Role Summary

This Job Profile is not validated by Subject Matter Experts yet. Perform a variety of administrative and secretarial tasks to optimize the time management and performance of a manager. Tasks may involve acting as a first point of contact, dealing with correspondence and phone calls, managing diaries, organizing meetings and appointments, and controlling access to the manager.

Job Responsibilities

Manejo de Consultas y Correspondencia Atiende llamadas telefónicas y ayuda a las personas que llaman o a aquellos que realizan consultas de rutina por correo electrónico o postal con solicitudes básicas de información, y deriva otros asuntos a colegas según sea necesario.

Correspondencia

Abre y distribuye el correo, y usa cartas de formulario o correos electrónicos para responder a solicitudes rutinarias.

Preparación de documentación

Utiliza software de oficina estándar para dar formato básico a las cartas, memorandos e informes de rutina.

Administración

Introduce datos en los sistemas de la empresa, y revisa la información para garantizar la precisión y accesibilidad.

Organización de Reuniones / Eventos de Negocios





Mantiene los calendarios de citas y reserva salas de reuniones siguiendo instrucciones detalladas para organizar reuniones de negocio de manera optimizado.

Recepción de Visitantes

Recibe visitantes y ayuda con varias solicitudes de información, derivando asuntos más complejos a sus colegas.

Cumplimiento Operativo

Sigue una serie de procedimientos obligatorios para asegurar que el trabajo sea realizado según los estándares de calidad requeridos y/o para garantizar el cumplimiento de los códigos regulatorios externos y los códigos de conducta internos.

Programación y Asignación de Trabajo

Organiza su propio horario de trabajo cada día de acuerdo con las prioridades cambiantes.

Desarrollo de Capacidades Personales

Desarrolla y mantiene excelentes habilidades técnicas o de procedimiento participando en la evaluación y el desarollo de actividades de planificación, así como de capacitación y entrenamiento formal e informal.

Education

- Secundaria / Intermedia + (5 GCSE)

📌 Aprendiz Finance (Bogotá)
🏢 Scania
📍 Bogotá