IMPERA ABOGADOS S.A.S. busca una persona organizada, proactiva, con vocación de servicio y carácter para atender con respeto y firmeza a nuestros clientes, y para apoyar la gestión documental y las actividades administrativas de la sede Cali.

Requisitos

Bachiller. Técnico en asistencia administrativa, secretariado, gestión documental o áreas afines, o experiencia equivalente certificada.

Experiencia certificable mínima de tres (3) años en recepción, secretaría o atención al cliente, con funciones demostrables en digitalización y organización de documentos, comunicación con cliente interno y manejo de relaciones con personal interno y externo.

Manejo de Word y Excel nivel intermedio, Outlook y Microsoft Teams; manejo de escáner y Adobe Acrobat.

Habilidades para la atención de clientes internos y externos de forma presencial, telefónica y por WhatsApp corporativo.

Buena redacción y ortografía, capacidad para organizar documentos y atender varias tareas con precisión y agilidad.

Funciones principales

Atender y orientar a clientes y posibles clientes, gestionar llamadas y mensajes de WhatsApp, y registrar cada gestión en el sistema Synergy.

Asignar citas y consultas, administrar la agenda de los abogados, crear enlaces de reuniones virtuales y confirmar la asistencia de los clientes.

Crear cuentas de clientes y verificar sus datos en el sistema.

Recibir,



registrar y distribuir correspondencia, contratos, poderes, expedientes y documentos para el inicio de procesos.

Digitalizar, etiquetar, rotular y archivar documentación jurídica y administrativa, incluidas las solicitudes de digitalización de abogados y asistentes.

Gestionar el trámite de contratos para firma, autenticación y archivo, y apoyar el envío de informes periódicos a los clientes.

Gestionar el pago de las consultas nuevas, manejar los dineros de gastos de proceso y legalizarlos mensualmente.

Preparar los envíos entre sedes, coordinar las diligencias del mensajero y mantener actualizada la planilla de control.

Apoyar el archivo de procesos concluidos, la firma electrónica de paz y salvos y las encuestas de satisfacción.

Atender diariamente las tareas asignadas en Synergy y apoyar las actividades de fotocopiado, envío de correspondencia y trámites notariales.

Competencias

Asertividad para decir sí y no con respeto; compromiso, ética y confidencialidad en el manejo de la información; orientación al cliente y a los resultados; organización, priorización y atención al detalle; iniciativa, autonomía y capacidad de aprendizaje; trabajo en equipo, adaptabilidad y tolerancia a la presión.

Lugar de trabajo: Empleo presencial

📌 SECRETARIA(O) RECEPCIONISTA – SEDE CALI
🏢 IMPERA ABOGADOS
📍 Cali