Marco organizativo

La FAO es la Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura, que lidera el esfuerzo internacional por un mundo libre del hambre y de la malnutrición en el que la alimentación y la agricultura contribuyan a mejorar los niveles de vida de todos sus habitantes, especialmente los más pobres, de forma sostenible desde el punto de vista económico, social y ambiental. Trabajamos para contribuir al cumplimiento de la Agenda 2030 y de sus metas mundiales mediante el fomento de sistemas alimentarios sostenibles, inclusivos y resilientes para lograr una producción, una nutrición, un medio ambiente y una vida mejor.

Dependencia jerárquica

Bajo la supervisión general del Representante de la FAO en Colombia; la oficial de administración y él especialista senior del área de compras y contrataciones de bienes y servicios.

Campo de especialización

El/la Especialista de Compras y Contrataciones tiene la responsabilidad de apoyar el área de administración específicamente para el equipo de Compras.

Tareas y responsabilidades

- Acompañar a los proyectos en el inicio de los procesos de compra.
- Acompañar a la Representación en los procesos de compra de insumos de oficina.
- Elaborar los proyectos de “Solicitudes de Proposición para Cartas de Acuerdo” y cualquier correspondencia y notas para el expediente relacionado al mismo, según instrucciones del Oficial de Adquisiciones Internacional.
- Verificar la asignación presupuestaria, previo a la iniciación de todo proceso de adquisición de Bienes y/o Servicios.
- Elaborar los proyectos de Invitaciones a Licitar - ITB o documentos de solicitud de propuesta - RFP para la adquisición de bienes, obras y servicios según instrucciones del Oficial de Compras Internacionales.
- Elaborar contratos, órdenes de compra y cualquier otro documento necesario para la realización de cada una de las adquisiciones.
- Proporcionar asesoría en los procesos relacionados a las evaluaciones de ofertas, garantizando que estos se realicen con transparencia, eficiencia, criterio económico y contratando las mejores opciones del servicio en cuanto a precio y calidad.




- Revisar los instrumentos de convocatoria para compras mediante los manuales MS 502 y MS 507.
- Envío y recepción de correos de procesos de Licitación.
- Hacer seguimiento a las convocatorias de Licitación, confirmar la recepción de ofertas, mantener archivo digital actualizado y generar alertas.
- Participar en los comités de evaluación de los procesos de Licitación asignados.
- Apoyar y revisar actas de adjudicación de licitaciones y los demás soportes de los procesos asignados, de conformidad con los manuales de FAO.
- Revisar y controlar la calidad de la documentación de solicitudes de compras, hacer feedback con los Proyectos.
- Generar y ajustar las órdenes de compra basadas en las requisiciones enviadas por los proyectos en sus solicitudes de compra.
- Asesorar a los Proyectos en la elaboración de instrumentos contractuales: contratos y órdenes de compra.
- Revisar y ajustar notas al archivo, contratos, enmiendas y otros instrumentos contractuales que le sean asignados.
- Revisar los instrumentos contractuales para ser firmados por Comité Local de Compras y Representante.
- Realizar la medición de tiempos en cada parte del proceso de compra para actualización, normalización de procedimientos, lecciones aprendidas, identificación de cuellos de botella, y realimentación a proyectos.
- Apoyar la gestión de no conformidades y devoluciones. Notificación de reclamos y aplicación de sanciones.
- Apoyar la evaluación a proveedores en conjunto con personal involucrado en el proceso de compra.
- Socializar los lineamientos, formatos, procedimientos, catálogos a los proyectos, mediante intranet desarrollada para el área de compras.
- Realizar el cierre de órdenes y contratos en GRMS.




- Diligenciar oportunamente al momento de retiro de la organización el acta de entrega de cargo y en caso de ejercer funciones de supervisión realizar seguimiento a la correcta entrega del cargo del personal a cargo.
- Apoyar la elaboración, revisión y gestión de acuerdos de subvención, de conformidad con las disposiciones, procedimientos y controles establecidos en el Manual de FAO y demás normativa aplicable.
- Planificar con las áreas técnicas y administrativas la preparación de la documentación requerida para la formalización, modificación, seguimiento y cierre de los acuerdos de subvención.
- Apoyar la definición, seguimiento y consolidación de indicadores principal de desempeño (KPI) asociados a los procesos de adquisiciones, contratación, acuerdos de subvención y gestión administrativa, generando alertas y reportes para la toma de decisiones.
- Elaborar y mantener actualizados los registros y herramientas de seguimiento de acuerdos de subvención, indicadores de desempeño y avances de los procesos asignados, asegurando la trazabilidad y disponibilidad de la información.

LOS CANDIDATOS SERÁN EVALUADOS CON ARREGLO A LOS SIGUIENTES CRITERIOS:

Requisitos mínimos

- Diploma profesional en administración de empresas, administración pública, ingeniería industrial u otras áreas afines, con posgrado en áreas administrativas o relacionadas con las funciones del cargo.
- 4 años de experiencia después de la graduación en procesos de adquisición de bienes y servicios, así como en la elaboración y gestión de contratos relacionados, en el sector público, privado o en organizaciones del Sistema de las Naciones Unidas.
- Conocimiento práctico del español (nivel C)
- Nacionalidad colombiana o residente en el país con permiso de trabajo regular.

Competencias fundamentales de la FAO

- Enfoque basado en los resultados
- Trabajo en equipo
- Comunicación
- Establecimiento de relaciones eficaces
- Intercambio de conocimientos y mejora continua

Aptitudes técnicas/funcionales

- Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
- Capacidad para planificar y gestionar tareas.
- Confidencialidad y discreción.
- Excelentes relaciones interpersonales.
- Excelente manejo de programas MS Office (Word, Excel, Access, Power Point).

📌 Purchasing and Contracting Specialist (Especialista de Compras y Contrataciones) (Bogotá)
🏢 Fao
📍 Bogotá