Coordinador(a) Global de Eventos – Marca y Marketing Global

- Propósito del Rol

El/la Coordinador(a) Global de Eventos apoya la ejecución exitosa de eventos internos y externos a nivel mundial. Trabajando de manera remota junto con socios de negocio de eventos globales y regionales, gerentes de proyectos de Marketing y Comunicaciones (MarCom) y equipos locales, este rol es responsable de transformar estrategias y briefings de eventos previamente aprobados en planes detallados de ejecución, coordinando todas las actividades necesarias para garantizar una experiencia de evento fluida y alineada con la marca.

Su objetivo es asegurar la ejecución eficiente de los eventos, en línea con los objetivos del negocio y fortaleciendo la presencia de la marca.

- Resumen del Rol

El/la Coordinador(a) General de Eventos es responsable de ejecutar eventos aprobados mediante la conversión de estrategias finalizadas, briefings de eventos y planes promocionales en planes detallados de entrega y operación. El rol coordina la logística, los proveedores, los requisitos de producción, la gestión de asistentes y las actividades de ejecución presencial, híbrida o virtual, bajo la supervisión estratégica de los líderes de eventos asignados.

Esta persona garantiza que los eventos se desarrollen con excelencia operativa, cumplan los estándares de marca y se ejecuten de manera consistente.

Responsabilidades Principales

- Ejecución y Entrega de Eventos
- Ejecutar eventos aprobados en formatos virtuales, híbridos y presenciales.
- Transformar estrategias y briefings de eventos finalizados en planes detallados de ejecución.
- Desarrollar y administrar:
- Cronogramas de eventos.
- Guiones operativos del evento (Run of Show).
- Listas de verificación para la ejecución.
- Planes de recursos.
- Control de dependencias y seguimiento de escalaciones.
- Apoyar una ejecución impecable bajo la dirección de los Event Business Partners o los Gerentes de Proyecto de MarCom.
- Coordinar la logística del evento, incluyendo:
- Montaje del lugar.
- Servicio de catering.
- Transporte.
- Señalización.
- Registros.
- Requerimientos de producción.
- Coordinación de Producción y Proveedores
- Coordinar proveedores, sedes, agencias y socios de producción.




- Apoyar los procesos de adquisición y los cronogramas de entrega de servicios y materiales para eventos.
- Comprender los requisitos de producción definidos por los Especialistas de Eventos, incluyendo:
- Montaje de escenarios y salas.
- Requerimientos audiovisuales.
- Flujo de ponentes.
- Secuencia de presentaciones.
- Transiciones de contenido.
- Requerimientos tecnológicos para eventos híbridos y virtuales.
- Trabajar en conjunto con equipos creativos, audiovisuales y digitales para ofrecer experiencias de alta calidad.
- Resolver problemas operativos durante la ejecución en vivo de los eventos.
- Coordinación de Asistentes y Grupos de Interés
- Coordinar las comunicaciones con asistentes, invitaciones, registros y seguimiento de confirmaciones de asistencia (RSVP).
- Apoyar la preparación logística y coordinación de ponentes y asistentes VIP.
- Garantizar la alineación entre los equipos locales y las funciones globales involucradas.
- Mantener comunicación constante y actualizaciones de estado con los interesados internos.
- Apoyar iniciativas relacionadas con el compromiso de los empleados y la experiencia de los asistentes.
- Marketing de Eventos y Alineación con la Marca
- Coordinar iniciativas de marketing para eventos, comunicaciones, actividades promocionales y apoyo en redes sociales.
- Colaborar con equipos creativos para gestionar materiales promocionales y activos del evento.
- Garantizar que toda la ejecución del evento esté alineada con la identidad de marca, los estándares corporativos y el tono de comunicación de la empresa.
- Apoyar la programación y amplificación de campañas promocionales antes y durante los eventos.
- Coordinación Post-Evento

Coordinar actividades de cierre del evento, incluyendo:
- Conciliación y cierre con proveedores.
- Recolección de materiales y activos.
- Seguimiento de asistencia.
- Recopilación de retroalimentación.
- Actualización de documentación.

Además





- Entregar a los Event Business Partners toda la información, datos y acciones de seguimiento necesarias para la activación y reporte posterior al evento.
- Apoyar procesos de lecciones aprendidas y mejora continua.

Habilidades y Experiencia

- Fuertes capacidades organizativas y de gestión de múltiples tareas.
- Excelentes habilidades de comunicación y gestión de stakeholders.
- Capacidad para coordinar varios eventos simultáneamente.
- Gran atención al detalle.
- Comodidad para trabajar con equipos de diferentes culturas y zonas horarias.
- Mentalidad orientada a la resolución de problemas y capacidad para actuar bajo presión.
- Habilidades Técnicas
- Dominio de Microsoft Office Suite:
- Teams
- Outlook
- PowerPoint
- Excel
- Manejo de plataformas para eventos y herramientas de registro.
- Experiencia con plataformas de reuniones virtuales y webinars.
- Conocimiento de herramientas de coordinación de proyectos como:
- Planner
- Trello
- Asana

Experiencia Preferida

- 2-3 años de experiencia en eventos individuales.
- Experiencia apoyando eventos regionales o globales de forma remota.
- Experiencia en entornos corporativos o multinacionales.
- Manejo del idioma Inglés B2, C1 Manejo del idioma inglés Basico

Competencias Clave

- Colaboración.
- Orientación al cliente y al servicio.
- Adaptabilidad.
- Coordinación de proyectos.
- Comunicación.
- Gestión del tiempo.
- Iniciativa y sentido de responsabilidad.

Educación

- Título universitario en Marketing, Comunicaciones, Gestión de Eventos o un campo relacionado (preferiblemente).

Indicadores de Éxito (KPIs)

- Calidad y cumplimiento en la entrega de eventos.
- Satisfacción de los stakeholders.
- Cumplimiento del presupuesto.
- Métricas de asistencia y participación.
- Eficiencia operativa y mejora de procesos.
- Retroalimentación positiva de los asistentes.

Entorno de Trabajo

- Rol de coordinación híbrido o remoto.
- Colaboración constante con equipos globales en diferentes zonas horarias.
- Puede requerir viajes ocasionales dependiendo de las necesidades de los eventos.

Aspectos Adicionales (Opcionales)

- Especialización en áreas específicas de eventos.
- Experiencia en inteligencia artificial y tecnologías para eventos.

📌 Global Events Coordinator – Global Brand & Marketing (Bogotá)
🏢 WSP en Colombia
📍 Bogotá