Objetivo del cargo
Apoyar la gestión administrativa de la compañía, garantizando el adecuado control documental, contractual y operativo de los procesos internos. Será responsable de la legalización de contratos, administración de pólizas, compras administrativas, control de presupuestos de obra y soporte a la Dirección Administrativa y Financiera, asegurando el cumplimiento de los procedimientos establecidos.

Formación
Tecnólogo o estudiante de últimos semestres en Contabilidad, Administración de Empresas, Gestión Empresarial o carreras afines.

Experiencia
Mínimo dos 2 años en cargos administrativos y contables.
Experiencia en manejo documental, contratación, pólizas, proveedores y procesos administrativos.
Manejo de Excel y herramientas de Office.
Deseable conocimiento en SIIGO y plataformas documentales de clientes.

Funciones Principales del Cargo
Gestión administrativa integral de la sede, asegurando la supervisión y el correcto registro, seguimiento y control de las operaciones internas.
Programación y ejecución de pagos de facturas de proveedores nacionales y locales, asegurando su correcta legalización antes del proceso de pago.
Elaborar los cuadres semanales de caja de los presupuestos asignados a los diferentes frentes de obra, verificando soportes y ejecución de recursos.
Elaborar conciliaciones de anticipos, notas crédito, cruces administrativos y seguimiento de saldos.
Emitir estados de cuenta, cierres de caja e informes administrativos que sirvan como apoyo para la toma de decisiones.
Cierre contable mensual y conciliación de bancos
Gestión de Bases de Datos y Cumplimiento Normativo
Registrar recaudos, ingresos por diferentes medios de pago, devoluciones y reembolsos de caja menor.
Crear, actualizar y mantener las bases de datos de clientes, proveedores y contratistas.
Realizar las validaciones SAGRILAFT y SARLAFT de clientes, proveedores y terceros,



de acuerdo con las políticas de la organización.
Administración de Contratos y Servicios Operativos.
Administrar y controlar las pólizas contractuales, garantías, seguros y demás documentos requeridos para la ejecución de los contratos.
Coordinar la compra de insumos, tiquetes aéreos, reservas de hotel, servicios públicos, mantenimiento locativo y demás servicios generales requeridos por la operación.
Atender los requerimientos administrativos de clientes y proveedores relacionados con facturación, contratos y documentación.
Soporte Documental y Asistencia Gerencial
Mantener actualizados los archivos físicos y digitales de la compañía, garantizando la trazabilidad y disponibilidad de la información.
Brindar apoyo permanente a la Gerencia y a la Dirección Administrativa y Financiera en los procesos administrativos de la organización.

Competencias
Alto sentido de organización y planeación.
Capacidad de implementación y ajustes de procesos.
Excelente manejo documental.
Atención al detalle.
Capacidad de análisis.
Planeación y seguimiento.
Trabajo en equipo.
Comunicación asertiva.
Proactividad.
Confidencialidad y ética competente.
Orientación al servicio y a los resultados.

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