El Especialista en Documentación es responsable de organizar, administrar, actualizar y preservar documentos e información de una organización, garantizando que sean accesibles, trazables, confiables y estén correctamente clasificados. Puede trabajar tanto con documentación física como digital y participar en procesos de gestión documental, archivo y transformación digital.

Principales funciones
Gestionar y organizar documentos físicos y digitales.

Clasificar, indexar y catalogar información de acuerdo con políticas y criterios establecidos.

Administrar repositorios documentales y sistemas de gestión de documentos.

Verificar que los documentos cumplan con estándares de calidad, integridad y actualización.

Controlar versiones, permisos de acceso, metadatos y trazabilidad documental.

Digitalizar, migrar y estructurar documentos para facilitar su consulta.

Aplicar políticas de conservación, disposición y eliminación documental.

Elaborar y mantener procedimientos, inventarios,



catálogos y bases de datos documentales.

Apoyar auditorías y procesos de cumplimiento relacionados con la documentación.

Coordinar con diferentes áreas para identificar, recopilar y actualizar información.

Implementar mejoras en los procesos de gestión y recuperación de información.

Garantizar la confidencialidad y el adecuado manejo de documentos sensibles.

Perfil habitual
Formación: Archivística, Bibliotecología, Gestión Documental, Ciencias de la Información, Administración de Información o áreas relacionadas.

Conocimientos:

Gestión documental y archivística.

Clasificación y catalogación.

Digitalización y preservación digital.

Manejo de bases de datos y repositorios.

Sistemas de gestión documental (DMS/EDMS).

Metadatos y control de versiones.

Normativa de archivo.

📌 Especialista en documentación (Bogotá)
🏢 Negratin Colombia S A S
📍 Bogotá