Descripción del Cargo

Coordinador de Compras y Despachos

Objetivo del cargo

Planificar, coordinar y controlar los procesos de compras, abastecimiento, almacenamiento y despacho de materiales, equipos e insumos requeridos para la ejecución de los proyectos de construcción, garantizando el cumplimiento de los tiempos, costos, especificaciones técnicas y políticas de la empresa.

Funciones principales

1. Planificar y coordinar las compras de materiales, herramientas, equipos e insumos requeridos para los diferentes proyectos.

2. Solicitar, analizar y comparar cotizaciones de proveedores, buscando las mejores condiciones de precio, calidad, garantía y tiempo de entrega.

3. Negociar con proveedores las condiciones comerciales, plazos de pago, descuentos y tiempos de suministro.

4. Elaborar y gestionar las órdenes de compra, asegurando su correcta autorización y seguimiento.

5. Coordinar el despacho oportuno de materiales hacia las obras, de acuerdo con la programación establecida.

6. Verificar que los materiales despachados correspondan a las cantidades y especificaciones solicitadas.

7. Supervisar el recibo de materiales en obra y gestionar las novedades relacionadas con diferencias, daños o devoluciones.

8. Mantener actualizado el inventario de materiales, herramientas y equipos en coordinación con almacén.

9. Realizar seguimiento al cumplimiento de los tiempos de entrega por parte de los proveedores.

10. Coordinar el transporte de materiales y equipos cuando sea requerido.

11. Controlar la documentación relacionada con compras, órdenes de compra, remisiones, facturas y soportes de entrega.

12.



Evaluar periódicamente el desempeño de los proveedores mediante indicadores de cumplimiento, calidad y servicio.

13. Mantener una base de datos actualizada de proveedores aprobados.

14. Coordinar con residentes de obra, ingenieros y directores de proyecto las necesidades de abastecimiento.

15. Identificar oportunidades de reducción de costos sin afectar la calidad de los materiales o servicios adquiridos.

16. Elaborar informes periódicos sobre compras, inventarios, despachos y cumplimiento de proveedores.

17. Garantizar el cumplimiento de los procedimientos internos de compras y logística.

18. Velar por el adecuado almacenamiento, conservación y distribución de los materiales.

19. Apoyar las auditorías internas y externas suministrando la información requerida de su proceso.

20. Cumplir y hacer cumplir las políticas del Sistema Integrado de Gestión, Seguridad y Salud en el Trabajo, calidad, ambiente y demás lineamientos establecidos por la organización.

21. Desempeñar las demás funciones afines que le sean asignadas por la Gerencia y que correspondan a la naturaleza del cargo.

Responsabilidades

Garantizar el abastecimiento oportuno de los proyectos.
Optimizar los costos de adquisición.
Evitar retrasos por falta de materiales.
Asegurar la trazabilidad documental de las compras y despachos.




Controlar el cumplimiento de los proveedores.
Salvaguardar los recursos e inventarios de la empresa.

Relaciones del cargo

Reporta a Gerencia Administrativa, Gerencia de Proyectos o Dirección de Operaciones.

Coordina con Residentes de obra, Directores de Proyecto, Almacén, Contabilidad, Proveedores y Transportadores.

Indicadores de gestión

Cumplimiento del plan de compras.
Entregas oportunas a obra.
Nivel de cumplimiento de proveedores.
Tiempo promedio de abastecimiento.
Ahorro obtenido en negociaciones.
Nivel de rotación de inventarios.
Porcentaje de devoluciones o reclamaciones.
Cumplimiento del presupuesto de compras.

Perfil del cargo

Formación académica

Profesional o Tecnólogo en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas, Logística, Comercio, Construcción o carreras afines.

Experiencia

Mínimo dos 2 años de experiencia en compras, logística o abastecimiento, preferiblemente en el sector de la construcción.

Competencias

Planeación y organización.
Negociación.
Orientación a resultados.
Liderazgo.
Trabajo en equipo.
Comunicación efectiva.
Análisis de información.
Manejo de proveedores.
Toma de decisiones.
Ética y responsabilidad.

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