Importante empresa del sector constructor se encuentra en busqueda de una ASISTENTE DE GERENCIA, para Brindar apoyo directo, integral y confidencial a la Gerencia, garantizando la adecuada organización de la agenda, reuniones, viajes, compromisos, informes, presentaciones y demás actividades administrativas y ejecutivas requeridas.

Será responsable de facilitar la gestión diaria del Gerente, realizar seguimiento a compromisos y coordinar oportunamente las actividades internas y externas relacionadas con su agenda.

Funciones y responsabilidades

Asistencia directa a Gerencia

- Administrar y organizar diariamente la agenda del Gerente.
- Programar reuniones, citas, comités y compromisos internos y externos.
- Confirmar reuniones y realizar seguimiento a cambios de agenda.
- Priorizar solicitudes de acuerdo con las instrucciones y necesidades de Gerencia.
- Recordar compromisos, fechas importantes y actividades pendientes.
- Servir como enlace entre la Gerencia y las diferentes áreas de la organización.

Elaboración de informes y presentaciones

- Preparar informes ejecutivos requeridos por la Gerencia.
- Consolidar información suministrada por las diferentes áreas.
- Elaborar presentaciones ejecutivas en PowerPoint.
- Preparar cuadros, estadísticas y reportes de seguimiento.
- Revisar documentos antes de su presentación a Gerencia.
- Garantizar una adecuada redacción, ortografía y presentación de la información.

Organización de viajes

- Coordinar viajes nacionales e internacionales de Gerencia.
- Gestionar reservas de vuelos, hoteles y transporte.
- Preparar itinerarios detallados.
- Coordinar reuniones y actividades relacionadas con los desplazamientos.
- Gestionar cambios,



cancelaciones o novedades de viaje.
- Organizar la documentación y soportes requeridos para cada desplazamiento.

Gestión de reuniones y compromisos

- Coordinar logística para reuniones, comités y eventos.
- Preparar previamente documentos, presentaciones e información requerida.
- Elaborar actas o ayudas de memoria cuando sea necesario.
- Realizar seguimiento a compromisos adquiridos durante las reuniones.
- Mantener actualizados los pendientes de Gerencia.

Gestión documental y administrativa

- Elaborar comunicaciones, cartas, memorandos y correos ejecutivos.
- Organizar y custodiar documentos confidenciales.
- Mantener actualizado el archivo físico y digital de Gerencia.
- Gestionar correspondencia y documentación interna y externa.
- Apoyar procesos administrativos especiales solicitados por Gerencia.

Manejo de información confidencial

- Garantizar absoluta reserva sobre información corporativa, financiera, estratégica y personal conocida durante el ejercicio del cargo.
- Manejar con discreción documentos y comunicaciones de Gerencia.
- Mantener confidencialidad frente a reuniones, decisiones y proyectos estratégicos.

Requisitos del perfil

Formación académica

Técnico, Tecnólogo o Profesional en:

- Administración de Empresas.
- Asistencia Gerencial.




- Gestión Administrativa.
- Administración Ejecutiva.
- Negocios.
- Carreras administrativas o afines.

Experiencia

- Mínimo 2 a 3 años de experiencia como Asistente de Gerencia, Asistente Ejecutiva o cargos similares.
- Indispensable haber trabajado directamente con Gerentes, Gerencia General o cargos de alta dirección.
- Experiencia comprobable en:
- Manejo de agenda ejecutiva.
- Elaboración de informes.
- Elaboración de presentaciones.
- Coordinación de reuniones.
- Organización de viajes.
- Seguimiento de compromisos.
- Manejo de información confidencial.

Conocimientos técnicos

- Microsoft Office.
- PowerPoint intermedio o avanzado, indispensable para presentaciones ejecutivas.
- Excel intermedio.
- Word.
- Outlook.
- Manejo de calendarios y agendas digitales.
- Elaboración de informes ejecutivos.
- Redacción y ortografía.
- Gestión documental.
- Organización de viajes e itinerarios.
- Manejo de plataformas de videoconferencia.
- Deseable inglés, especialmente si la Gerencia realiza viajes internacionales.

Competencias clave

- Destacado organización.
- Atención al detalle.
- Confidencialidad y discreción.
- Comunicación asertiva.
- Excelente presentación personal y profesional.
- Proactividad.
- Capacidad de anticipación.
- Seguimiento y control.
- Manejo adecuado del tiempo.
- Capacidad para establecer prioridades.
- Adaptabilidad.
- Resolución de problemas.
- Trabajo bajo presión.
- Orientación al servicio.
- Alto nivel de responsabilidad.

Condiciones del cargo

Salario: A convenir según formación y experiencia

Tipo de contrato: Indefinido

📌 Asistente Ejecutiva de Gerencia (Bogotá)
🏢 Aika Soluciones
📍 Bogotá