La Universidad INCCA de Colombia se encuentra en la búsqueda de un(a) Auxiliar de Gestión Documental para apoyar los procesos de organización, conservación, digitalización y control de la documentación académica e institucional.

Buscamos una persona organizada, detallista, responsable y orientada al servicio, con experiencia en gestión documental, archivo y manejo de información, que contribuya a garantizar la adecuada administración y trazabilidad de los documentos de la Universidad.

? Propósito del cargo

Ejecutar y coordinar actividades relacionadas con la gestión documental y el archivo de información académica e institucional, garantizando su adecuado procesamiento, organización, conservación, transferencia, digitalización y control, de acuerdo con las normas archivísticas vigentes.

Asimismo, atender las solicitudes de usuarios internos y externos, garantizando la integridad, trazabilidad y confidencialidad de la documentación bajo su custodia.

? Perfil que buscamos

Técnico(a) en Gestión Documental, Archivística, Sistemas de Información Documental, Gestión de la Información o Archivo.

También se valorará formación universitaria en Archivística, Bibliotecología y Ciencia de la Información, Gestión Documental, Administración Pública, Administración de Empresas o Derecho.

? Requisitos

- Formación técnica en Gestión Documental, Archivística, Sistemas de Información Documental, Gestión de la Información o Archivo.
- Mínimo 1 año de experiencia en cargos relacionados con gestión documental, archivo, registro o funciones administrativas similares.
- Experiencia en organización, clasificación, foliación, radicación y archivo de expedientes.
- Conocimientos en tablas de retención documental (TRD) y transferencias documentales.
- Experiencia en digitalización e indexación de documentos.
- Manejo de herramientas ofimáticas y software de gestión documental.




- Experiencia en atención y respuesta a solicitudes de usuarios internos y externos.

? Conocimientos principal

- Organización y clasificación documental física y digital.
- Normas y procesos archivísticos.
- Valoración, retención, transferencia y conservación documental.
- Digitalización e indexación de documentos.
- Manejo de herramientas ofimáticas y sistemas de gestión documental.
- Gestión y control de archivos.
- Atención al usuario y manejo confidencial de información.

? Funciones principales

- Recibir, analizar, clasificar y atender solicitudes documentales de usuarios internos y externos.
- Levantar y mantener actualizado el inventario documental del archivo de gestión.
- Realizar actividades de valoración documental de acuerdo con las tablas de retención documental.
- Revisar, foliar, archivar y radicar documentos de historias académicas y registros institucionales.
- Organizar y rotular expedientes y carpetas para facilitar su consulta y conservación.
- Realizar transferencias documentales al archivo central.
- Digitalizar e indexar documentos institucionales.
- Llevar el registro y control de préstamos documentales.
- Mantener actualizado el sistema de información correspondiente.
- Garantizar la confidencialidad, integridad y trazabilidad de la información bajo su custodia.
- Cumplir las políticas, reglamentos y procedimientos institucionales.
- Ejecutar las demás funciones relacionadas con el cargo que sean asignadas por el jefe inmediato.

? Competencias

- Organización y atención al detalle.
- Comunicación efectiva.
- Orientación al usuario.
- Gestión del tiempo y priorización de tareas.
- Trabajo en equipo.
- Responsabilidad y confidencialidad.
- Capacidad de análisis.
- Precisión y sistematicidad.
- Orientación al logro.

✨ ¡Postúlate y haz parte del equipo de Secretaría General – Coordinación de Gestión Documental de la Universidad INCCA de Colombia! ?

📌 Auxiliar de Gestión Documental (Bogotá)
🏢 universidad incca de colombia
📍 Bogotá