Funciones y responsabilidades
1. Planeación estratégica de compras
1. Diseñar e implementar las políticas, procedimientos y estrategias de compras de la organización.
2. Elaborar y administrar el presupuesto anual de compras, alineado con la planeación financiera.
3. Analizar las necesidades de abastecimiento de las diferentes áreas y establecer prioridades de adquisición.
4. Desarrollar estrategias de optimización de costos y eficiencia en el uso de los recursos.
5. Establecer planes de compras mensuales, trimestrales y anuales según las proyecciones operativas y comerciales.
6. Identificar riesgos de desabastecimiento y diseñar planes de contingencia.
2. Gestión y negociación con proveedores
7. Identificar, seleccionar, evaluar y homologar proveedores nacionales e internacionales.
8. Liderar negociaciones comerciales relacionadas con precios, descuentos, plazos de pago, tiempos de entrega y condiciones contractuales.
9. Gestionar acuerdos comerciales y contratos de suministro que garanticen condiciones favorables para la compañía.
10. Evaluar periódicamente el desempeño de los proveedores en términos de calidad, cumplimiento, precios y servicio.
11. Desarrollar relaciones comerciales estratégicas que permitan mejorar la competitividad y sostenibilidad del negocio.
12. Gestionar proveedores alternativos para disminuir la dependencia de fuentes únicas de abastecimiento.
3. Control financiero y optimización de costos
13. Analizar la estructura de costos de adquisición de productos, insumos, equipos y servicios.
14. Identificar oportunidades de ahorro mediante negociaciones, compras consolidadas y economías de escala.
15. Controlar el cumplimiento del presupuesto de compras y justificar las desviaciones.
16. Coordinar con el área financiera la programación de pagos a proveedores según las condiciones comerciales pactadas.
17. Evaluar el impacto financiero de las decisiones de compra sobre el flujo de caja y la rentabilidad.
18.



Analizar cotizaciones y elaborar cuadros comparativos técnicos, comerciales y financieros.
19. Supervisar la correcta aplicación de descuentos, bonificaciones y condiciones especiales negociadas.
4. Gestión de inventarios y abastecimiento
20. Coordinar con almacén, logística y las áreas operativas la disponibilidad de insumos y materiales.
21. Establecer niveles mínimos, máximos y puntos de reposición de inventarios.
22. Supervisar la rotación de inventarios y prevenir pérdidas por vencimiento, obsolescencia o deterioro.
23. Analizar consumos históricos y proyecciones de demanda para optimizar las cantidades de compra.
24. Implementar controles que eviten compras innecesarias, duplicadas o no autorizadas.
25. Garantizar la trazabilidad de las órdenes de compra desde su aprobación hasta la recepción y conformidad de los bienes o servicios.
5. Compras internacionales e importaciones
26. Coordinar los procesos de adquisición de productos y equipos importados.
27. Negociar con proveedores internacionales condiciones de compra, transporte, entrega y pago.
28. Supervisar la documentación necesaria para importaciones, nacionalización y recepción de mercancías.
29. Coordinar con logística y comercio exterior los tiempos de importación y abastecimiento.
30. Evaluar los costos asociados a transporte internacional, aranceles, impuestos y nacionalización.
31. Verificar el cumplimiento de los requisitos regulatorios y permisos aplicables a los productos importados.
6. Cumplimiento normativo y gestión de calidad
32. Garantizar el cumplimiento de las políticas internas de contratación y adquisición.
33.



Supervisar los procesos de conocimiento, vinculación y evaluación de proveedores conforme a las políticas SARLAFT o SAGRILAFT que resulten aplicables.
34. Verificar el cumplimiento de requisitos legales, tributarios, documentales y contractuales de los proveedores.
35. Participar en auditorías internas y externas relacionadas con los procesos de compras.
36. Implementar acciones correctivas y preventivas frente a incumplimientos o desviaciones detectadas.
37. Garantizar el cumplimiento de los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad y las normas aplicables a la operación.
7. Dirección y gestión del equipo
38. Liderar, supervisar y evaluar el desempeño del personal del área de compras.
39. Asignar responsabilidades y establecer objetivos individuales y colectivos.
40. Promover la capacitación del equipo en negociación, abastecimiento, análisis financiero y gestión de proveedores.
41. Establecer mecanismos de seguimiento y control sobre las actividades del área.
42. Promover una cultura de transparencia, eficiencia y mejora continua.
8. Seguimiento e informes gerenciales
43. Presentar informes periódicos a la Gerencia sobre la ejecución presupuestal y los resultados del proceso de compras.
44. Analizar variaciones de precios por proveedor, producto y período.
45. Elaborar indicadores de gestión relacionados con ahorro, abastecimiento, cumplimiento y eficiencia.
46. Presentar propuestas para optimizar los procesos y reducir costos operativos.
47. Participar en comités financieros, administrativos y operativos relacionados con decisiones de abastecimiento.
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