Human Resources Assistant - LHSS Colombia / Asistente de Recursos Humanos - Comunidades Saludables QY369

Human Resources Assistant - LHSS Colombia / Asistente de Recursos Humanos - Comunidades Saludables QY369

26 mar
Abt Associates

26 mar

Abt Associates


Organization Overview

The International Development Division focuses on improving the lives and economic well-being of people in lower and middle-income countries. We command technical expertise in health, agriculture, climate change, food security and governance—as well as in international evaluation. Our multi-layered health portfolio includes policy, health promotion and disease prevention, health finance, and health systems management. In partnership with government clients and local experts, our high-quality programs in Africa, Asia, Latin America, and the Middle East are known for impact and innovation.

Job Summary

Abt Associates is looking for a Human Resources Assistant for the Staff Activity of the LHSS program Healthy communities Program (Local Health System Sustainability funded by USAID. This Activity will support the efforts of the Government of Colombia (GOC) to achieve financial integration of migrants Venezuelans in the Colombian health system and to support the COVID-19 response and build resilience to address future health system emergencies. To this sustainable end, LHSS will work with the Colombian government and local stakeholders to reduce financial barriers to care and treatment, ensure equitable access to essential health services for Venezuelan migrants, Colombian returnees, and host communities, improve the quality of health services, and strengthen the resilience of the health sector. The project will support to the Ministry of Health of Colombia (MSPS) to achieve six objectives, in Among them: 1) governance and implementation capacity to respond to the needs of migrants and host communities; 2) sustainably finance the provision of health services for migrants and host communities; 3) increase access to adequate and high-quality health care services for migrants and host communities; 4) strengthen the health system to respond to current and future shocks, including the COVID-19 pandemic; 5) strengthen the surveillance system of ;5) strengthen the COVID-19 surveillance system by strengthening human resources capacity; and (6) strengthening human resources planning and management for future emergency detection and response systems.

The LHSS Colombia Activity will be a 4-year program, based in Bogota, Colombia with other territorial offices.

Key Roles and Responsibilities

The Human Resources Assistant will have the following specific duties and responsibilities:

- Execution of the procedure for selection, recruitment, evaluation, and disengagement of personnel – Staff and workers on mission. Includes medical entrance, periodic, and exit exams from your organization.

- Execution of the procedure of registration, preparation and payment of payroll, social security contributions and parafiscal. – Staff and workers on mission.

- It assists with the implementation of the process of training and professional development of staff.

- Support the human resources manager in the assembly and implementation of the nominating program.

- Responsible for managing disability recovery with health providers.

- Control and keep the management of human resources informed about the expirations of trial periods, contracts, start or termination of licenses, holidays among other related.

- Keep human resources databases up to date which contain information such as contractual conditions, personal data, platform data used by the area, suppliers and contacts in the area, among others.

- Coordinate the delivery of the position of officials who withdraw from the company (delivery of the settlement, peace and saver, minutes of delivery, delivery of work tools, departure backups, user closure, blocking of retired personnel and withdrawal examination, among others).

- Manage activities related to the recruitment of the COVID-19 rapid response team of the LHSS Colombia Activity.

- Help the temporary services company, MSPS and territorial health secretariats with new processes of hiring employees.

- Serve as a point of contact with the temporary services company.

- Help the temporary services company solve problems related to the benefits of the contracted staff.

- Answer requests and operational questions from the contracted staff.

- Help the temporary services company, MSPS and territorial health secretariats with review and evaluation processes of work.

- Review of invoices from service providers or products related to the human resources area for further approval by human resources management.

- Assist with the implementation of SG-SST and execute all necessary activities to ensure compliance.

- Help coordinate related activities by general service people. Inventory control of toilet and cafeteria inputs.

- Support the logistics of creating the COPASST and work coexistence Committee.

- Tracking and control of the physical and digital file of the area.

Within the LHSS project, the human resources assistant will be supported by the technical, financial and operations expertise of the LHSS headquarters office and will be supervised by the human resources partner.

Preferred Qualifications

- At least 2 years of experience and a bachelor's degree in human resources, business administration, management, or a related field.

- Experience in payroll preparation and settlement.

- Effective HR management and people management skills.

- Excellent interpersonal skills and ability to work as part of a team.

- Fluid writing/speaking skills in Spanish are required; English skills are an advantage.

- Excellent management, organizational and computer skills (office tools specifically Excel and database management).

- Colombian citizens, especially those currently residing in Colombia, are encouraged to submit their application.

 Minimum Qualifications

- Bachelor’s degree or a high school diploma (based on level) and 2-4 years of experience OR the equivalent combination of education and experience.

Resumen del Trabajo

Abt Associates busca un (a) Asistente de recursos humano, para la Actividad del Staff del programa LHSS Programa de comunidades Saludables (Local Health System Sustainability) financiado por USAID). Esta Actividad apoyará los esfuerzos del Gobierno de Colombia (GOC) para lograr una integración financieramente sostenible de los migrantes venezolanos en el sistema de salud colombiano y para apoyar la respuesta COVID-19 y aumentar la resiliencia para abordar futuras emergencias del sistema de salud. Con este fin, LHSS trabajará con el gobierno colombiano y las partes interesadas locales para reducir las barreras financieras a la atención y el tratamiento, asegurar un acceso equitativo a los servicios de salud esenciales para los migrantes venezolanos, los repatriados colombianos y las comunidades receptoras, mejorar la calidad de los servicios de salud y fortalecer la resiliencia del sector de la salud. El proyecto apoyará al Ministerio de Salud de Colombia (MSPS) para lograr seis objetivos, entre ellos: 1) capacidad de gobierno e implementación para responder a las necesidades de los migrantes y comunidades receptoras; 2) financiar de manera sostenible la prestación de servicios de salud para migrantes y comunidades receptoras; 3) aumentar el acceso a servicios de atención de salud adecuados y de alta calidad para migrantes y comunidades receptoras; 4) fortalecer el sistema de salud para responder a las perturbaciones actuales y futuras, incluida la pandemia COVID-19; 5) fortalecer el sistema de vigilancia de COVID-19 mediante el fortalecimiento de la capacidad de recursos humanos; y 6) fortalecer la planificación y gestión de los recursos humanos para futuros sistemas de detección y respuesta ante emergencias.

La Actividad LHSS Colombia será un programa de 4 años, con sede en Bogotá, Colombia con otras oficinas territoriales.

Funciones y Responsabilidades Clave

La asistente de recursos humanos tendrá los siguientes deberes y responsabilidades específicas:

- Ejecución del procedimiento para el reclutamiento, selección, contratación, evaluación y desvinculación de personal – Staff y trabajadores en misión. Incluye exámenes médicos de ingreso, periódicos y de salida de la organización.

- Ejecución del procedimiento de Registro, elaboración y pago de nómina, aportes de seguridad social y parafiscales. – Staff y trabajadores en misión.

- Coadyuva con la ejecución el proceso de bienestar, capacitación y desarrollo profesional – Staff.

- Apoyar a la gerente de recursos humanos en el montaje e implementación del programa de nomina.

- Responsable de hacer la gestión de recuperacion de incapacidades con las entidades prestadoras de salud.

- Controlar y mantener informada a la gerencia de recursos humanos sobre los vencimientos de periodos de prueba, contratos, inicio o terminación de licencias, vacaciones entre otros relacionados.

- Mantener actualizada las bases de datos de recursos humanos las cuales contienen información como; condiciones contractuales, datos personales, datos de plataformas utilizadas por el área, proveedores y contactos del área, entre otros.

- Coordinar la entrega del puesto de los funcionarios que se retiran de la compañía (entrega de la liquidación, paz y salvo, acta de entrega, entrega de herramientas de trabajo, Backups de salida, cierre de usuario, bloqueo de personal retirado y examen de retiro, entre otros).

- Gestionar las actividades relacionadas con el reclutamiento del equipo de respuesta rápida COVID-19 de la Actividad DE LHSS Colombia.

- Ayudar a la empresa de servicios temporales, Ministerio de Salud y Protección Social y secretarías de salud territorial con nuevos procesos de contratación de empleados.

- Servir como punto de contacto con la empresa de servicios temporales

- Ayudar a la empresa de servicios temporales a resolver problemas relacionados con los beneficios del personal contratado.

- Responder solicitudes y preguntas operativas del personal contratado.

- Ayudar a la empresa de servicios temporales, Ministerio de Salud y Protección Social y secretarías de salud territorial con procesos de revisión y evaluación de desempeño.

- Revisión de facturas de proveedores de servicios o productos relacionados con el área de recursos humanos para su posterior aprobación por la gerencia de recursos humanos.

- Coadyuvar con la implementación del SG-SST y ejecutar todas las actividades necesarias para asegurar su cumplimiento.

- Ayudar a coordinar las actividades relacionadas por las personas de servicios generales. Control de inventarios de insumos de aseo y cafetería.

- Apoyar la logística de creación del COPASST y Comité de Convivencia.

- Seguimiento y control del archivo físico y digital del área.

Dentro del proyecto LHSS, la asistente de recursos humanos contará con el respaldo de la experiencia técnica, financiera y de operaciones de la oficina sede del LHSS y será supervisada por la gerente de recursos humanos.

Calificaciones Preferidas

- Por lo menos 2 años de experiencia y una licenciatura en recursos humanos, administración de empresas, gestión o un campo relacionado.

- Experiencia en preparación y liquidación de nómina.

- Administración eficaz de RRHH y habilidades de gestión de personas.

- Excelentes habilidades interpersonales y capacidad para trabajar como parte de un equipo.

- Se requieren habilidades fluidas de escritura/habla en español; las habilidades en inglés son una ventaja.

- Excelente gestión, habilidades organizativas e informáticas (herramientas office específicamente Excel y manejo de base de datos).

- Se alienta a los ciudadanos colombianos, especialmente a los que residen actualmente en Colombia, a presentar su solicitud.

 Cualificaciones Mínimas

- Al menos 2 años de experiencia y una licenciatura en recursos humanos, administración de empresas, gestión o un campo relacionado.Experiencia en preparación y liquidación de nóminas.

El anuncio original lo puedes encontrar en Kit Empleo:

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