Descripción de puesto - Purchasing and Contracting Specialist (Especialista de Compras y Contrataciones) (2602085)

Descripción de puesto

Purchasing and Contracting Specialist (Especialista de Compras y Contrataciones)

Anuncio de trabajo

Tipo de puesto

Trabajo temporal

Tipo de Requisición : PSA (Acuerdos de servicios personales)

Nivel de Grado : N/A

Ubicación principal

AVISO SIGNIFICATIVO – La fecha y la hora de vencimiento exhibidas arriba se basan en la fecha y la hora señaladas en su dispositivo personal.

La FAO intenta que haya diversidad de género, geográfica y lingüística entre su personal y sus consultores internacionales, a fin de atender de la mejor manera posible a los Estados Miembros de la Organización en todas las regiones.

- La FAO está comprometida con el logro de la diversidad en su fuerza de trabajo por lo que se refiere al sexo, la nacionalidad, el origen y la cultura.
- Se alienta a las mujeres, los nacionales de Estados Miembros insuficientemente o no representados y las personas con discapacidades que posean las cualificaciones necesarias a presentar sus solicitudes.
- Todas las personas que trabajan para la FAO deben cumplir las normas de integridad y conducta profesional más estrictas y defender los valores de la FAO.
- La FAO, en cuanto organismo especializado de las Naciones Unidas, aplica una política de tolerancia cero ante conductas incompatibles con su estatuto, sus objetivos y su mandato, en particular la explotación y el abuso sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación.
- Todos los candidatos seleccionados se someterán a rigurosas comprobaciones de referencias y antecedentes.
- Todas las solicitudes se tratarán con la más estricta confidencialidad.

Marco organizativo

La FAO es la Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura, que lidera el esfuerzo internacional por un mundo libre del hambre y de la malnutrición en el que la alimentación y la agricultura contribuyan a mejorar los niveles de vida de todos sus habitantes, especialmente los más pobres, de forma sostenible desde el punto de vista económico, social y ambiental. Trabajamos para contribuir al cumplimiento de la Agenda 2030 y de sus metas mundiales mediante el fomento de sistemas alimentarios sostenibles, inclusivos y resilientes para lograr una producción, una nutrición, un medio ambiente y una vida mejor.

Dependencia jerárquica

Bajo la supervisión general del Representante de la FAO en Colombia; la oficial de administración y él especialista senior del área de compras y contrataciones de bienes y servicios.

El/la Especialista de Compras y Contrataciones tiene la responsabilidad de apoyar el área de administración específicamente para el equipo de Compras.

Tareas y responsabilidades

- Acompañar a los proyectos en el inicio de los procesos de compra.
- Acompañar a la Representación en los procesos de compra de insumos de oficina.




- Elaborar los proyectos de “Solicitudes de Proposición para Cartas de Acuerdo” y cualquier correspondencia y notas para el expediente relacionado al mismo, según instrucciones del Oficial de Adquisiciones Internacional.
- Verificar la asignación presupuestaria, previo a la iniciación de todo proceso de adquisición de Bienes y/o Servicios.
- Elaborar los proyectos de Invitaciones a Licitar - ITB o documentos de solicitud de propuesta - RFP para la adquisición de bienes, obras y servicios según instrucciones del Oficial de Compras Internacionales.
- Elaborar contratos, órdenes de compra y cualquier otro documento necesario para la realización de cada una de las adquisiciones.
- Proporcionar asesoría en los procesos relacionados a las evaluaciones de ofertas, garantizando que estos se realicen con transparencia, eficiencia, criterio económico y contratando las mejores opciones del servicio en cuanto a precio y calidad.
- Revisar los instrumentos de convocatoria para compras mediante los manuales MS 502 y MS 507.
- Envío y recepción de correos de procesos de Licitación.
- Hacer seguimiento a las convocatorias de Licitación, confirmar la recepción de ofertas, mantener archivo digital actualizado y generar alertas.
- Participar en los comités de evaluación de los procesos de Licitación asignados.
- Apoyar y revisar actas de adjudicación de licitaciones y los demás soportes de los procesos asignados, de conformidad con los manuales de FAO.
- Revisar y controlar la calidad de la documentación de solicitudes de compras, hacer feedback con los Proyectos.
- Generar y ajustar las órdenes de compra basadas en las requisiciones enviadas por los proyectos en sus solicitudes de compra.
- Asesorar a los Proyectos en la elaboración de instrumentos contractuales: contratos y órdenes de compra.
- Revisar y ajustar notas al archivo, contratos, enmiendas y otros instrumentos contractuales que le sean asignados.
- Revisar los instrumentos contractuales para ser firmados por Comité Local de Compras y Representante.
- Realizar la medición de tiempos en cada parte del proceso de compra para actualización, normalización de procedimientos, lecciones aprendidas, identificación de cuellos de botella, y realimentación a proyectos.
- Apoyar la gestión de no conformidades y devoluciones. Notificación de reclamos y aplicación de sanciones.
- Apoyar la evaluación a proveedores en conjunto con personal involucrado en el proceso de compra.
- Socializar los lineamientos, formatos, procedimientos, catálogos a los proyectos, mediante intranet desarrollada para el área de compras.
- Realizar el cierre de órdenes y contratos en GRMS.




- Diligenciar oportunamente al momento de retiro de la organización el acta de entrega de cargo y en caso de ejercer funciones de supervisión realizar seguimiento a la correcta entrega del cargo del personal a cargo.
- Apoyar la elaboración, revisión y gestión de acuerdos de subvención, de conformidad con las disposiciones, procedimientos, y controles establecidos en el Manual de FAO y demás normativa aplicable.
- Planificar con las áreas técnicas y administrativas la preparación de la documentación requerida para la formalización, modificación, seguimiento y cierre de los acuerdos de subvención.
- Apoyar la definición, seguimiento y consolidación de indicadores clave de desempeño (KPI) asociados a los procesos de adquisiciones, contratación, acuerdos de subvención y gestión administrativa, generando alertas y reportes para la toma de decisiones.
- Elaborar y mantener actualizados los registros y herramientas de seguimiento de acuerdos de subvención, indicadores de desempeño y avances de los procesos asignados, asegurando la trazabilidad y disponibilidad de la información.

LOS CANDIDATOS SERÁN EVALUADOS CON ARREGLO A LOS SIGUIENTES CRITERIOS:

Requisitos mínimos

- Diploma profesional en administración de empresas, administración pública, ingeniería industrial u otras áreas afines, con posgrado en áreas administrativas o relacionadas con las funciones del cargo.
- 4 años de experiencia después de la graduación en procesos de adquisición de bienes y servicios, así como en la elaboración y gestión de contratos relacionados, en el sector público, privado o en organizaciones del Sistema de las Naciones Unidas.
- Conocimiento práctico del español (nivel C)
- Nacionalidad colombiana o residente en el país con permiso de trabajo regular.

Competencias fundamentales de la FAO

- Enfoque basado en los resultados
- Trabajo en equipo
- Comunicación
- Establecimiento de relaciones eficaces
- Intercambio de conocimientos y mejora continua

Aptitudes técnicas/funcionales

- Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
- Capacidad para planificar y gestionar tareas.
- Confidencialidad y discreción.
- Excelentes relaciones interpersonales.
- Sobresaliente manejo de programas MS Office (Word, Excel, Access, Power Point).

INFORMACIÓN ADICIONAL

- La FAO no cobra tasas en ninguna etapa del proceso de contratación (solicitud, entrevista, tramitación).
- Las solicitudes recibidas después del vencimiento del plazo de presentación de solicitudes no se aceptarán.
- Le informamos que la FAO solo considerará los títulos o credenciales académicos obtenidos en una institución de enseñanza incluida en la Base de datos mundial sobre educación superior, la cual es una lista mantenida por la Asociación Internacional de Universidades (IAU)/UNESCO. La lista puede ser consultada en:
- Para cualquier otra cuestión visite el sitio web de la FAO sobre empleo:

#J-18808-Ljbffr

📌 Purchasing and Contracting Specialist (Especialista de Compras y Contrataciones), Bogota (Bogotá)
🏢 Fao Colombia
📍 Bogotá