Objetivo del cargo

Brindar apoyo administrativo eficiente, oportuno y humano a las diferentes áreas de la organización, garantizando la adecuada gestión de la información, documentación, correspondencia y procesos administrativos y operativos.

Contribuir a la organización y optimización de los procesos mediante la implementación y seguimiento de procedimientos internos, el mantenimiento de un sistema de gestión documental organizado y el adecuado manejo de las herramientas tecnológicas y de información.

Apoyar el cumplimiento de los objetivos organizacionales mediante una gestión administrativa ordenada, confiable, confidencial y orientada al servicio y a la mejora continua.

Funciones y responsabilidades

1. Gestión administrativa y apoyo a la gerencia

- Brindar apoyo administrativo general a la organización y a las diferentes áreas que lo requieran.
- Atender y canalizar oportunamente solicitudes internas, de clientes, proveedores y demás partes interesadas.
- Coordinar agendas, reuniones, citas, actividades y eventos administrativos.
- Preparar informes, presentaciones, documentos, actas, memorandos y demás información requerida por la gerencia o el jefe inmediato.
- Realizar seguimiento a compromisos, actividades y tareas administrativas asignadas, informando oportunamente avances, pendientes y novedades.
- Apoyar la organización y ejecución de reuniones y actividades internas.
- Elaborar y actualizar bases de datos, registros, formatos y matrices de seguimiento.
- Identificar oportunidades de mejora en los procesos administrativos y proponer alternativas para optimizar tiempos, recursos y flujo de información.
- Realizar las demás actividades relacionadas con la naturaleza del cargo que sean asignadas por el jefe inmediato.

2. Gestión documental, correspondencia y comunicaciones

- Organizar, clasificar, custodiar y mantener actualizados los archivos físicos y digitales de la organización.
- Administrar y mantener actualizados los archivos correspondientes a correspondencia, correos electrónicos, usuarios y contraseñas, garantizando su adecuada organización, confidencialidad y control.
- Gestionar la recepción, clasificación, distribución y archivo de la correspondencia física y digital.
- Mantener un sistema de gestión documental que permita la adecuada trazabilidad, consulta y conservación de la información.
- Elaborar, actualizar y controlar formatos, procedimientos e instructivos administrativos.
- Realizar copias de seguridad y mantener organizada la información digital de acuerdo con los procedimientos internos.
- Garantizar el adecuado manejo y confidencialidad de la información a la que tenga acceso en desarrollo de sus funciones.
- Apoyar la preparación y organización de documentación requerida para auditorías, revisiones internas y procesos de control.

3. Seguimiento administrativo y operativo de puntos de venta

- Elaborar y actualizar diariamente las plantillas y herramientas de seguimiento de ventas, gastos e inventarios de los puntos de venta.
- Consolidar, organizar y verificar la información suministrada por los colaboradores de los diferentes puntos de venta.
- Realizar seguimiento a los reportes diarios y comunicar oportunamente inconsistencias, novedades o información pendiente.
- Mantener actualizadas las bases de datos y registros relacionados con la operación de los puntos de venta.
- Realizar seguimiento a la información reportada mediante códigos QR y otros medios de pago electrónico.
- Revisar los extractos y movimientos correspondientes para realizar seguimiento y verificación de los pagos reportados por los puntos de venta.
- Identificar diferencias entre la información reportada por los puntos de venta y los registros disponibles, informando oportunamente las novedades para su revisión.
- Apoyar la consolidación de información operativa para la elaboración de informes y análisis administrativos.




- Realizar la captura y organización de información digital proveniente de dispositivos móviles, incluyendo fotografías, códigos QR, contactos, registros y formatos, efectuando su transferencia y consolidación en hojas de cálculo para su análisis y control.

4. Apoyo contable y financiero

- Brindar apoyo administrativo en actividades contables y financieras de acuerdo con los procedimientos establecidos por la organización.
- Apoyar la organización, revisión y archivo de facturas, cuentas de cobro, comprobantes, soportes de gastos y demás documentos financieros.
- Realizar seguimiento a los documentos y soportes requeridos para el trámite de pagos.
- Apoyar el control y seguimiento de gastos administrativos y operativos, manteniendo actualizados los registros correspondientes.
- Apoyar la consolidación de información financiera y administrativa requerida para la elaboración de informes.
- Realizar conciliaciones o verificaciones básicas entre reportes internos, extractos bancarios y plataformas de pago, identificando diferencias y reportándolas al responsable correspondiente.
- Mantener organizada y disponible la documentación soporte de las operaciones administrativas y financieras.

5. Gestión de personal y apoyo a talento humano

- Realizar el registro o ingreso del personal en la plataforma de ingreso de personal, cada vez que sea reportado por el responsable correspondiente.
- Apoyar la recopilación, organización y actualización de la documentación administrativa del personal.
- Mantener actualizados los registros relacionados con novedades de ingreso, retiro y actualización de información del personal, de acuerdo con los procedimientos establecidos.
- Apoyar administrativamente las actividades de capacitación, reuniones y demás actividades internas relacionadas con el personal.
- Mantener la confidencialidad de la información personal y laboral a la que tenga acceso en cumplimiento de sus funciones.

6. Compras, proveedores y servicios generales

- Apoyar la gestión administrativa de compras y adquisición de bienes y servicios requeridos por la organización.
- Solicitar y organizar cotizaciones y apoyar la comparación de alternativas de acuerdo con las instrucciones recibidas.
- Realizar seguimiento a pedidos, órdenes de compra, entregas y requerimientos pendientes.
- Mantener actualizada la información y documentación relacionada con proveedores.
- Apoyar la coordinación y seguimiento de proveedores de servicios generales, mantenimiento, tecnología, mensajería y demás servicios requeridos.
- Realizar seguimiento a mantenimientos, reparaciones y novedades de equipos, instalaciones y elementos administrativos.
- Mantener actualizado, cuando corresponda, el inventario de equipos, suministros, papelería y demás elementos de oficina.
- Gestionar y controlar los suministros necesarios para el adecuado funcionamiento de las actividades administrativas.

7. Atención al cliente y manejo de comunicaciones

- Atender llamadas telefónicas y recibir, direccionar y realizar seguimiento a las solicitudes de clientes, proveedores, colaboradores y demás partes interesadas.
- Brindar atención cordial, oportuna y respetuosa, procurando una adecuada experiencia de servicio.
- Gestionar y dar respuesta oportuna a las comunicaciones administrativas que le sean asignadas.
- Canalizar las solicitudes que requieran intervención de otras áreas o responsables.
- Mantener actualizados los registros de contactos y demás información necesaria para la gestión administrativa y comercial.

8.



Tecnología y herramientas de oficina

- Manejar adecuadamente equipos, herramientas y sistemas tecnológicos de oficina necesarios para el desarrollo de sus funciones.
- Utilizar herramientas ofimáticas para la elaboración, actualización, organización y análisis de información.
- Administrar y actualizar hojas de cálculo, bases de datos y herramientas de seguimiento.
- Realizar captura, digitación, consolidación y transferencia de información proveniente de dispositivos móviles y plataformas digitales.
- Reportar oportunamente fallas o novedades relacionadas con equipos, sistemas y herramientas tecnológicas utilizadas en sus actividades.

9. Orden, aseo y condiciones del puesto de trabajo

- Mantener organizado y en adecuadas condiciones de orden y aseo el puesto de trabajo y los espacios administrativos bajo su responsabilidad.
- Apoyar las actividades de limpieza, orden y organización de las áreas comunes cuando sea requerido.
- Promover el adecuado uso, conservación y cuidado de los equipos, elementos, documentos y recursos asignados.
- Cumplir las normas, políticas y procedimientos internos relacionados con seguridad, orden, organización y manejo de recursos.

10. Cumplimiento y control interno

- Cumplir las políticas, procedimientos, instructivos y controles internos establecidos por la organización.
- Garantizar la confiabilidad, posibilidad y adecuada organización de la información bajo su responsabilidad.
- Informar oportunamente al jefe inmediato cualquier inconsistencia, novedad, riesgo o situación que pueda afectar el desarrollo de los procesos.
- Participar en actividades de mejora continua y en la implementación de acciones orientadas a fortalecer los procesos administrativos.
- Mantener absoluta reserva y confidencialidad sobre la información administrativa, financiera, comercial, operativa y de acceso a sistemas que le sea confiada.

Competencias técnicas

- Manejo de herramientas ofimáticas.
- Manejo de Microsoft Excel, incluyendo elaboración y actualización de bases de datos, tablas, filtros, fórmulas y herramientas de seguimiento.
- Gestión y organización documental física y digital.
- Manejo de correo electrónico y herramientas de comunicación empresarial.
- Manejo de plataformas administrativas y sistemas de información.
- Digitación, captura, consolidación y análisis básico de información.
- Elaboración y presentación de informes administrativos.
- Conocimientos básicos de procesos contables y financieros.
- Manejo de herramientas digitales y dispositivos móviles.
- Conocimientos básicos en control de inventarios y seguimiento de información operativa.

Competencias comportamentales

- Organización y planificación.
- Orientación al servicio.
- Atención al detalle.
- Comunicación efectiva.
- Trabajo en equipo.
- Proactividad e iniciativa.
- Responsabilidad y compromiso.
- Confidencialidad y manejo responsable de la información.
- Capacidad de seguimiento y control.
- Adaptabilidad y disposición para el aprendizaje.
- Orientación al cumplimiento de objetivos.
- Manejo adecuado de múltiples tareas y prioridades.

Formación

Técnico o Tecnólogo en Administración, Gestión Administrativa, Asistencia Administrativa, Gestión Empresarial, Contabilidad o áreas relacionadas.

Experiencia laboral

Mínimo dos (2) años de experiencia laboral certificada en cargos o procesos relacionados con áreas administrativas, preferiblemente con experiencia en gestión documental, manejo de Excel, atención al cliente, seguimiento de información, apoyo contable y financiero y/o coordinación administrativa.

Responsabilidad sobre información

El cargo requiere manejo responsable, reservado y confidencial de información administrativa, financiera, comercial, operativa, de clientes, proveedores y colaboradores, así como de credenciales y accesos a plataformas autorizadas por la organización.

Lugar de trabajo: Empleo presencial

📌 Auxiliar Administrativa (Colombia)
🏢 MOLIDO CAFÉ Y PAN
📍 Colombia