Recepcionista Auxiliar Administrativo/a para asegurar una atención impecable a usuarios internos/externos, gestionar caja menor y soportar procesos administrativos y documentales del back office.
Requisitos
- Técnico/a o tecnólogo/a en Administración, Asistencia Administrativa, Gestión Documental o afines.
- Conocimientos de Excel intermedio (filtros, validaciones, tablas) y Power BI.
- Manejo de WORLD OFFICE o software similar.
Experiencia & Conocimientos
- 1 año reciente y continuo en recepción y/o asistencia administrativa.
- Atención al cliente presencial y telefónica; conmutador, agendamiento y correspondencia.
- Caja menor: legalizaciones, soportes y arqueos.
- Manejo de herramientas ofimáticas (Google/Microsoft 365) y archivo físico/digital.
- Soporte en facturación básica, radicación de soportes y WORLD OFFICE.
- Redacción de comunicaciones y buena ortografía.
- Presentación personal, confidencialidad y trato cualificado.
direccionamiento de solicitudes y registro de visitas.
- Apoyo administrativo a las áreas: elaboración de cartas, actas, certificaciones y cotizaciones simples.
- Caja menor: recepción de comprobantes, legalización, registro en Excel/WORLD OFFICE y arqueos.
- Gestión documental: radicación, digitalización, control de consecutivos y archivo (físico/nube).
- Agenda y logística: reservas, mensajería, coordinación de salas y reuniones.
- Soporte a compras menores y control de inventario de oficina (papelería, cafetería, dotación).
- Apoyo a facturación/cartera básica (radicar, consultar estados, descargar soportes).
- Reportes semanales de actividad/pendientes y KPIs del front desk.
Funciones Principales
- Operar conmutador y canales digitales; confirmar citas y escalar requerimientos.
- Recibir y canalizar PQRS; registrar en planilla/CRM interno y hacer seguimiento.
- Mantener tablero de pendientes del front office (SLA de respuesta).
- Custodiar doc