Buscamos un Project Coordinator para apoyar a un equipo de entrega de proyectos en Estados Unidos, acompañando cada iniciativa desde el kickoff hasta el cierre. Serás quien mantenga los planes, trackers y reuniones en orden para que consultores, project managers y clientes avancen alineados. Trabajarás de forma presencial en nuestras oficinas en Aguacatala, Medellín, junto a equipos distribuidos internacionalmente con posibilidad de trabajo híbrido.
Responsabilidades
Mantener y actualizar planes de proyecto, cronogramas, listas de tareas y trackers de hitos en Smartsheet, con responsables, fechas y entregables siempre al día.
Acompañar el ciclo de vida completo de los proyectos (kickoff, ejecución y cierre) en múltiples proyectos simultáneos.
Dar seguimiento a acciones pendientes, riesgos y asuntos abiertos con sus responsables para mantener el avance del trabajo.
Registrar y monitorear riesgos, supuestos, incidencias y dependencias (RAID).
Programar y organizar reuniones de kickoff, sesiones de trabajo y llamadas con clientes.
Preparar agendas,
tomar notas y distribuir resúmenes transparentes con decisiones y próximos pasos.
Monitorear fechas límite y enviar recordatorios oportunos a consultores y recursos de entrega.
Consolidar reportes semanales de estado y dashboards sencillos para project managers y liderazgo.
Ser punto de contacto ágil para consultas rutinarias de clientes y consultores, escalando los temas de mayor alcance al responsable adecuado.
Organización de bandejas de correo electrónico y administración de calendarios.
Mantener comunicación asincrónica (correo, chat y trackers compartidos) para mantener informados a equipos distribuidos.
Herramientas
Smartsheet (o herramienta equivalente de seguimiento de proyectos)
Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word y Outlook)
ClickUp, Asana, Monday.com o Jira (experiencia y manejo avanzado de al menos una)
Herramientas de comunicación para equipos distribuidos globalmente