Bilingual Administrative Assistant
PROPÓSITO PRINCIPAL:
Brindar apoyo administrativo, incluyendo la preparación de correspondencia e informes, archivo de documentos y otras actividades generales de apoyo de oficina.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES
Elaborar correspondencia, informes y otra documentación; archivar documentos; mantener y dar seguimiento a archivos pendientes; realizar fotocopias; enviar y recibir transmisiones por fax, entre otras tareas.
Proporcionar soporte telefónico de respaldo.
Procesar facturas y actividades de facturación; mantener registros actualizados.
Mantener registros de asistencia de la unidad, bibliotecas y/o manuales.
Registrar las minutas de reuniones.
Coordinar arreglos de viaje.
Mantener un inventario adecuado de suministros y realizar pedidos cuando sea necesario.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ADICIONALES
Realizar otras tareas asignadas.
Apoyar los programas de calidad de la organización.
CALIFICACIONES
Educación y Licencias
Diploma de escuela secundaria (High School) o equivalente (GED) requerido.
Experiencia
Se requiere un (1)
año de experiencia en funciones administrativas generales de oficina o una combinación equivalente de educación y experiencia.
Se prefiere experiencia en una compañía de seguros, correduría de seguros o consultoría.
HABILIDADES Y CONOCIMIENTOS
Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita, incluyendo presentaciones.
Dominio de herramientas informáticas, incluyendo productos de Microsoft Office.
Habilidades analíticas e interpretativas.
Fuertes habilidades organizativas.
Buenas habilidades interpersonales.
Capacidad para trabajar en un contexto de equipo.
Capacidad para cumplir o superar las competencias de desempeño establecidas.
CONTEXTO DE TRABAJO
Cuando corresponda y sea apropiado, se considerarán adaptaciones razonables.
Exigencias mentales:
Capacidad de pensamiento evidente y conceptual.
Excelente criterio y discreción.
Capacidad para manejar el estrés relacionado con el trabajo.
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