Buscamos una persona organizada, estructurada y proactiva, con alta capacidad de seguimiento y gestión, que brinde soporte transversal a los procesos administrativos, documentales, contractuales y comerciales de la compañía.

Será responsable de mantener organizada y actualizada la documentación corporativa, gestionar contratos, proveedores y clientes, realizar seguimiento a trámites, vencimientos, solicitudes y compromisos, y apoyar diferentes procesos administrativos, operativos y comerciales.

El cargo requiere destacado atención al detalle, autonomía, capacidad para manejar múltiples procesos simultáneamente, criterio para priorizar, habilidades de comunicación y alto sentido de responsabilidad frente al manejo de información confidencial.

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES

1. Gestión administrativa y documental

Administrar y mantener organizada y actualizada la documentación administrativa, contractual y comercial.
Crear y mantener archivos físicos y digitales.
Verificar que la documentación de clientes, proveedores, aliados y colaboradores esté completa y vigente.
Realizar seguimiento a documentos pendientes de firma, actualización, renovación o entrega.
Controlar vencimientos de contratos, certificados, pólizas, licencias, registros, suscripciones y demás documentos relevantes.
Mantener actualizadas bases de datos, matrices y controles documentales.
Solicitar, recopilar, verificar y organizar documentación requerida por clientes, proveedores, entidades y plataformas.
Gestionar firmas electrónicas y físicas y realizar seguimiento hasta su cierre.
Administrar el archivo y trazabilidad de contratos.
Preparar documentación para procesos comerciales, administrativos, licitaciones, registros y auditorías.
Apoyar la elaboración y actualización de formatos, procedimientos y documentos internos.

2. Gestión de clientes y proveedores

Gestionar documentación para la creación y vinculación de clientes y proveedores.
Coordinar con contabilidad la creación y actualización de terceros.




Solicitar y validar documentación tributaria, bancaria, comercial y legal.
Gestionar inscripciones y actualizaciones de la compañía en plataformas corporativas.
Mantener actualizada la información de proveedores y aliados.
Solicitar y comparar cotizaciones considerando costos, condiciones y tiempos de entrega.
Hacer seguimiento a órdenes de compra, contratos, cotizaciones y compromisos.
Coordinar requerimientos administrativos de clientes, proveedores y aliados.

3. Gestión contractual

Organizar y gestionar documentación relacionada con contratos comerciales y administrativos.
Coordinar procesos de revisión, aprobación, firma y archivo.
Mantener actualizada la matriz de contratos, fechas de inicio, vencimiento, renovación y responsables.
Hacer seguimiento a renovaciones, terminaciones y obligaciones documentales.
Alertar oportunamente sobre contratos próximos a vencer o documentación pendiente.

4. Soporte administrativo, contable y operativo

Coordinar con contabilidad la documentación necesaria para facturación y pagos.
Solicitar y hacer seguimiento a órdenes de compra y soportes de facturación.
Apoyar procesos de compras y solicitud de cotizaciones.
Llevar control de proveedores, servicios recurrentes, licencias, suscripciones y herramientas digitales.
Coordinar necesidades logísticas de reuniones, eventos y actividades internas.
Apoyar procesos administrativos relacionados con colaboradores, practicantes, aprendices y proveedores.
Organizar información requerida para auditorías y procesos internos.

5. Agenda y seguimiento

Gestionar calendarios administrativos y comerciales.




Coordinar reuniones internas y externas y preparar la documentación necesaria.
Elaborar y hacer seguimiento a compromisos, responsables y fechas límite.
Mantener matrices de seguimiento y generar alertas sobre pendientes, retrasos y vencimientos.

6. Soporte comercial

Apoyar al equipo comercial en la organización y seguimiento de oportunidades.
Actualizar CRM y bases de datos de clientes y prospectos.
Hacer seguimiento a propuestas comerciales y pipeline.
Llevar control de reuniones, oportunidades, cierres e indicadores comerciales.
Coordinar documentación para procesos comerciales y registros empresariales.
Apoyar la identificación de ferias, eventos, ruedas de negocio y oportunidades empresariales.

7. Relacionamiento institucional y licitaciones

Gestionar procesos administrativos con Cámaras de Comercio, Fenalco, ProColombia, clusters, gremios y aliados.
Identificar convocatorias, eventos y oportunidades relevantes para la compañía.
Apoyar procesos de inscripción y participación en eventos empresariales.
Apoyar procesos de licitación pública y privada desde el componente administrativo y documental.
Recopilar, organizar y verificar requisitos, certificados y documentos.
Elaborar checklists y controlar fechas límite de presentación.
Apoyar la inscripción y actualización de la empresa en plataformas de contratación y proveedores.

8. Control y seguimiento
Deberá mantener una visión integral de los procesos bajo su responsabilidad y generar alertas oportunas a la dirección frente a vencimientos, documentos pendientes, retrasos, riesgos administrativos, compromisos sin cerrar o cualquier situación que pueda afectar la operación de la compañía.
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