Acerca de la empresa

VIP Universal Medical Insurance Group (VUMI®) es una organización internacional de seguros de salud que ofrece productos de seguro médico mayor y servicios médicos VIP especializados para personas y empresas en todo el mundo. VUMI proporciona una amplia variedad de planes de salud, que incluyen acceso a beneficios como Second Medical Opinion VIP® (Segunda Opinión Médica VIP®), telemedicina integral y visitas médicas a domicilio.

Acerca del puesto

Actuar como representación directa de VUMI Group, promoviendo el nivel de servicio VIP de la compañía mediante la evaluación y atención de consultas relacionadas con Segunda Opinión Médica, Citas Médicas, Patient Concierge y Case Management, de manera profesional y concisa. El VIP Patient Concierge Service Coordinator es responsable de la gestión de la relación con clientes, agentes y proveedores, garantizando el nivel de servicio acorde con los valores fundamentales de VUMI Group y asegurando una experiencia de atención médica excepcional para los asegurados.

Responsabilidades

- Mantener comunicaciones claras, profesionales, empáticas y oportunas con asegurados, agentes y agencias a través de los canales establecidos para Segunda Opinión Médica.
- Acusar recibo de las solicitudes y realizar la revisión inicial de la información y documentación recibida.
- Evaluar los casos de acuerdo con los procedimientos y entrenamientos establecidos e identificar la documentación médica necesaria para gestionar la Segunda Opinión.
- Solicitar y dar seguimiento a los registros médicos, estudios diagnósticos, imágenes y demás información requerida para completar el expediente.
- Coordinar con el asegurado, agencia y/o proveedor la obtención de la documentación pendiente.
- Asegurar que el expediente se encuentre completo y,



una vez realizada la revisión clínica correspondiente, proceder con la apertura y gestión del caso en MediGuide o en el proveedor de Segunda Opinión Médica correspondiente.
- Cargar correctamente la documentación, imágenes, formularios, consentimientos y demás información requerida en las plataformas correspondientes.
- Coordinar la solicitud de cita con el hospital, médico o proveedor seleccionado de acuerdo con los procesos establecidos.
- Realizar seguimientos oportunos con hospitales y proveedores hasta obtener respuesta y/o completar la coordinación.
- Mantener informados al asegurado y/o agencia sobre el progreso de la solicitud conforme a los tiempos de seguimiento establecidos por el departamento.
- Asistir al asegurado en aquellas gestiones requeridas por el proveedor, incluyendo situaciones en las que exista una barrera de idioma, facilitando la comunicación entre el asegurado y el proveedor cuando corresponda.
- Mantener responsabilidad sobre la gestión integral de los casos asignados, desde su recepción hasta su cierre.
- Organizar y priorizar adecuadamente la carga de trabajo, prestando especial atención a solicitudes urgentes, casos sensibles y situaciones con riesgo de retraso o insatisfacción.
- Identificar y escalar oportunamente a la Team Lead, Supervisora y/o médico responsable, según corresponda, aquellos casos que presenten barreras, retrasos, situaciones clínicas sensibles,



riesgo de queja o insatisfacción, o cualquier circunstancia que exceda el nivel de autonomía de la posición.
- Atender de manera profesional situaciones de insatisfacción relacionadas con los casos bajo su gestión, documentarlas adecuadamente y escalarlas conforme al proceso establecido.
- Mantener coordinación efectiva con otras áreas internas de VUMI, incluyendo Medical, Notify, Case Management, Claims y cualquier otra área cuya participación sea necesaria para la adecuada gestión del caso.

Requerimientos

- Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
- Capacidad para brindar un servicio al cliente excepcional por correo electrónico, teléfono y demás canales autorizados.
- Excelente etiqueta telefónica y habilidades de escucha activa.
- Empatía, sensibilidad y vocación de servicio, particularmente al interactuar con pacientes y familiares que atraviesan situaciones médicas complejas.
- Capacidad para mantener la calma, actuar profesionalmente y responder eficazmente ante situaciones sensibles, urgentes o de alto impacto.
- Capacidad para organizar prioridades y realizar múltiples tareas simultáneamente.
- Excelente capacidad de seguimiento y atención al detalle.
- Capacidad para identificar problemas, buscar soluciones dentro de su nivel de responsabilidad y escalar oportunamente cuando sea necesario.
- Capacidad para trabajar de manera independiente dentro de los procedimientos establecidos y, al mismo tiempo, colaborar efectivamente como parte de un equipo.
- Conocimiento de herramientas informáticas y capacidad para aprender y utilizar diferentes plataformas y sistemas de gestión.
- Dominio avanzado del idioma inglés, oral y escrito, indispensable para la posición.

📌 Coordinador de Concierge Services (Medellín)
🏢 VIP Universal Medical Insurance Group (VUMI)
📍 Medellín