Brindar atención oportuna y cordial a visitantes, clientes y proveedores, garantizando una adecuada gestión de la recepción de la empresa. Asimismo, apoyar los procesos administrativos mediante la coordinación logística de transportes, la gestión documental, la elaboración de cuentas de cobro, la organización de eventos internos y demás actividades administrativas que contribuyan al buen funcionamiento de la organización.

Funciones principales
Atender de manera presencial, telefónica y por correo electrónico a clientes, proveedores, visitantes y colaboradores.
Recibir, registrar y direccionar llamadas, correspondencia y documentación.
Programar y coordinar los servicios de transporte requeridos por la empresa, asegurando el cumplimiento de horarios y necesidades operativas.
Elaborar, gestionar y realizar seguimiento a cuentas de cobro y demás documentos administrativos.
Solicitar, reservar y coordinar salones para reuniones, capacitaciones y eventos corporativos.
Apoyar la logística de eventos internos, incluyendo la coordinación de recursos, proveedores y requerimientos necesarios.
Gestionar la recepción y entrega de correspondencia, mensajería y paquetes.
Mantener actualizados los registros, bases de datos y archivos físicos y digitales del área administrativa.
Apoyar la elaboración de informes, actas, cartas y otros documentos administrativos.
Coordinar la compra y el control de insumos de oficina cuando sea requerido.
Realizar seguimiento a solicitudes administrativas de las diferentes áreas de la empresa.
Apoyar actividades relacionadas con bienestar organizacional y eventos corporativos.
Garantizar el orden y la buena presentación de la recepción y de las salas de reuniones.
Cumplir con las políticas, procedimientos y normas internas de la organización.




Desempeñar las demás funciones inherentes al cargo que sean asignadas por su jefe inmediato.
Perfil del cargo
Formación académica
Técnico o tecnólogo en Asistencia Administrativa, Gestión Empresarial, Secretariado Ejecutivo o áreas afines.
Experiencia
Mínimo un 1 año de experiencia en cargos administrativos, recepción o servicio al cliente.
Conocimientos
Manejo de herramientas de Microsoft Office Word, Excel, Outlook y PowerPoint.
Gestión documental.
Elaboración de cuentas de cobro.
Coordinación logística y programación de servicios.
Atención al cliente y manejo de comunicaciones.
Manejo de plataformas de correo electrónico y agendas.
Competencias
Competencias organizacionales
Orientación al servicio.
Trabajo en equipo.
Compromiso organizacional.
Ética e integridad.
Comunicación efectiva.
Competencias específicas
Organización y planeación.
Atención al detalle.
Capacidad para gestionar múltiples tareas simultáneamente.
Manejo del tiempo y priorización.
Proactividad.
Confidencialidad en el manejo de la información.
Resolución de problemas.
Relaciones interpersonales.
Responsabilidades
Administrar adecuadamente la información y documentación asignada.
Garantizar una atención amable, productivo y oportuna a los diferentes grupos de interés.
Coordinar oportunamente las solicitudes de transporte y logística administrativa.
Velar por el adecuado uso de los recursos asignados.
Mantener la confidencialidad de la información de la empresa.
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