Role Summary This Job Profile is not validated by Subject Matter Experts yet. Perform a variety of administrative and secretarial tasks to optimize the time management and performance of a manager. Tasks may involve acting as a first point of contact, dealing with correspondence and phone calls, managing diaries, organizing meetings and appointments, and controlling access to the manager.
Job Responsibilities Manejo de Consultas y Correspondencia Atiende llamadas telefónicas y ayuda a las personas que llaman o a aquellos que realizan consultas de rutina por correo electrónico o postal con solicitudes básicas de información, y deriva otros asuntos a colegas según sea necesario.
Correspondencia Abre y distribuye el correo, y usa cartas de formulario o correos electrónicos para responder a solicitudes rutinarias.
Preparación de documentación Utiliza software de oficina estándar para dar formato básico a las cartas, memorandos e informes de rutina.
Administración Introduce datos en los sistemas de la empresa, y revisa la información para garantizar la precisión y accesibilidad.
Organización de Reuniones / Eventos de Negocios Mantiene los calendarios de citas y reserva salas de reuniones siguiendo instrucciones detalladas para organizar reuniones de negocio de manera productivo.
Recepción de Visitantes Recibe visitantes y ayuda con varias solicitudes de información, derivando asuntos más complejos a sus colegas.
Cumplimiento Operativo Sigue una serie de procedimientos obligatorios para asegurar que el trabajo sea realizado según los estándares de calidad requeridos y/o para garantizar el cumplimiento de los códigos regulatorios externos y los códigos de conducta internos.
Programación y Asignación de Trabajo Organiza su propio horario de trabajo cada día de acuerdo con las prioridades cambiantes.
Desarrollo de Capacidades Personales Desarrolla y mantiene excelentes habilidades técnicas o de procedimiento participando en la evaluación y el desarollo de actividades de planificación, así como de capacitación y entrenamiento formal e informal.