En Audubon buscamos un Analista Administrativo para unirse a nuestro equipo en Bogotá, Colombia.
Esta posición será responsable de apoyar la gestión administrativa y contribuir al adecuado funcionamiento de la oficina y sus operaciones diarias.
Entre sus principales responsabilidades se encuentran facilitar el flujo y la atención del personal, clientes y visitantes; apoyar los procesos administrativos y de compras, incluyendo la elaboración y gestión de las notificaciones correspondientes, previa autorización de su jefe inmediato; y brindar información y respuesta oportuna a proveedores y personal interno frente a los diferentes requerimientos.
Asimismo, brindará apoyo a las actividades del área de Recursos Humanos relacionadas con el bienestar de los colaboradores y contribuirá a mantener una experiencia organizada, productivo y adecuada para quienes trabajan o visitan la oficina.
Realizar al apoyo a las actividades administrativas relacionadas con:
Atender e informar solicitudes del público en general, además canalizar y orientar solicitudes de cliente interno.
Registrar las visitas de todo el personal que ingresa en el formato establecido, garantizando con la firma del visitante que recibió la inducción en seguridad industrial (requisito de normas ISSO).
Apoyar en el control documental: clasificar, canalizar y controlar la correspondencia física y digital.
Coordinar la asignación de parqueaderos para empleados, manteniendo actualizado el registro de control de asignación.
Mantener la comunicación con la administración del edificio y difundir a los empleados de la compañía toda información importante recibida por parte de la administración.
Asignacion de puestos a visitantes de USA, a través de las autorización de acceso a Maps Envoy (apoyo al proceso de IT)
Gestión operativa de la oficina: garantizar la operación diaria, segura y eficiente de las instalaciones.
Coordinación de mejoras y arreglos locativos, reportar condiciones inseguras a HSE para su debida gestión.
Coordinación de mantenimientos preventivos y correctivos llevando un sistema de gestión de mantenimientos (SGM)



anual.
Gestión de proveedores para servicios de mantenimiento, seguridad y adecuaciones locativas.
Manejo de caja menor y llevar un control de facturas de servicios públicos.
Apoyar en la programación de actividades de mensajería y diligencias administrativas.
Manejo de archivo: codificar, escanear, custodiar, organizar y llevar un informe del control de archivo además de garantizar su envío a custodia final.
Colaborar con las actividades de apoyo administrativo y de compras que sean requeridas para el cumplimiento de las actividades del proceso:
Realizar solicitud de cotizaciones a los proveedores para comparativos en cuanto a la gestión de compras.
Aportar en el proceso de evaluación y re evaluación de proveedores y contratistas si se requiere.
Manejo de suministros y consumibles: llevar un control de inventario de suministros tanto de papelería como de aseo y cafetería.
Garantizar el abastecimiento de los suministros y consumibles llevando registro mensual de la entrega y hacer a tiempo las debidas solicitudes de compras.
Gestión contractual de contratos con proveedores relacionados con la operatividad de la oficina y del contrato de arrendamiento de la oficina
Colaborar con las actividades de apoyo a otros procesos tales como recursos humanos:
Organización y archivo de hojas de vida.
Gestionar la preparación y controlar la entrega de los kits de ingreso, carnets y dotación tanto del personal que esta en oficina como del personal asignado a campo.
Apoyar en la legalización de gastos de viaje del personal para proyectos locales y de USA.
Colaborar con la solicitud de cotizaciones y reservas de servicios requeridos además de brindar soporte logístico para eventos o visitas.




Apoyar a todos los procesos de la organización en actividades varias que incluyan fotocopias, scanner y correos.
Realizar el informe de Ley 50 de las actividades realizadas en cada mes y registros fotográficos.
Promover la armonía y el trabajo en equipo.
Desarrollar cualquier otra función inherente a su cargo que le sea asignada por su jefe inmediato:
Garantizar la operatividad de su cargo y flujo normal en ausencias que pueda presentarse (hora de almuerzo, incapacidades o citas médicas, calamidades familiares/personales, etc.)
Elaboraración de informes administrativos y otros solicitados por su jefe inmediato o área de recursos humanos.
Cumplir instrucciones de seguridad y normas internas de la compañía.
Entregar el informe de Time Card en la fecha establecida por la compañía.
Reportar cualquier problema presentado en el desarrollo de su trabajo o dentro del proceso, directamente a su jefe inmediato, respetando siempre el conducto regular.
Salvaguardar la información y/o documentación relacionada con su cargo en el servidor de Audubon en forma permanente.
Guardar estricta confidencialidad en toda la información manejada de los procesos internos de la Compañía.
Indicadores y mejora continua: elaborar indicadores de gestión, reportes de gobernanza y proponer mejoras en procesos internos.
Técnico o Tecnólogo de cualquier especialidad.
Experiencia mínima de tres (3) años desempeñando funciones en cargos similares y relacionados en atención al cliente y funciones administrativas.
Inducción al SIG.
Manejo de paquetes de Office avanzado: Word, Excel, Power Point
Conocimientos básicos de procedimientos y sistemas administrativos tales como la presentación y el mantenimiento de registros y archivo documental.
Habilidad para el manejo de equipos de oficina.
Conocimientos y experiencia en atención al cliente y proveedores.
Adaptabilidad al cambio.
Manejo de información confidencial.
Trabajo en equipo.
Buena actitud.
Atención al detalle.
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📌 Analista Administrativo I (Bogotá)
🏢 Audubon Companies
📍 Bogotá