Gestión de solicitudes de compra
Recibir y gestionar las solicitudes de compra provenientes del área Comercial a través de Planner.
Recibir las requisiciones internas de materias primas generadas por Operaciones.
Revisar que las solicitudes cuenten con la información necesaria para iniciar la gestión.
Solicitar aclaraciones o información adicional cuando las características del producto no sean suficientes.
Dar trámite a solicitudes de productos recurrentes y no recurrentes.
Mantener actualizada la información y el estado de las solicitudes.
Cotización y abastecimiento
Solicitar cotizaciones a proveedores existentes.
Realizar búsqueda de nuevos proveedores cuando no exista una fuente disponible.
Consultar precios, disponibilidad, tiempos de entrega, condiciones de pago y demás condiciones comerciales.
Hacer seguimiento a cotizaciones pendientes.
Organizar y comparar las propuestas recibidas.
Preparar cuadros comparativos o información para la toma de decisión.
Mantener actualizadas las listas de precios y condiciones suministradas por los proveedores.
Gestionar solicitudes de actualización de precios y condiciones comerciales.
Gestión y administración de proveedores
Crear y actualizar terceros en ContaPyme.
Solicitar y organizar documentación requerida para la vinculación de proveedores.
Gestionar documentación para solicitudes de crédito.
Hacer seguimiento a procesos de aprobación de crédito.
Mantener actualizada la información de proveedores.




Administrar y organizar las carpetas digitales correspondientes.
Mantener actualizada la documentación requerida para la operación comercial y de compras.
Elaboración y seguimiento de órdenes de compra
Elaborar las órdenes de compra en ContaPyme de acuerdo con las condiciones definidas y autorizadas.
Verificar proveedor, producto, cantidades, precios, condiciones de pago y lugar fecha de entrega.
Enviar las órdenes de compra a los proveedores.
Confirmar la recepción y aceptación de las órdenes.
Realizar seguimiento a las fechas de entrega comprometidas.
Mantener control de las órdenes de compra pendientes.
Identificar oportunamente retrasos, faltantes o cambios en las condiciones inicialmente acordadas.
Gestionar con los proveedores las novedades relacionadas con las órdenes de compra.
Mantener actualizada la información sobre el estado de las compras.
Facturación de proveedores
Recibir las facturas de proveedores.
Clasificar las facturas entre gastos e inventario.
Reenviar y organizar las facturas en el servidor de la compañía.
Asignar mediante Planner las facturas correspondientes a gastos al área Contable.




Validar las facturas de inventario contra la recepción de mercancía realizada por Operaciones.
Verificar la correspondencia entre factura, recepción y orden de compra.
Realizar el ingreso correspondiente de las facturas de inventario en ContaPyme.
Identificar mercancía recibida cuya factura aún no haya sido recibida.
Solicitar al proveedor las facturas pendientes y hacer seguimiento hasta su recepción.
Mantener la trazabilidad documental del proceso
El cargo será responsable de administrar el correo de facturación de proveedores y de gestionar el flujo documental asociado.
Fichas técnicas, hojas de seguridad y documentación de productos
Seguimiento y control operativo
Mantener actualizado el estado de las compras y órdenes de compra.
Realizar seguimiento preventivo a compromisos de entrega.
Identificar compras retrasadas o con novedades.
Hacer seguimiento a faltantes de mercancía.
Mantener controles de cotizaciones, órdenes pendientes, entregas y facturas.
Preparar información y reportes básicos requeridos para el seguimiento del proceso.
Mantener organizada la información histórica y documental de proveedores y compras.
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