Buscamos un Project Coordinator para apoyar a un equipo de entrega de proyectos en Estados Unidos, acompañando cada iniciativa desde el kickoff hasta el cierre. Serás quien mantenga los planes, trackers y reuniones en orden para que consultores, project managers y clientes avancen alineados. Trabajarás de forma presencial en nuestras oficinas en Aguacatala, Medellín, junto a equipos distribuidos internacionalmente con posibilidad de trabajo híbrido.

Responsabilidades

- Mantener y actualizar planes de proyecto, cronogramas, listas de tareas y trackers de hitos en Smartsheet, con responsables, fechas y entregables siempre al día.
- Acompañar el ciclo de vida completo de los proyectos (kickoff, ejecución y cierre) en múltiples proyectos simultáneos.
- Dar seguimiento a acciones pendientes, riesgos y asuntos abiertos con sus responsables para mantener el avance del trabajo.
- Registrar y monitorear riesgos, supuestos, incidencias y dependencias (RAID).
- Programar y organizar reuniones de kickoff, sesiones de trabajo y llamadas con clientes.
- Preparar agendas, tomar notas y distribuir resúmenes claros con decisiones y próximos pasos.
- Monitorear fechas límite y enviar recordatorios oportunos a consultores y recursos de entrega.
- Consolidar reportes semanales de estado y dashboards sencillos para project managers y liderazgo.
- Ser punto de contacto ágil para consultas rutinarias de clientes y consultores, escalando los temas de mayor alcance al responsable adecuado.
- Organización de bandejas de correo electrónico y administración de calendarios.
- Mantener comunicación asincrónica (correo, chat y trackers compartidos)



para mantener informados a equipos distribuidos.

Herramientas

? Smartsheet (o herramienta equivalente de seguimiento de proyectos)

? Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word y Outlook)

? ClickUp, Asana, Monday.com o Jira (experiencia y manejo avanzado de al menos una)

? Herramientas de comunicación para equipos distribuidos globalmente

Requisitos

✅ 1 a 3 años de experiencia en coordinación de proyectos, administración de proyectos, operaciones o roles afines.

✅ Experiencia comprobada en coordinación de proyectos, administrativos y/o operacionales

✅ Inglés avanzado (C1) escrito y hablado: requisito crítico para notas de reunión, reportes de estado y correos a clientes.

✅ Sólidas habilidades de organización para gestionar varias tareas y plazos a la vez sin que se pierdan detalles.

✅ Atención al detalle para mantener trackers, documentos y registros precisos y actualizados.

✅ Proactividad y confiabilidad: cumples tus compromisos y preguntas cuando algo no está evidente.

✅ Disponibilidad para reuniones ocasionales tempranas o tardías con colegas de EMEA y APAC.

✅ Autonomía, autodisciplina y comunicación responsiva.

✅ Capacidad para trabajar con equipos distribuidos e internacionales.

? Disposición para aprender conceptos y herramientas de IA (no se requiere experiencia previa).

? Perfil académico: Administración de Empresas, Negocios Internacionales, Ingeniería Industrial, Gestión Empresarial o carreras afines.

Modalidad: Presencial con posibilidad híbrida — Medellín, Aguacatala

Horario: Lunes a viernes, 8:00 AM – 5:00 PM, 40 horas semanales

Contrato a término indefinido con prestaciones de ley

📌 Project Coordinator (Medellín)
🏢 WORX1 HR
📍 Medellín