Gestionar los recursos y procesos de oficina, organizar actividades, y servir como punto de contacto entre departamentos y con terceros especialmente con los bancos
Funciones
Realizar la gestión de apertura de cuentas bancarias de la empresa
Realizar los asientos contables de cobros y pagos, entre otras en el sistema de información de la empresa SIIGO
Realizar el pago de terceros vía bancos
Preparar las provisiones
Archivar de manera ordenada la documentación contable
Hacer la gestión de pagos de nomina , préstamos, impuestos, etc.
Realizar el pago de nomina electrónica en el sistema SIIGO
Mantener al día las documentación de pagos préstamos, impuestos, etc.
Generar el informe de cartera y enviarlo a cada vendedor
Causar costos y Gastos en el sistema de información de la compañía
Actualizar el flujo de caja
Actualizar el archivo Pedidos generales.xlspagos
Verificar que los abonos estén debidamente relacionados , en el sistema
Registrar diariamente los movimientos de entrada y salida de dinero
Planificar la logística de los viajes de los vendedores
Organizar todos los elementos necesarios para el buen desarrollo de los viajes de los vendedores
Controlar los gastos de los viajes de los vendedores estén acorde al presupuesto de la compañía
Legalizar los viáticos y gastos de los viajes de los vendedores
Diseñar para atraer y seleccionar el mejor talento humano
Coordinar el proceso de selección desde la vacante hasta la contratación
Implementar programas de capacitación y desarrollo profesional
Mantener al día las hojas de vida




Aplicar las políticas y procedimientos consignados en los regímenes internos de la empresa
Archivar de manera ordenada las hojas de vida del personal activo e inactivo
Llevar el control de incapacidades y ausentismo laboral
Realizar los procesos administrativos cuando allá lugar a ello
Construir una cultura organizacional sana y positiva
Coordinar el proceso de evaluación de desempeño de todas las áreas
Garantizar el cumplimiento de la legislación laboral vigente.
Coordinar al personal de aseo de oficinas
Solicitar los insumos de aseo y cafetería al área de compras
Mantener en orden el equipo y sitio de trabajo reportar cualquier anomalía
Velar que los presupuestos se cumplan , que el control de los gastos y la utilización optimizado de los recursos por parte de las diferentes áreas de la empresa
Verificar que los dineros reportados concuerden con las ventas garantizando las utilidades de la compañía
Velar por que la gestión administrativa de cumpla con las políticas de la compañía.
Elaborar los respectivos informes y analizar los resultados que respalden la toma de decisiones acerca de las mismas
Velar por la seguridad de los colaboradores en los puestos de trabajo.




Ejecutar planes de mejora y ahorro en los procesos apuntando al mejoramiento continuo.
Monitorear permanentemente las cámaras de seguridad y estar atento a cualquier situación que se presente.
Elaborar los indicadores de gestión de manera proactiva con sus respectivas anotaciones y sustentación.
Gestionar un destacado clima laboral, garantizando la satisfacción y motivación de los colaboradores.
Asistir a las reuniones de Gerencia para dar a conocer el desempeño de su área.
Acatar todas las normas y reglamentos consignados en los Regímenes internos.
Estar presto a proporcionar colaboración y apoyo a todas las actividades y proyectos que emprenda la empresa.
Identificar e informar los potenciales riesgos a los cuales puede estar expuesto en su lugar de trabajo y las afectaciones que se le puedan ocasionar a las personas y al medio ambiente.
Identificar e informar sobre las medidas de manejo para la Salud ocupacional y del cuidado al medio ambiente.
Cumplir con la ejecución de todas las tareas asignadas en los procesos documentados
Apoyar y documentar las actividades del SGSST
Atender el whatsapp corporativo según se necesite
Otras funciones asignadas por el jefe inmediato.

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