Realizar un adecuado y oportuno acompañamiento al cliente desde el momento del cierre de la venta de acuerdo con el rol asignado, así: para el proceso del recorrido Juridico de la escritura con el fin de lograr desembolsar creditos y subsidios de unidades escrituradas y entregadas y garantizar la vigencia de terminos de dicha escritura
1. Gestión y seguimiento de escrituras
- Garantizar la legalización de las escrituras dentro de los tiempos establecidos mediante seguimiento en herramientas como GNBOX, SINCO y CRM.
- Controlar el cumplimiento de los acuerdos de servicio con notarías, entidades financieras y oficinas de registro.
- Identificar vencimientos de créditos, subsidios, hipotecas y trámites prioritarios para evitar retrasos o vencimientos.
- Gestionar el proceso de radicación, registro y correcciones de escrituras hasta obtener la escritura registrada correctamente.
- Analizar y resolver devoluciones, notas devolutivas y correcciones en coordinación con notarías, oficinas de registro y el área jurídica.
1. Gestión de trámites especiales y seguimiento documental
- Realizar seguimiento a procesos especiales como proyectos VIP, exenciones de boleta fiscal, liberación de hipotecas y pago de prorrata.
- Elaborar y validar minutas para casos especiales (aclaraciones, resciliaciones, entre otros).
- Gestionar envío de garantías a bancos y priorizar según los tiempos de desembolso.
- Administrar cambios de titularidad de inmuebles ante Catastro (mutación de tercera clase).
- Solicitar, custodiar y gestionar documentos requeridos para los diferentes trámites.
1. Control y monitoreo de herramientas y automatizaciones
- Actualizar diariamente la información y trazabilidad en GNBOX, SINCO, CRM y drives colaborativos.
- Supervisar el funcionamiento de bots relacionados con boletas fiscales, turnos en registro y certificados de tradición.
- Elaborar informes y reportes sobre el estado de escrituras, garantías y procesos pendientes.
1. Atención de solicitudes y coordinación con áreas internas y externas
- Revisar y responder solicitudes de entidades financieras, notarías, oficinas de registro y áreas internas.
- Coordinar con el área jurídica la solución de casos especiales o devoluciones de registro.
1. Gestión de clientes críticos y desistimientos
- Analizar y hacer seguimiento a PQR y a clientes en estado crítico.
- Administrar la base de clientes con riesgo de desistimiento y coordinar acciones con analistas de recaudo y renovación.
- Programar y participar en precomités y comités de desistimiento para definir sanciones y liberación de inmuebles.
- Reportar a cartera los casos confirmados para liberar inmuebles y generar informes mensuales de negocios desistidos y retenidos.