HIU-064 Office Assistant / Administrative Assistant - LHSS Colombia

HIU-064 Office Assistant / Administrative Assistant - LHSS Colombia

26 mar
|
Abt Associates
|
Colombia

26 mar

Abt Associates

Colombia

Organization Overview



The International Development Division focuses on improving the lives and economic well-being of people in lower and middle-income countries. We command technical expertise in health, agriculture, climate change, food security and governance—as well as in international evaluation. Our multi-layered health portfolio includes policy, health promotion and disease prevention, health finance, and health systems management. In partnership with government clients and local experts, our high-quality programs in Africa, Asia, Latin America, and the Middle East are known for impact and innovation.



Opportunity





Abt Associates seeks a qualified Administrative Assistant for the USAID-funded Local Health System Sustainability (LHSS)Colombia Activity. This Activity will support the Government of Colombia (GOC)’s efforts to achieve a financially sustainable integration of Venezuelan migrants into the Colombian health system and to support the COVID-19 response and increase resiliency to address future health system emergencies. To this end, LHSS will work with the Colombian government and local stakeholders to reduce financial barriers to care and treatment, ensure equitable access to essential health services for Venezuelan migrants, Colombian returnees, and receptor communities, improve the quality of health services, and strengthen health sector resiliency. The project will support the Ministry of Health of Colombia (MSPS) to achieve six objectives, including: 1) strengthen governance and implementation capacity to respond to the needs of migrants and receptor communities; 2) sustainably finance the provision of health services for migrants and receptor communities; 3) increase access to high quality, appropriate health care services for migrants and receptor communities; 4) strengthen the health system to respond to current and future shocks, including the COVID-19 pandemic; 5) strengthen the surveillance system for COVID-19 by building human resource capacity; and 6) strengthen human resource planning and management for future emergency detection and response systems.



The LHSS Colombia Activity will be a 4 year program, based in Bogota, Colombia with other territorial offices.



Key Roles and Responsibilities



The Administrative Assistant will have the following specific duties and responsibilities:



- Establishes systems for weekly inventory of basic supplies (i.e. printer paper, ink, cleaning supplies, etc.);

- Maintains a central filing system for required documents and forms;

- Serves as office receptionist, greeting all visitors, accepting office deliveries, and managing office phone lines;

- Schedules office cleanings and routine maintenance, as needed;

- Coordinates the organization of local meetings under the supervision of the Operations & Grants Manager and the home office;

- Manages team travel schedule and ensures staff whereabouts are kept up to date

- Negotiates hotels, transportation, and meal arrangements;

- Assists in drafting RFQs, PRs, and POs as well as contributes to bid analysis under guidance of Operations and Grants Manager; and

- Other clerical and administrative duties as assigned.



Within the LHSS project, the Administrative Assistant will be supported by LHSS home office-based operations, finance and technical expertise and will report to the LHSS Colombia Activity Operations and Grants Manager.



Minimum Qualifications



- Bachelor's Degree in accounting, business management or other relevant field preferred.

- Two years’ of prior experience in professional office management, operations, and finance experience, preferably on USAID funded programs.

- Excellent management, organizational and computer skills.

- Fluent Spanish writing/speaking skills required.

- Colombian nationals, especially those currently residing in Colombia, are encouraged to apply.



Descripción general de la organización



Abt Associates (Abt) es un líder mundial basado en misiones en investigación, evaluación e implementación de programas en los campos del desarrollo internacional, la salud y la política social y ambiental. Conocida por su riguroso enfoque para resolver desafíos complejos, Abt se clasifica regularmente como una de las 20 principales firmas de investigación globales y una de las 40 principales innovadores deldesarrollo internacional y es un contratista de USAID top-5. En todo el mundo, unainvestigaciónde bt pioneers sobre lo que causa algunos de los problemas de salud más desafiantes del mundo y ofrece soluciones. Trabajamos con proveedores privados y públicos para garantizar el acceso a una atención de calidad para cuestiones médicas que van desde la salud reproductiva y materna hasta el fortalecimiento de la salud y los sistemas de fortalecimiento hasta el control de enfermedades infecciosas. Nuestro único objetivo: mejorar la salud de las personas.



Abt ha estado durante mucho tiempo a la vanguardia del fortalecimiento y la innovación de los sistemas de salud. Desde 1989, Abt ha trabajado con USAID y partes interesadas del sector público y privado para modernizar los enfoques para el financiamiento sostenible de la salud. La experiencia técnica de Abt en el fortalecimiento de los sistemas de salud incluye el seguimiento de los recursos de salud, los recursos humanos para la política y la estrategia de salud, el desarrollo de directrices clínicas y el trabajo con proveedores de salud privados. Abt tiene un legado de trabajo en la región de América Latina y el Caribe. Abt ha trabajado con diversos organismos gubernamentales, del sector privado y donantes internacionales para abordar cuestiones de desarrollo que incluyen el fortalecimiento de los sistemas de salud, la resiliencia climática, el crecimiento económico, la respuesta al zika y los progresosagai en las enfermedades no transmisibles. Para obtener más información, consulte: https://www.abtassociates.com/.



Oportunidad



Abt Associates busca un Asistente Administrativo calificado para la Actividad de Colombia del Sistema de Salud Local (LHSS, Local Health System Sustainability) (LHSS) financiada por USAID. Esta Actividad apoyará los esfuerzos del Gobierno de Colombia (GOC) para lograr una integración financieramente sostenible de los migrantes venezolanos en el sistema de salud colombiano y para apoyar la respuesta COVID-19 y aumentar la resiliencia para abordar futuras emergencias del sistema de salud. Con este fin, LHSS trabajará con el gobierno colombiano y las partes interesadas locales para reducir las barreras financieras a la atención y el tratamiento, asegurar un acceso equitativo a los servicios de salud esenciales para los migrantes venezolanos, los repatriados colombianos y las comunidades receptoras, mejorar la calidad de los servicios de salud y fortalecer la resiliencia del sector de la salud. El proyecto apoyará al Ministerio de Salud de Colombia (MSPS) para lograr seis objetivos,entreellos: 1) capacidad degobierno eimplementación de trengthen para responder a las necesidades de los migrantes y comunidades receptoras;2) financiarde manera sostenible laprestación de servicios de salud para migrantes y comunidades receptoras; 3) aumentar el acceso a servicios de atención de salud adecuados y de alta calidad para migrantes y comunidades receptoras; 4) fortalecer el sistema de salud para responder a las perturbaciones actuales y futuras, incluida la pandemia COVID-19; 5) fortalecer el sistema de vigilancia de COVID-19 mediante el fortalecimiento de la capacidad de recursos humanos; y 6) fortalecer la planificación y gestión de los recursos humanos para futuros sistemas de detección y respuesta ante emergencias.



La Actividad LHSS Colombia será un programa de 4 años, con sede en Bogotá, Colombia con otras oficinas territoriales.



Funciones y responsabilidades clave



El Asistente Administrativo tendrá las siguientes funciones y responsabilidades específicas:



- Establece sistemas para el inventario semanal de suministros básicos (es decir,. papel de impresión, tinta, artículos de limpieza, etc.);

- Mantiene un sistema central de presentación de documentos y formularios requeridos;

- Sirve como recepcionista de oficina, saludando a todos los visitantes, aceptando entregas de oficina y administrando líneas telefónicas de oficina;

- Programa limpiezas de oficina y mantenimiento de rutina, según sea necesario;

- Coordina la organización de las reuniones locales y las que están bajo la supervisión del Gerente de Operaciones y Subvenciones y de la oficina en el hogar;

- Gestiona el horario de viaje del equipo y garantiza que el paradero del personal se mantenga actualizado

- Negocia hoteles, transportation y arreglos de comidas;

- Ayuda en la redacción de solicitudes de presupuesto, puntos de compra y PO, así como contribuye al análisis de ofertas bajo la orientación de Operations and Grants Manager;

- Otras funciones administrativas asignadas.



Dentro del proyecto LHSS, el Asistente Administrativo contará con el apoyo de las operaciones, finanzas y experiencia técnica de la oficina en el hogar de LHSS e informará al Gerente de Operaciones y Subvenciones de Actividad de LHSS Colombia.



Cualificaciones mínimas



- Licenciatura en contabilidad, gestión empresarial u otro campo relevantepreferido.

- Dos años de experiencia previa en gestión de oficinas profesionales, operaciones y experiencia financiera, preferiblemente en programas financiados por USAID.

- Excelente gestión, habilidades organizativas einformáticas.

- Fluent español habilidades de escritura / habla requeridas.

- Se alienta a los ciudadanoscolombianos, especialmente a los que residen actualmente en Colombia, a presentar su solicitud.

El anuncio original lo puedes encontrar en Kit Empleo:
https://www.kitempleo.com.co/empleo/9463616/hiu-064-office-assistant-administrative-assistant-lhss-colombia-colombia/?utm_source=html

Postulate a este anuncio

Muestra tus habilidades a la empresa, rellenar el formulario y deja un toque personal en la carta, ayudará el reclutador en la elección del candidato.

Suscribete a esta alerta:
Escribe tu dirección de correo electrónico, te permitirá de estar al tanto de los últimos empleos por: hiu-064 office assistant / administrative assistant - lhss colombia
Publica un nuevo anuncio gratuito
Necesitas publicar un anuncio? Con más de 1 millón de usuarios únicos al mes en corto encontrarás el candidato ideal para tu empresa, ¿qué estás esperando!
Publica ahora

Suscribete a esta alerta