RESUMEN DE LA POSICIÓN
Brindar apoyo operativo al área financiera de HIAS Colombia en la gestión de pagos, su registro contable y la organización del archivo físico y virtual. Asegurar que cada transacción cuente con soportes completos, aprobaciones y trazabilidad, de acuerdo con los procedimientos internos y los requisitos de los donantes, bajo la supervisión de la Especialista Financiera.
Funciones Esenciales
Gestión de pagos y plataformas electrónicas
• Recibir y revisar las solicitudes de pago, verificando facturas, cuentas de cobro, contratos, datos bancarios, codificación presupuestal y aprobaciones. Informar inconsistencias y gestionar los soportes faltantes antes de tramitar el pago.
• Preparar la programación de pagos a proveedores, consultores, personal y socios, así como anticipos y reembolsos, de acuerdo con los vencimientos y las prioridades definidas por la supervisión.
• Cargar y tramitar pagos individuales o por lotes en las plataformas bancarias y de pago electrónico autorizadas, según los permisos asignados y una vez obtenidas las aprobaciones requeridas.
Respetar la separación entre preparación y autorización de pagos.
• Verificar los datos de los beneficiarios conforme al procedimiento interno y hacer seguimiento al estado de las transacciones, pagos rechazados o devueltos. Descargar y conservar los comprobantes de pago.
• Mantener actualizado el control de pagos realizados y pendientes e informar oportunamente novedades a la supervisión .
Registro contable y control financiero
• Registrar oportunamente causaciones, pagos, comprobantes de egreso, anticipos, legalizaciones y demás movimientos asignados en el sistema contable, con la cuenta, proyecto, donante y rubro correspondientes.
• Verificar y aplicar las retenciones y demás obligaciones tributarias correspondientes, de acuerdo con los lineamientos del área financiera; apoyar la elaboración de certificados de retención y de información exógena.
• Relacionar cada registro con sus soportes
📌 Asistente de Finanzas (Colombia)
🏢 Hias
📍 Colombia