Propósito principal
Planear, ejecutar, controlar y optimizar los procesos de gestión documental, soporte financiero, control de inventarios, compras y asistencia a la Coordinación Administrativa. Lo anterior, garantizando la confidencialidad, oportunidad y veracidad de la información, el cumplimiento de la normatividad legal vigente y las políticas internas de la compañía.

Funciones

1.1.Gestión Documental Recibir, radicar, clasificar y organizar la documentación física y digital proveniente de colaboradores, proveedores, clientes y demás instituciones con las que interactúe la Coordinación Administrativa.
1.2.Archivo Estratégico y Confidencial Administrar de manera rigurosa el archivo de documentación correspondiente a la Secretaría de Salud, información tributaria, importaciones, productos y facturas de proveedores extranjeros, garantizando su custodia, disponibilidad inmediata y estricta confidencialidad.
1.3.Gestión de Agenda Coordinar de forma oportuna la agenda de la Coordinación Administrativa, programando reuniones, comités y citas de acuerdo con la disponibilidad de los involucrados y las prioridades de la organización.
1.4.Redacción y Proyección Documental Redactar documentos oficiales tales como cartas, memorandos internos, comunicados y proyectar los demás requerimientos documentales solicitados por la Coordinación Administrativa.
1.5.Control de Facturación de Bodega Recibir, consolidar, verificar y organizar la información física y digital correspondiente a la facturación del área de bodega de lentes, asegurando la concordancia de los datos.




1.6.Informes de Gestión Elaborar informes estadísticos y financieros periódicos correspondientes a la ejecución de la Coordinación Administrativa para facilitar la toma de decisiones gerenciales.
1.7.Control de Inventarios e Insumos Administrar el inventario, control y entrega optimizado de recursos de papelería, elementos de aseo, insumos y demás herramientas de trabajo requeridas por los colaboradores para el desarrollo de sus labores.
1.8.Gestión de Compras Realizar el control, seguimiento y trámite de requerimientos de compras, ajustándose estrictamente a los presupuestos y políticas establecidas por la Coordinación Administrativa.
1.9.Comisiones Exportar, consolidar y validar la información correspondiente a las ventas y comisiones de los Asesores Comerciales, entregando los insumos depurados para que la Coordinación Administrativa realice su respectiva liquidación.
1.10.Seguridad y Salud en el Trabajo SST Cumplir con las normas, políticas y procedimientos del SGSST de la empresa, reportando cualquier condición o acto inseguro en su puesto de trabajo y participando activamente en las actividades convocadas por el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo COPASST o vigía.
1.11.Las demás funciones que hacen o parte integral de este contrato de trabajo, que estipule EL EMPLEADOR o sus representantes, según el orden jerárquico establecido y de acuerdo a la naturaleza del cargo.
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