Cargo: OPERATIONS & EQUIPMENT CONTROL COORDINATOR

CONDICIONES CONTRACTUALES:

Ciudad: BOGOTÁ

Tipo de contrato: Obra o labor

Horario: lunes a jueves: 8:00 a.m. – 5:30 p.m.; viernes: 8:00 a.m. – 5:00 p.m.

Salario $ 3.500.000 COP

PERFIL REQUIRIDO

Objetivos generales

Liderar y ejecutar la operación global de control de equipo garantizando que cada requerimiento —retiro, entrega, servicio adicional o transporte - se cierre de forma completa dentro del tiempo comprometido, que el inventario registrado en los sistemas refleje en todo momento la realidad física de los contenedores en más de 20 países, y que la red de depósitos externos opere bajo condiciones, tarifas y tiempos de respuesta controlados; asegurando además la respuesta oportuna a los ejecutivos comerciales y a las demás áreas de la compañía.

Funciones generales

- Asignar, priorizar y redistribuir la carga de trabajo del equipo a su cargo.

- Definir la prioridad entre requerimientos concurrentes de distintas áreas y comprometer fechas de respuesta ante los clientes internos.
- Autorizar retiros y asignar serial o unidad a una reserva.
- Registrar y aprobar ingresos y salidas de contenedores en depósitos.
- Negociar tarifas y condiciones operativas con proveedores de depósito.
- Aprobar o rechazar cobros de depósitos frente a la realidad del inventario y de los movimientos.
- Definir, documentar y actualizar el procedimiento de gestión de cada depósito y país

-Escalar directamente ante depósitos, proveedores y líneas navieras por incumplimientos o falta de respuesta.
- Administrar la información de proveedores y clientes en los sistemas.
- Órdenes de compra a depósitos por fuera de las condiciones y montos establecidos.
- Gastos adicionales no contemplados en depósitos.

- Inicio de operación con depósitos nuevos.

- Reposicionamiento de contenedores.
- Compromisos con clientes que impliquen excepciones comerciales o costos adicionales.
- Cambios en la estructura del área, vinculación o desvinculación de personal.

COMPETENCIAS Educación: Profesional en Negocios Internacionales, Comercio Exterior, Logística, Ingeniería Industrial, Administración de Empresas o afines.

Formación

- Inglés B2 o superior, verificable mediante prueba escrita y conversacional. El cargo requiere uso diario del idioma con depósitos, proveedores y clientes de otros países.

- Deseable: formación complementaria en gestión de operaciones, comercio exterior, negociación con proveedores o herramientas de automatización e inteligencia artificial aplicadas al trabajo.

Conocimiento no certificado Excel intermedio–avanzado (requerido): BUSCARX o ÍNDICE+COINCIDIR, tablas dinámicas, filtros avanzados, validación de datos, formato condicional, funciones lógicas anidadas, consolidación y depuración de bases con miles de registros. Deseable Power Query ymanejo de herramientas de reportes (Power BI, Zoho Analytics o similares).

- Uso cotidiano y demostrable de herramientas de inteligencia artificial generativa (ChatGPT, Claude, Copilot o similares) aplicado a la productividad: redacción y traducción de correos, extracción y estructuración de información desde correos y documentos, construcción de fórmulas y plantillas,



resumen y comparación de datos; con criterio para validar y corregir las salidas antes de utilizarlas.
- Manejo de CRM y de sistemas de gestión de inventario o ERP.
- Deseable: herramientas de gestión de tareas y seguimiento (ClickUp, Asana, Trello, Monday o similares).

Experiencia: Requerida

- Mínimo 4 años en operaciones logísticas internacionales, de los cuales al menos 2 años coordinando personas o siendo responsable de extremo a extremo de una operación ejecutada a través de proveedores externos en varios países.

Experiencia especialmente valorada - Coordinación de operaciones en agencias de carga, freight forwarders, NVOCC, agencias marítimas, operadores logísticos o couriers internacionales, atendiendo múltiples clientes y orígenes/destinos de forma simultánea.

- Coordinación de operaciones en empresas de alquiler o leasing de equipos (contenedores, maquinaria, equipos industriales, generadores, andamios) con control de flota, patios o depósitos y entregas a clientes.
- Coordinación de operaciones o de servicio en compañías que ejecutan su operación a través de redes de proveedores tercerizados en varias ciudades o países (servicio técnico en sitio, instalaciones, distribución, postventa).
- Coordinación de comercio exterior, importaciones o exportaciones en empresas con presencia en varios mercados.

COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

- O rganización y gestión simultánea de múltiples casos: Mantiene decenas de requerimientos abiertos en estados distintos sin perder ninguno. Trabaja sobre listas y sistemas de control, no sobre la memoria ni sobre la bandeja de entrada. Retoma las tareas después de una interrupción sin perder el hilo.

- Cierre y seguimiento (orientación a resultados) : Entiende que la tarea no termina cuando envía el correo, sino cuando obtiene la confirmación y el dato. Insiste, escala y busca vías alternas hasta cerrar el ciclo. No deja casos abiertos sin fecha ni responsable.

-Resolutividad y autonomía ante procesos no estandarizados : Ante un país, un depósito o un requerimiento actual, construye el camino por su cuenta: identifica contactos, entiende restricciones, consigue la cita, el usuario en la plataforma o el proveedor. No se detiene ante la ausencia de un procedimiento.

-Transparencia y reporte del pendiente: Informa por iniciativa propia lo que no alcanzó a hacer, lo que está en riesgo y lo que necesita, antes de que se convierta en un problema mayor. No oculta atrasos ni acumula pendientes silenciosos.

- Priorización bajo demanda concurrente: Recibe solicitudes simultáneas de varios ejecutivos comerciales y de otras áreas, define qué va primero con criterio de negocio y responde siempre con un compromiso de fecha, incluso cuando no puede resolver de inmediato.

- Rigor en el dato : Registra los movimientos en el momento en que ocurren. Verifica seriales, condiciones y cobros. Detecta inconsistencias entre el sistema,



el depósito y la facturación.

- Liderazgo operativo de equipo pequeño: Distribuye y controla el trabajo, forma y corrige, hace seguimiento sin micro gestionar y, al mismo tiempo, opera personalmente los casos críticos. Perfil de jugador–entrenador, no de supervisor que solo asigna.

- Comunicación escrita clara y firme en español e inglés: Redacta correos breves y accionables. Insiste y escala sin deteriorar la relación con proveedores ni con los clientes internos. - Negociación con proveedores: Consigue tarifas, condiciones y tiempos de respuesta. Construye alternativas y evita la dependencia de un único proveedor por ciudad.

- Aprendizaje y adopción de herramientas: Incorpora rápidamente nuevas plataformas, automatizaciones e inteligencia artificial para reducir el tiempo de las tareas repetitivas y elevar la capacidad del área.

FUNCIONES

- Garantizar el cierre completo del ciclo de cada requerimiento de equipo: solicitud del ejecutivo comercial, autorización de retiro, coordinación con el depósito, confirmación del retiro efectivo y del serial entregado, registro en los sistemas y comunicación de cierre al solicitante.

- Asegurar que el inventario registrado en el CRM y en el sistema de gestión de inventarios corresponda con la realidad física de los contenedores en todos los depósitos, con actualización en el momento en que ocurre cada movimiento.
- Administrar la red global de depósitos, manteniendo actualizada la información de contactos, procedimientos de retiro, restricciones, horarios, plataformas, tarifas y tiempos de respuesta de cada uno.
- Negociar tarifas y condiciones con proveedores de depósito, buscar y habilitar nuevos depósitos en las ciudades que el negocio requiera y evaluar el desempeño de los proveedores actuales.
- Distribuir, priorizar y controlar la carga de trabajo del equipo, asegurando que todo requerimiento tenga responsable y fecha de respuesta y que ningún caso quede sin seguimiento.
- Operar directamente los casos críticos, complejos o de mayor riesgo para el negocio.
- Atender a los ejecutivos comerciales y a las demás áreas, entregando información de disponibilidad, ubicación y estatus de la flota y respondiendo con compromisos de fecha claros.
- Gestionar los requerimientos especiales: inspecciones, fotografías, movimientos internos, reparaciones, transportes y apertura de operación en ciudades donde la compañía no tiene depósito.
- Validar que la facturación de los depósitos coincida con el inventario y con las entradas y salidas registradas, y gestionar las diferencias.
- Realizar auditorías periódicas de inventario contra el stock físico de cada depósito.
- Reportar al Global Operations Manager el estado de la operación, los pendientes, los riesgos y los indicadores del área con la periodicidad definida
- Formar al equipo y elevar su productividad, incluyendo el uso de Excel, inteligencia artificial y las herramientas internas de gestión.
- Aportar a la mejora continua, documentando y estandarizando la gestión donde sea posible y proponiendo cambios en los procesos.
- Administrar adecuadamente los recursos asignados de manera eficiente.
- Ejecutar las demás funciones asignadas por su jefe inmediato.

📌 Coordinador Operaciones logísticas (Bogotá)
🏢 Sgf Global
📍 Bogotá