Description

- Público Objetivo: Este proceso está dirigido a la base de datos de valoración del proceso 38082.

- Licencias requeridas: El desempeño de las funciones requiere tener licencia en Salud Ocupacional o Seguridad y Salud en el Trabajo vigente.

- Certificaciones requeridas: Certificación de aprobación de Capacitación Virtual de cincuenta (50) horas sobre el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

- Matrículas requeridas:

- Tarjeta y/o Matrícula Profesional

- Conocimientos requeridos:

-Conceptos básicos de trabajo en altura.

- Herramientas informáticas básicas.
- Normas laborales de salud y seguridad en el trabajo y planes de emergencia.
- Gestión de la seguridad social en riesgos laborales - Responsabilidad del empleador.
- Gestión de indicadores.
- Gestión de riesgos.
- Análisis estadísticos

Responsibilities

FUNCIONES PRINCIPALES:

Seguridad Social Integral

- Identificar e inspeccionar riesgos para la salud de los servidores en el ejercicio de sus funciones.
- Identificar y clasificar las sustancias químicas, equipos e instalaciones que puedan afectar la salud de los servidores
- Recomendar a las dependencias la aplicación de medidas de seguridad para contribuir a la reducción de riesgos de accidentes de trabajo y realizar seguimiento.
- Documentar, actualizar y priorizar los panoramas de los factores de riesgo presentes en las dependencias y que puedan afectar a los servidores durante la realización de las actividades.
- Realizar estudios sobre factores de riesgo de la seguridad industrial y que puedan ocasionar accidentes de trabajo.
- Elaborar y actualizar los planes de emergencias de las dependencias.
- Realizar análisis de accidentes e incidentes de trabajo con el fin de determinar causas
- Ejecutar actividades para el desarrollo de campañas educativas y preventivas de salud ocupacional.
- Asesorar a los servidores en temas de salud ocupacional
- Inspeccionar herramientas, equipos y elementos de protección personal empleados por los servidores, con el fin de verificar el cumplimiento de las condiciones de seguridad requerida
- Interpretar planos topográficos con el fin de ubicar en las instalaciones los requerimientos de señalización y alarmas de evacuación para el personal
- Identificar planos de casas de máquinas, plantas de potabilización y demás instalaciones con el fin de determinar, mediante estrategias de muestreo, la ubicación de los sitios de evaluación de contaminantes ambientales como ruido y gases, que puedan afectar al personal y/o a la comunidad.
- Tramitar las afiliaciones, traslados y retiros del Sistema de Seguridad Social Integral del personal activo y jubilado de EPM
- Registrar y actualizar novedades ante las cajas de compensación familiar para el personal activo y jubilado
- Verificar en los reportes de la nómina, la inclusión de las novedades que afectan el pago de la autoliquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral
- Verificar, controlar y realizar los trámites y gestiones concernientes al sistema de autoliquidación de la seguridad social integral: EPS, (Empresa Promotora de Salud); EAS (Empresa Adaptada de Salud); ARL (Administradora de Riesgos Laborales); AFP (Administradora de Fondos de Pensiones) y Parafiscales.
- Efectuar el cobro mensual de incapacidades por enfermedad general, licencias de maternidad y paternidad ante las empresas promotoras de salud
- Tramitar ante las entidades administradoras del sistema integral de seguridad social las inconsistencias, compensaciones y conciliaciones por concepto de aportes a la seguridad social.
- Atender reclamaciones sobre el pago de aportes a administradoras del sistema integral de seguridad social y cajas de compensación
- Tramitar el pago del auxilio fúnebre de los servidores y jubilados de EPM y el respectivo recobro ante los administradores de pensiones y administradoras de riesgos laborales
- Entregar a los servidores, jubilados, pensionados y beneficiarios la documentación requerida para el trámite de las prestaciones económicas ante entidades Administradoras de la Seguridad Social Integral.
- Tramitar ante las Administradoras de Fondos de Pensiones del Régimen Privado y del régimen de prima medio con prestación definida concerniente a la pensión de los servidores de EPM y brindar orientación sobre éstos
- Liquidar y reajustar las pensiones de jubilación y sobrevivientes.
- Recolectar información y proyectar respuestas con destino a los organismos gubernamentales, judiciales, administrativos y de control, relacionada con los servidores y pensionados.
- Preparar la información y documentación necesaria para reconocimientos de las prestaciones económicas de los servidores, exservidores y pensionados de EPM, por parte de las Administradoras de la Seguridad Social.
- Expedir certificados de historia laboral social para bonos pensionales con destino a las Administradoras de Pensiones y los exservidores.
- Tramitar ante Colpensiones la devolución de las cotizaciones por los riesgos de invalidez, vejez y muerte, a favor de EPM.
- Mantener actualizada la información de los trabajadores y pensionados con destino al cálculo actuarial de EPM.
- Reportar a la nómina las novedades de los jubilados de EPM.
- Tramitar y gestionar las solicitudes de Préstamo a Prepensionados otorgados por EPM.
- Conciliar el pago de la seguridad Social integral como insumo para la contabilidad




- Orientar en los asuntos de seguridad social al personal próximo a vincularse, y al personal jubilado para trámites ante las entidades que conforman el Sistema General Integral de Seguridad Social.
- Tramitar y controlar los conceptos de cuotas partes de jubilación a cargo de EPM o de una empresa del Grupo ante otras entidades.

Servicios de transporte

- Programar las entradas al taller del parque automotor, según el plan de mantenimiento y su disponibilidad
- Verificar e informar sobre el estado del parque automotor, herramientas y equipos requeridos para la ejecución de las actividades asociadas al proceso.
- Identificar los materiales y equipos requeridos para la ejecución de las actividades asociadas a los procesos en los que actúa, con el fin de realizar los pedidos correspondientes
- Controlar la entrega y el uso adecuado de los elementos de consumo y devolutivos propios del proceso suministrados por EPM.
- Recopilar y actualizar información para la gestión del servicio de transporte y mantenimiento del parque automotor, herramientas y equipos.
- Programar y verificar la ejecución de las órdenes de trabajo relacionadas con el proceso en los que actúa e informar sobre el estado de las mismas.
- Gestionar las solicitudes de transporte terrestre y aéreo de personas y carga entre las diferentes instalaciones de EPM o por fuera de estas de acuerdo con las necesidades de las dependencias.
- Programar y realizar pruebas técnicas y correcto funcionamiento al parque automotor, herramientas y equipos asociados al proceso
- Evaluar daños ocasionados en propiedad ajena originados en la prestación de los servicios públicos domiciliarios de EPM o en las actividades del proceso.
- Consultar los costos en el mercado y actualizar precios e índices relacionados con el parque automotor, mantenimiento industrial y tarifas para la prestación del servicio de transporte.
- Verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas de los elementos almacenables destinados para la gestión del mantenimiento del parque automotor.
- Realizar el manejo integral de residuos resultantes de los procesos en los que actúa ambiental, con el fin de aportar al mejoramiento ambiental y a la reducción de los impactos.
- Gestionar el reintegro del parque automotor por deterioro u obsolescencia del mismo.

Gestión de abastecimiento

- Revisar completitud de las órdenes de compra y verificar el cumplimiento de requisitos.
- Determinar la fuente del bien/servicio a suministrar (inventario, proveedor o una nueva contratación).
- Gestionar internamente con las dependencias involucradas, la elaboración y aprobación de los documentos de la compra.
- Comunicar al contratista la orden de compras menores para garantizar la operación.
- Realizar compras menores de acuerdo con la normatividad establecida, con el fin de satisfacer las necesidades de los negocios y las áreas de soporte.
- Verificar que las solicitudes de compra cuenten con el presupuesto de la dependencia interesada.
- Verificar que los proponentes seleccionados no figuen como deudores morosos en los sistemas de información nacional que soportan la contratación.
- Publicar en el sistema de información los procesos de contratación asociados a compras menores de EPM.
- Realizar las órdenes de compra menores de acuerdo con las solicitudes de las dependencias y los procedimientos establecidos
- Actualizar la información derivada de los procesos de compras menores en las herramientas informáticas establecidas.
- Consolidar la información para el cálculo de multas y extra costos, así como la liquidación de los costos de las importaciones.
- Inspeccionar las mercancías nacionalizadas y presentar los reportes respectivos.
- Realizar los trámites asignados para la entrega parcial o total del bien/servicio contratado.
- Realizar las inspecciones en el terreno con el fin de verificar el avance en la ejecución del contrato de acuerdo con las condiciones técnicas pactadas, recomendar los ajustes y hacer seguimiento a su aplicación.
- Revisar la ejecución de las acciones de prevención y mitigación de impactos comunitarios en los medios físico, biótico y social, ocasionados por el desarrollo de contratos, recomendar los ajustes y hacer seguimiento a su aplicación.
- Verificar el desarrollo del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo a cargo del contratista en los contratos que le sean asignados, solicitar los ajustes y hacer seguimiento a su aplicación.
- Revisar el cumplimiento de los aspectos ambientales acordados en el Plan de Manejo Ambiental, proponer los ajustes y hacer seguimiento a su aplicación.
- Liquidar el avance de ejecución del contrato, de acuerdo con la periodicidad definida.
- Diligenciar los documentos que soportan el pago del bien/servicio recibido y tramitar la autorización del pago.
- Gestionar los pedidos y entrega de materiales y equipos propiedad de EPM al contratista y recibirlos cuando finalice el contrato.
- Asistir a las reuniones de seguimiento con el contratista con el fin de evaluar el avance del contrato. Llevar los registros de información,



fotográficos o de video que soporte el seguimiento a la ejecución del contrato.
- Consolidar y revisar la consistencia de la información del personal requerido en los contratos.
- Elaborar los informes de seguimiento al desarrollo del contrato y reportar las novedades detectadas.
- Revisar la información de la ejecución del contrato registrada en el aplicativo definido

Gestión documental

- Documentar y socializar con los usuarios finales los flujos para la producción y trámite de documentos y demás requerimientos asociados a la caracterización y configuración de los sistemas de información que soportan el proceso para EPM y Filiales.
- Configurar los sistemas de información que soportan el proceso de gestión documental en EPM y filiales
- Realizar las cargas de documentos digitalizados a las herramientas informáticas que apoyan el proceso
- Ejecutar los controles operativos para garantizar la ocasión y calidad de los procesos ejecutados en la gestión de la información documental, durante las etapas de su ciclo de vida.
- Entrenar a los usuarios finales en las funcionalidades y uso de los sistemas de información que soportan el proceso de gestión documental en EPM y filiales
- Recibir, evaluar y gestionar los requerimientos internos al proceso

Gestión de materiales

- Catalogar los materiales, equipos y herramientas que ingresan a los almacenes y depurar el catálogo existente de acuerdo con las guías y procedimientos establecidos.
- Suministrar la información requerida para la preparación y ejecución del Plan de Reabastecimiento de bienes inventariables.
- Generar los reportes para definir las cantidades de bienes inventariables a comprar, pedir o a transferir para el abastecimiento de los Almacenes
- Solicitar los bienes inventariables a transferir a los almacenes.
- Controlar la reposición de materiales adquiridos a través de los contratos de suministro.
- Generar las requisiciones de compra o pedido de bienes inventariables teniendo en cuenta el nivel óptimo de inventarios, rotación y nivel de servicio, para asegurar el abastecimiento o evitar el agotamiento de los bienes y realizarles seguimiento.
- Programar la logística para la transferencia de los materiales, herramientas y equipos entre los diferentes almacenes de EPM.
- Realizar las actividades asignadas en la ejecución de inventarios físicos de acuerdo con las guías y procedimientos establecidos
- Registrar en el sistema de información los ajustes al inventario originados por deterioro, actas de baja, cambios de descripción y recuperación entre otros, según el procedimiento e informar a los interesados.
- Verificar las actividades relacionadas con la recepción, verificación, almacenamiento y despacho de mercancías en los almacenes.
- Brindar asistencia técnica en almacenamiento y operación de almacenes a las dependencias y filiales del grupo empresarial que lo requieran.
- Realizar las visitas periódicas a los almacenes de EPM, con el fin de revisar las instalaciones físicas y el funcionamiento de los mismos y recomendar a los responsables de acciones de mejora cuando se requiera.
- Hacer seguimiento a las solicitudes de material, equipos y herramienta realizadas por las dependencias y las consultas presentadas por los usuarios de los almacenes de EPM.
- Revisar las características, históricos de ventas, precios y demás información requerida para valoración de material inservible.
- Elaborar y tramitar las actas de baja de material, equipos y herramientas inservible.
- Clasificar los bienes inventariables a reabastacer y gestionar el ingreso o actualización de la clasificación en el aplicativo definido.
- Ingresar y actualizar los parámetros de reabastecimiento en las aplicaciones definidas.
- Identificar los bienes inventariables que no están incluidos en los contratos de suministros e informarlos a la dependencia responsable.
- Identificar los bienes inventariables que no tienen rotación en un periodo superior a un año e informarlos a las dependencias responsables para determinar su destinación, según los procedimientos y reglas de negocios establecidas.
- Informar a los responsables los vienes agotados o próximos a agotarse.
- Consolidar análisis de especificaciones y propuestas económicas de los proveedores de servicios asociados a la importación.
- Consolidar la información para el cálculo de multas y extra costos
- Recopilar y analizar la información para actualizar la inscripción de EPM ante entidades que lo requieran
- Llevar registros en archivos prediseñados para controlar medir riesgos asociados al comercio exterior
- Recolectar información requerida según criterios definidos para la liquidación de despachos de importación y exportación
- Solicitar a involucrados la información y documentación necesaria para la importación o exportación de mercancías.
- Revisar e inspeccionar contenedores y cargas previa definición de las condiciones a verificar

TRANSVERSAL

- Controlar, soportar, documentar, conciliar, revelar, clasificar y medir adecuadamente el registro de todos los hechos económicos que le sean asignados, con el fin de contribuir a la calidad de la información en los estados financieros y suministrar oportunamente la información que le sea requerida para efectos contables o financieros.
- Transferir conocimiento durante la ejecución de las Responsabilidades de su cargo, con el fin de fomentar y fortalecer la gestión del conocimiento en la organización.

📌 Tecnólogo-Tecnóloga Administrativo (Ituango)
🏢 Epm
📍 Ituango