MISIÓN O PROPÓSITO:

Brindar soporte administrativo, operativo y de servicio al cliente a la organización, garantizando una atención oportuna, cordial y productivo a usuarios internos y externos, así como el adecuado manejo de los procesos de recepción, comunicación, facturación y apoyo logístico, contribuyendo a la buena imagen institucional y al correcto funcionamiento administrativo de la empresa.

FUNCIONES PRINCIPALES

· Atender y orientar a clientes, visitantes, proveedores y personal interno.

· Gestionar los canales de comunicación institucional.

· Apoyar procesos administrativos, documentales y contables.

· Realizar procesos de facturación y seguimiento de pagos.

· Apoyar la logística operativa de la organización.

· Administrar adecuadamente la caja menor y soportes financieros.

· Garantizar el orden, control y flujo de información en recepción.

FUNCIONES ESPECIFICAS

· Recibir y atender cordialmente a visitantes, clientes y proveedores.

· Gestionar la atención presencial, telefónica y por WhatsApp corporativo.

· Brindar información general sobre servicios, horarios y procesos de la empresa.

· Direccionar adecuadamente solicitudes, inquietudes o requerimientos hacia las áreas correspondientes.

· Responder correos electrónicos institucionales y realizar seguimiento oportuno.

· Garantizar una experiencia de servicio alineada con la cultura organizacional de la empresa.

· Organizar y archivar documentación física y digital según lineamientos internos.

· Radicar y distribuir correspondencia interna y externa.

· Gestionar el proceso de facturación de servicios y productos mediante el sistema OKVET o el software dispuesto por la compañía.

· Verificar el historial físico y digital de servicios prestados para garantizar una correcta facturación.

· Realizar facturación periódica de servicios externos del área de anestesia.

· Apoyar el proceso contable mediante la organización y envío de documentación financiera.

· Realizar envío de facturas,



cuentas de cobro y documentos requeridos para pagos.

· Verificar ingresos de pagos realizados con tarjetas débito o crédito en portales bancarios.

· Apoyar la organización de reuniones, capacitaciones y eventos internos.

· Apoyar el recibo, almacenamiento y control de papelería e insumos administrativos.

· Reportar oportunamente necesidades de insumos o novedades operativas.

· Mantener organizada el área de recepción y zonas administrativas asociadas.

· Registrar, custodiar y organizar soportes de pagos autorizados.

· Garantizar el correcto manejo de caja menor evitando inconsistencias o descuadres.

· Realizar control y seguimiento básico de movimientos autorizados.

· Manejar información confidencial con ética y responsabilidad.

· Cumplir los lineamientos administrativos y políticas organizacionales.

· Contribuir a la mejora continua de los procesos administrativos y de servicio.

· Demas actividades que solicite el jefe inmediato.

II. REQUSITOS FORMACIÓN ACADÉMICA MÍNIMA NECESARIA FORMACIÓN ACADÉMICA DESEABLES

Técnico o tecnólogo en

· Asistencia administrativa

· Gestión administrativa

· Secretariado

· Auxiliar contable

· Servicio al cliente o Áreas afines

· Tecnólogo en gestión administrativa o contable.

· Formación complementaria en atención al cliente.

· Cursos en facturación, manejo documental o gestión de servicios de salud/veterinarios.

OTROS ESTUDIOS

· Manejo de herramientas ofimáticas (Excel, Word, Google Drive, Gmail).

· Manejo de software administrativo y de facturación (preferiblemente OKVET).

· Conocimientos básicos contables y financieros.

· Manejo de caja menor.

· Técnicas de servicio al cliente y comunicación efectiva.

· Gestión documental y archivo.

IDIOMAS: No se requiere EXPERIENCIA

· Mínimo 6 meses de experiencia en cargos administrativos, recepción o servicio al cliente.

· Deseable experiencia en clínicas veterinarias, sector salud o empresas de servicios.

· Experiencia en manejo de facturación y atención multicanal.

Lugar de trabajo: Empleo presencial

📌 Auxiliar de recepción (Bogotá)
🏢 UNIDAD DE ESPECIALISTAS VETERINARIOS
📍 Bogotá