OPERACIÓN GENERAL DEL ESTUDIO
Apoyar el funcionamiento integral de la empresa y garantizar flujo operativo eficiente.
Apertura y cierre de instalaciones según protocolo.
Custodia de activos, caja fuerte, elementos de valor y claves de acceso.
ATENCIÓN AL CLIENTE Y RECEPCIÓN PREMIUM
Recepción presencial de clientas, con trato cálido, espontáneo, seguro y cualificado.
Manejo de WhatsApp Business y llamadas con respuesta rápida, clara y amable. Para gestionar dudas, aclaraciones y preguntas de interacción con las clientes.
Información completa y asertiva sobre servicios, precios, tiempos y requisitos.
Resolución de dudas, orientación personalizada y manejo adecuado de situaciones difíciles.
Acompañamiento a la cliente en su experiencia desde la llegada hasta finalizar su servicio.
AGENDA Y COORDINACIÓN OPERATIVA
Gestión completa de agenda asignación, confirmación, reprogramación, control de tiempos y solicitudes a las comerciales para garantizar que las agendas de las artistas estén cubiertas cada día.
Distribución del flujo de clientes durante el día y coordinación con artistas expertas.
Registro actualizado de cambios, cancelaciones y novedades operativas.
FACTURACIÓN, PAGOS Y CUADRE DE CAJA
Facturación diaria de servicios y productos según directrices contables SIIGO. Effi
Recepción de pagos y confirmaciones efectivo, datáfono, transferencias, giros, abonos y anticipos.
Cuadre diario de ingresos por productos, servicios y cursos.




Control de caja menor y registro de movimientos autorizados.
Verificación de que la facturación electrónica coincida con pagos, contratos y soportes.
CONTABILIDAD Y ADMINISTRACIÓN
Gestión documental asignada por Dirección Contable soportes, recibos, extractos.
Verificación de pagos y seguridad social del personal.
Conciliaciones bancarias ingresos egresos y seguimiento de costos y gastos.
Coordinación de impuestos, retenciones y obligaciones tributarias con el área contable.
Mantenimiento y actualización de información contable corrección de inconsistencias.
Asistencia administrativa directa a Gerencia General.
Afiliaciones al sistema de Seguridad social cuando sea necesario

INVENTARIOS Y COMPRAS
Registro de entradas y salidas en inventario.
Checklist diario de insumos y productos.
Solicitud anticipada de insumos mínimo 710 días o de acuerdo con rotación.
Gestión de órdenes de compra, cotizaciones y proveedores.
Verificación de listas de precios y actualización de base de datos de insumos.
Informe oportuno de productos agotados o próximos a agotarse.

BIOSEGURIDAD, RIESGOS Y HABILITACIÓN SELLO VERDE




Cumplimiento estricto de protocolos de bioseguridad en recepción y áreas visibles.
Manejo adecuado de residuos y limpieza de superficies.
Apoyo a la gestión de riesgos laborales y seguridad del personal.
Seguimiento a pendientes de habilitación y auditorías internas.
Uso, creación y actualización de consentimientos en HiMed.
GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Orden y archivo físico y digital de todos los documentos administrativos y contables.
Escaneo y carga de documentos a Drive manteniendo cada carpeta actualizada.
Registro consecutivo de contratos, vinculaciones y expedientes al día.
Listado exacto de insumos y precios actualizados

. INFORMES Y SEGUIMIENTO
Manejo de CRM, y o diferentes software y herramientas que maneje la organización para la gestión y cumplimiento de tareas, Reporte de novedades contables, operativas, de ventas o inventario.
Seguimiento a compromisos, tareas asignadas y pendientes administrativos.
OTRAS FUNCIONES
Cualquier otra responsabilidad asignada por las directivas de la compañía relacionada con la operación o administración del estudio y las líneas de negocio.

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