En Audubon buscamos un Analista Administrativo para unirse a nuestro equipo en Bogotá, Colombia. Esta posición será responsable de apoyar la gestión administrativa y contribuir al adecuado funcionamiento de la oficina y sus operaciones diarias.

Entre sus principales responsabilidades se encuentran facilitar el flujo y la atención del personal, clientes y visitantes; apoyar los procesos administrativos y de compras, incluyendo la elaboración y gestión de las notificaciones correspondientes, previa autorización de su jefe inmediato; y brindar información y respuesta oportuna a proveedores y personal interno frente a los diferentes requerimientos.

Asimismo, brindará apoyo a las actividades del área de Recursos Humanos relacionadas con el bienestar de los colaboradores y contribuirá a mantener una experiencia organizada, eficiente y adecuada para quienes trabajan o visitan la oficina.

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DEL CARGO:

- Realizar al apoyo a las actividades administrativas relacionadas con:
- Atender e informar solicitudes del público en general, además canalizar y orientar solicitudes de cliente interno.
- Registrar las visitas de todo el personal que ingresa en el formato establecido, garantizando con la firma del visitante que recibió la inducción en seguridad industrial (requisito de normas ISSO).
- Apoyar en el control documental: clasificar, canalizar y controlar la correspondencia física y digital.
- Coordinar la asignación de parqueaderos para empleados, manteniendo actualizado el registro de control de asignación.
- Mantener la comunicación con la administración del edificio y difundir a los empleados de la compañía toda información importante recibida por parte de la administración.
- Asignacion de puestos a visitantes de USA, a través de las autorización de acceso a Maps Envoy (apoyo al proceso de IT)
- Gestión operativa de la oficina: garantizar la operación diaria, segura y optimizado de las instalaciones.
- Coordinación de mejoras y arreglos locativos, reportar condiciones inseguras a HSE para su debida gestión.
- Coordinación de mantenimientos preventivos y correctivos llevando un sistema de gestión de mantenimientos (SGM) anual.




- Gestión de proveedores para servicios de mantenimiento, seguridad y adecuaciones locativas.
- Manejo de caja menor y llevar un control de facturas de servicios públicos.
- Apoyar en la programación de actividades de mensajería y diligencias administrativas.
- Manejo de archivo: codificar, escanear, custodiar, organizar y llevar un informe del control de archivo además de garantizar su envío a custodia final.
- Colaborar con las actividades de apoyo administrativo y de compras que sean requeridas para el cumplimiento de las actividades del proceso:
- Realizar solicitud de cotizaciones a los proveedores para comparativos en cuanto a la gestión de compras.
- Aportar en el proceso de evaluación y re evaluación de proveedores y contratistas si se requiere.
- Manejo de suministros y consumibles: llevar un control de inventario de suministros tanto de papelería como de aseo y cafetería.
- Garantizar el abastecimiento de los suministros y consumibles llevando registro mensual de la entrega y hacer a tiempo las debidas solicitudes de compras.
- Gestión contractual de contratos con proveedores relacionados con la operatividad de la oficina y del contrato de arrendamiento de la oficina

- Colaborar con las actividades de apoyo a otros procesos tales como recursos humanos:
- Organización y archivo de hojas de vida.
- Gestionar la preparación y controlar la entrega de los kits de ingreso, carnets y dotación tanto del personal que esta en oficina como del personal asignado a campo.
- Apoyar en la legalización de gastos de viaje del personal para proyectos locales y de USA.
- Colaborar con la solicitud de cotizaciones y reservas de servicios requeridos además de brindar soporte logístico para eventos o visitas.




- Apoyar a todos los procesos de la organización en actividades varias que incluyan fotocopias, scanner y correos.
- Realizar el informe de Ley 50 de las actividades realizadas en cada mes y registros fotográficos.
- Promover la armonía y el trabajo en equipo.

- Desarrollar cualquier otra función inherente a su cargo que le sea asignada por su jefe inmediato:
- Garantizar la operatividad de su cargo y flujo normal en ausencias que pueda presentarse (hora de almuerzo, incapacidades o citas médicas, calamidades familiares/personales, etc.)
- Elaboraración de informes administrativos y otros solicitados por su jefe inmediato o área de recursos humanos.
- Cumplir instrucciones de seguridad y normas internas de la compañía.
- Entregar el informe de Time Card en la fecha establecida por la compañía.
- Reportar cualquier problema presentado en el desarrollo de su trabajo o dentro del proceso, directamente a su jefe inmediato, respetando siempre el conducto regular.
- Salvaguardar la información y/o documentación relacionada con su cargo en el servidor de Audubon en forma permanente.
- Guardar estricta confidencialidad en toda la información manejada de los procesos internos de la Compañía.
- Indicadores y mejora continua: elaborar indicadores de gestión, reportes de gobernanza y proponer mejoras en procesos internos.

EXPERIENCIA Y HABILIDADES REQUERIDAS:

- Técnico o Tecnólogo de cualquier especialidad.
- Nivel de Inglés Intermedio.
- Experiencia mínima de tres (3) años desempeñando funciones en cargos similares y relacionados en atención al cliente y funciones administrativas.
- Inducción al SIG.
- Manejo de paquetes de Office avanzado: Word, Excel, Power Point
- Conocimientos básicos de procedimientos y sistemas administrativos tales como la presentación y el mantenimiento de registros y archivo documental.
- Habilidad para el manejo de equipos de oficina.
- Conocimientos y experiencia en atención al cliente y proveedores.
- Adaptabilidad al cambio.
- Manejo de información confidencial.
- Trabajo en equipo.
- Buena actitud.
- Atención al detalle.

Equal Opportunity Employer/Veterans/Disabled

📌 Analista Administrativo I (Bogotá)
🏢 Audubon Companies
📍 Bogotá