado o tecnólogo en Administración de Empresas, Mercadeo, Comunicación Social, Hotelería y Turismo, Logística o carreras afines.

- Experiencia: Mínimo 2 a 3 años en agencias de publicidad BTL, empresas de consumo masivo o productoras de eventos, liderando la logística y el manejo de personal operativo de campo (indispensable).

- Conocimientos Técnicos: Excel intermedio (mallas de turnos, control de inventarios y presupuestos), y deseable manejo de apps de supervisión de personal.

- Competencias Blandas: Capacidad de negociación, liderazgo y firmeza en el manejo de personal operativo, alta tolerancia a la frustración y resolución de problemas bajo presión en eventos en vivo.

Lugar de trabajo: Empleo presencial

📌 COORDINADORA DE EVENTOS Y OPERACIONES BTL (ALIMENTOS - LICORES) (Colombia)
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📍 Colombia