El Especialista en Documentación es responsable de organizar, administrar, actualizar y preservar documentos e información de una organización, garantizando que sean accesibles, trazables, confiables y estén correctamente clasificados. Puede trabajar tanto con documentación física como digital y participar en procesos de gestión documental, archivo y transformación digital.
Principales funciones
Gestionar y organizar documentos físicos y digitales.
Clasificar, indexar y catalogar información de acuerdo con políticas y criterios establecidos.
Administrar repositorios documentales y sistemas de gestión de documentos.
Verificar que los documentos cumplan con estándares de calidad, integridad y actualización.
Controlar versiones, permisos de acceso, metadatos y trazabilidad documental.
Digitalizar, migrar y estructurar documentos para facilitar su consulta.
Aplicar políticas de conservación, disposición y eliminación documental.
Elaborar y mantener procedimientos, inventarios,



catálogos y bases de datos documentales.
Apoyar auditorías y procesos de cumplimiento relacionados con la documentación.
Coordinar con diferentes áreas para identificar, recopilar y actualizar información.
Implementar mejoras en los procesos de gestión y recuperación de información.
Garantizar la confidencialidad y el adecuado manejo de documentos sensibles.
Perfil habitual
Formación: Archivística, Bibliotecología, Gestión Documental, Ciencias de la Información, Administración de Información o áreas relacionadas.
Conocimientos:
Gestión documental y archivística.
Clasificación y catalogación.
Digitalización y preservación digital.
Manejo de bases de datos y repositorios.
Sistemas de gestión documental (DMS/EDMS).
Metadatos y control de versiones.
Normativa de archivo.

📌 Especialista en documentación (Colombia)
🏢 Negratin Colombia S A S
📍 Colombia