Executive Assistant

Remuneración: Competitiva

Descripción del puesto:

Se busca una Asistente Ejecutiva para apoyar al CEO y al equipo de liderazgo en una amplia gama de funciones estratégicas y administrativas. Este rol requiere una organización excepcional, habilidades de comunicación sobresalientes y buen juicio para gestionar prioridades, garantizar una programación fluida y coordinar iniciativas clave del negocio. La persona ideal prospera en entornos dinámicos, anticipa necesidades antes de que surjan y demuestra discreción, profesionalismo y una mentalidad proactiva.

Responsabilidades:

1. Apoyo Ejecutivo

- Gestionar calendarios complejos, reuniones e itinerarios de viaje en múltiples zonas horarias.
- Priorizar solicitudes entrantes para asegurar un uso optimizado del tiempo del CEO.
- Redactar, editar y preparar correspondencia, presentaciones e informes para audiencias internas y externas.
- Mantener la confidencialidad en asuntos sensibles de negocio y personal.

2. Coordinación Estratégica

- Actuar como enlace entre el CEO y los jefes de departamento, asegurando el seguimiento de iniciativas clave.
- Apoyar la preparación de reuniones ejecutivas: compilar materiales, gestionar agendas, hacer seguimiento de tareas y registrar decisiones.
- Colaborar con los equipos de operaciones y finanzas para el seguimiento de indicadores clave (KPIs), presupuestos y hitos de proyectos.

3. Gestión de Agenda y Eventos

- Coordinar reuniones de junta directiva, sesiones de liderazgo, encuentros con inversionistas y eventos corporativos.
- Gestionar la logística de conferencias,



presentaciones y visitas de clientes.
- Anticipar necesidades para cada compromiso (materiales de apoyo, investigación previa, documentación de seguimiento).

4. Gestión de Proyectos y Tareas

- Apoyar proyectos transversales como desarrollo de negocios, relaciones con clientes y planificación organizacional.
- Utilizar herramientas de gestión de tareas (Asana, ClickUp o Notion) para asegurar el cumplimiento de plazos.
- Identificar oportunidades para optimizar flujos de trabajo y mejorar la productividad ejecutiva.

5. Comunicación y Documentación

- Preparar resúmenes ejecutivos concisos y actualizaciones sobre iniciativas clave.
- Gestionar comunicaciones internas y externas en nombre del CEO cuando sea apropiado.
- Mantener sistemas organizados de archivo digital y físico para contratos, notas de reuniones y registros operativos.

Habilidades y Requisitos:

Requisitos Obligatorios

- Más de 5 años de experiencia apoyando a ejecutivos de alto nivel.
- Inglés C1
- Habilidades excepcionales de comunicación escrita y verbal.
- Capacidad demostrada para gestionar prioridades cambiantes y plazos ajustados.
- Dominio de Microsoft Office 365, Google Workspace y plataformas de programación (Outlook, Calendly).
- Discreción, buen juicio y capacidad para manejar información confidencial.

Requisitos Deseables

- Experiencia en entornos financieros, servicios profesionales o private equity.
- Experiencia en coordinación de proyectos u operaciones.
- Conocimiento práctico de CRM y herramientas de seguimiento de proyectos (HubSpot, Asana).

📌 Executive Assistant (VC) (Medellín)
🏢 Solvo S
📍 Medellín