Objetivo del cargo

Brindar apoyo en las actividades de recepción, atención telefónica y presencial, archivo, facturación de ventas al detal, seguimiento a despachos y demás labores administrativas, contribuyendo al adecuado funcionamiento y organización de la empresa.

Perfil del aspirante

Persona organizada, responsable, cordial y con buena actitud de servicio, con capacidad para atender público y llamadas telefónicas, manejar información administrativa, realizar labores de archivo y facturación, y hacer seguimiento a los pedidos programados para despacho.

Debe tener buen manejo de herramientas ofimáticas, atención al detalle, comunicación efectiva y capacidad para trabajar de manera organizada y bajo cumplimiento de tiempos.

Funciones principales

Recepción y atención

Atender y recibir cordialmente a visitantes, clientes, proveedores y demás personas que ingresen a la empresa.
Controlar y autorizar el ingreso de visitantes de acuerdo con los procedimientos establecidos.

Contestar, recibir y direccionar las llamadas telefónicas a las diferentes áreas.

Recibir y canalizar correspondencia, documentos y mensajes.

Archivo y apoyo administrativo

Organizar, clasificar y mantener actualizado el archivo físico.
Apoyar la elaboración, organización y entrega de documentos administrativos.

Realizar digitación y actualización de información en Excel y demás herramientas utilizadas por la empresa.

Apoyar el control y seguimiento de documentos.

Mantener organizada la documentación de acuerdo con los procedimientos establecidos.

Brindar apoyo a las diferentes áreas en actividades administrativas que sean requeridas.

Facturación y ventas al detal

Elaborar y registrar las facturas correspondientes a las ventas al detal.

Verificar que la información del cliente y de los productos sea correcta antes de facturar.





Apoyar el manejo y control de documentos relacionados con las ventas.

Entregar o enviar los documentos correspondientes al cliente.

Mantener organizada la documentación de facturación.

Seguimiento a despachos

Revisar diariamente los pedidos programados para despacho.
Verificar que los pedidos que salen durante el día se encuentren correctamente identificados y documentados.

Hacer seguimiento a los pedidos pendientes de despacho.

Informar oportunamente cualquier novedad que pueda afectar la salida de un pedido.

Apoyar la coordinación y comunicación entre las áreas de ventas, producción, almacén y despacho.

Llevar un registro de los pedidos programados, despachados y pendientes.

Otras funciones administrativas

Apoyar la elaboración y seguimiento de informes y controles administrativos.

Realizar seguimiento a solicitudes internas.

Apoyar la organización de reuniones y documentación cuando sea necesario.

Recibir y transmitir información entre las diferentes áreas.

Cumplir las demás funciones relacionadas con el cargo que sean asignadas por su jefe inmediato.

Requisitos sugeridos

Formación Técnico en áreas administrativas, asistencia administrativa, secretariado, gestión empresarial, contabilidad o áreas relacionadas.

Experiencia 1 año en cargos de recepción, auxiliar administrativo, servicio al cliente o similares.

Conocimientos Excel básico intermedio, Word, correo electrónico y manejo de sistemas de facturación.

Competencias organización, servicio al cliente, comunicación, responsabilidad, atención al detalle, manejo de información y seguimiento de tareas.
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