Funciones principales :

- Soporte logístico para asegurar la prestación de los servicios a los técnicos en cuanto a legalización administrativa de reportes y gastos.
- Generar mensualmente los indicadores de gestión que se requieran para el departamento exigidos por la corporación.
- Procesamiento de bases de datos del departamento.
- Mantener actualizada las carpetas de los clientes del área de servicio.
- Tramitar los reportes de horas de los técnicos en la plataforma iscala y reportar mensualmente el consolidado.
- Realizar la facturación diaria de los servicio recibidos y firmados por el cliente. También actualizar reporte diario de facturación.
- Recolectar información necesaria para actualización de proveedores, clientes, autorizaciones y despachos.
- Mantener actualizado al comercial con el vencimiento de los contratos PSA.
- Llevar soporte de las devoluciones realizadas, notas crédito, remisiones manuales.
- Recepción de llamadas, servicio al cliente.
- Entrar en contacto con los clientes antes de la facturación para revisión de la factura y verificar eventuales problemas de insatisfacción y/o de facturación.
- Entrar en contacto con los clientes hasta una semana después de la facturación para comprobar la recepción de la factura.
- Envió de correspondencia.
- Solicitud de autorizaciones para las compras.
- Semanalmente hacer reuniones con logística para solicitud de estatus de las compras realizadas que no encontramos en la página.




- Revisión en sistema ISCALA de cuando llegan las partes y verificar si están ingresadas.
- Solicitud de análisis de aceite (empacar - llamar a DHL para la recogida - Realizar la guía y adjuntar los documentos correspondientes).
- Llevar control de que las ordenes no se repitan y que queden cargados los gastos a los servicios correctamente.
- Mensualmente descargar el archivo de CRYSTAL y relacionar que lo que reporte ISCALA este correcto de acuerdo con el reporte interno, que lo facturado corresponda a nuestro departamento.
- Creación de las ordenes de servicio de mantenimiento preventivo, garantías.
- Solicitar las herramientas para enviarlas a calibración o suministro a técnicos.
- Verificar que las carpetas de calibraciones este al dia.
- Actualizar a los supervisores con los vencimientos de cursos de alturas y EHS de los técnicos.

Requerimientos del Cargo : Educación : Competente en Ingeniería Industrial, Administración y/o Técnico en asistencia y Gestión Administrativa de procesos, Convalidados con 2 años de experiência en el soporte y administración de procesos

Formación : Conocimientos que le permitan realizar las tareas propias del cargo.

El funcionario se capacitara permanentemente en la actualización de conocimientos de los procesos y herramientas que demandan su cargo.

Manejo de sistemas Office.

Idioma: Ingles intermedio y/o avanzado.

Habilidades :

- Responsabilidad y dedicación al trabajo: cumplimiento de su deber y responde por su trabajo.

📌 Asistente Administrativo del Coordinador de (Bogotá)
🏢 Johnson Controls
📍 Bogotá