Objetivo del cargo

Brindar apoyo administrativo productivo, oportuno y humano a las diferentes áreas de la organización, garantizando la adecuada gestión de la información, documentación, correspondencia y procesos administrativos y operativos.

Contribuir a la organización y optimización de los procesos mediante la implementación y seguimiento de procedimientos internos, el mantenimiento de un sistema de gestión documental organizado y el adecuado manejo de las herramientas tecnológicas y de información.

Apoyar el cumplimiento de los objetivos organizacionales mediante una gestión administrativa ordenada, confiable, confidencial y orientada al servicio y a la mejora continua.

Funciones y responsabilidades

1. Gestión administrativa y apoyo a la gerencia

- Brindar apoyo administrativo general a la organización y a las diferentes áreas que lo requieran.
- Atender y canalizar oportunamente solicitudes internas, de clientes, proveedores y demás partes interesadas.
- Coordinar agendas, reuniones, citas, actividades y eventos administrativos.
- Preparar informes, presentaciones, documentos, actas, memorandos y demás información requerida por la gerencia o el jefe inmediato.
- Realizar seguimiento a compromisos, actividades y tareas administrativas asignadas, informando oportunamente avances, pendientes y novedades.
- Apoyar la organización y ejecución de reuniones y actividades internas.
- Elaborar y actualizar bases de datos, registros, formatos y matrices de seguimiento.
- Identificar oportunidades de mejora en los procesos administrativos y proponer alternativas para optimizar tiempos, recursos y flujo de información.
- Realizar las demás actividades relacionadas con la naturaleza del cargo que sean asignadas por el jefe inmediato.

2. Gestión documental, correspondencia y comunicaciones

- Organizar,



clasificar, custodiar y mantener actualizados los archivos físicos y digitales de la organización.
- Administrar y mantener actualizados los archivos correspondientes a correspondencia, correos electrónicos, usuarios y contraseñas , garantizando su adecuada organización, confidencialidad y control.
- Gestionar la recepción, clasificación, distribución y archivo de la correspondencia física y digital.
- Mantener un sistema de gestión documental que permita la adecuada trazabilidad, consulta y conservación de la información.
- Elaborar, actualizar y controlar formatos, procedimientos e instructivos administrativos.
- Realizar copias de seguridad y mantener organizada la información digital de acuerdo con los procedimientos internos.
- Garantizar el adecuado manejo y confidencialidad de la información a la que tenga acceso en desarrollo de sus funciones.
- Apoyar la preparación y organización de documentación requerida para auditorías, revisiones internas y procesos de control.

3. Seguimiento administrativo y operativo de puntos de venta

- Elaborar y actualizar diariamente las plantillas y herramientas de seguimiento de ventas, gastos e inventarios de los puntos de venta.
- Consolidar, organizar y verificar la información suministrada por los colaboradores de los diferentes puntos de venta.
- Realizar seguimiento a los reportes diarios y comunicar oportunamente inconsistencias,



novedades o información pendiente.
- Mantener actualizadas las bases de datos y registros relacionados con la operación de los puntos de venta.
- Realizar seguimiento a la información reportada mediante códigos QR y otros medios de pago electrónico.
- Revisar los extractos y movimientos correspondientes para realizar seguimiento y verificación de los pagos reportados por los puntos de venta.
- Identificar diferencias entre la información reportada por los puntos de venta y los registros disponibles, informando oportunamente las novedades para su revisión.
- Apoyar la consolidación de información operativa para la elaboración de informes y análisis administrativos.
- Realizar la captura y organización de información digital proveniente de dispositivos móviles, incluyendo fotografías, códigos QR, contactos, registros y formatos, efectuando su transferencia y consolidación en hojas de cálculo para su análisis y control.

4. Apoyo contable y financiero

- Brindar apoyo administrativo en actividades contables y financieras de acuerdo con los procedimientos establecidos por la organización.
- Apoyar la organización, revisión y archivo de facturas, cuentas de cobro, comprobantes, soportes de gastos y demás documentos financieros.
- Realizar seguimiento a los documentos y soportes requeridos para el trámite de pagos.
- Apoyar el control y seguimiento de gastos administrativos y operativos, manteniendo actualizados los registros correspondientes.
- Apoyar la consolidación de información financiera y administrativa requerida para la elaboración de informes.
- Realizar conciliaciones o verificaciones básicas entre reportes internos, extractos bancarios y plataformas de pago, identificando diferencias y reportándolas al r

📌 Auxiliar Administrativa (Medellín)
🏢 MOLIDO CAFÉ Y PAN
📍 Medellín