Job Description
En dentsu estamos en búsqueda de un Asistente Administrativo/Recepcionista en Medellín Formación y experiencia Técnico o tecnólogo en Administración, Gestión Administrativa, Secretariado, Talento Humano, Contabilidad y/o carreras afines, con mínimo 1 año de experiencia en cargos administrativos o de asistencia a áreas corporativas. Deseable experiencia en empresas de servicios, multinacionales o ambientes corporativos y manejo de procesos administrativos, proveedores, facturación, gestión documental y logística empresarial. Conocimientos en herramientas ofimáticas, especialmente Excel básico/intermedio, Microsoft Office, correo electrónico y plataformas digitales de gestión. Deseable nivel básico de inglés.

Propósito del cargo Brindar soporte integral a la gestión administrativa de la organización, asegurando la adecuada ejecución, seguimiento y control de los procesos administrativos, logísticos y documentales, facilitando la operación de los equipos y contribuyendo al adecuado funcionamiento de las oficinas y servicios corporativos.

Responsabilidad 1. Gestión administrativa y documental

Recopilar, validar y organizar la documentación requerida para la elaboración de contratos con clientes y participación en procesos de licitación. Apoyar la preparación y actualización de documentos administrativos y corporativos requeridos por clientes, proveedores y áreas internas. Mantener organizada y actualizada la documentación física y digital de la compañía, garantizando su adecuada clasificación, disponibilidad y trazabilidad. Gestionar el archivo de contratos, facturas, órdenes de compra, cotizaciones, recibos, reportes, comunicaciones y demás documentos administrativos. Dar seguimiento a documentos pendientes de firma, aprobación o entrega,



alertando oportunamente sobre vencimientos o retrasos. Apoyar la elaboración y actualización de bases de datos, controles y reportes administrativos.

Responsabilidad 2. Gestión de facturas y proveedores

Recibir, revisar y direccionar las facturas a las áreas responsables para su validación y aprobación. Realizar seguimiento al estado de las facturas y gestionar oportunamente las inconsistencias o documentos pendientes. Solicitar y consolidar cotizaciones de bienes y servicios requeridos por la organización. Apoyar la elaboración y coordinación de propuestas con proveedores, verificando condiciones comerciales, tiempos de entrega y documentación requerida. Mantener actualizada la información y documentación de proveedores. Dar seguimiento a órdenes de compra, servicios contratados y compromisos administrativos con proveedores. Apoyar la identificación de oportunidades de eficiencia y optimización del gasto administrativo.

Responsabilidad 3. Servicios generales y administración de oficina

Coordinar el adecuado funcionamiento de las oficinas y los servicios administrativos requeridos para la operación. Coordinar y hacer seguimiento a mantenimientos preventivos y correctivos de equipos, mobiliario e instalaciones. Gestionar los requerimientos relacionados con aseo, cafetería, papelería, suministros y demás elementos necesarios para la operación.



Controlar los niveles de inventario de insumos administrativos y gestionar oportunamente los pedidos. Llevar controles básicos sobre consumos, pedidos, mantenimientos y servicios administrativos. Gestionar el calendario y reserva de salas, asegurando su disponibilidad y adecuado uso. Coordinar las atenciones y requerimientos logísticos para reuniones internas, reuniones con clientes y actividades corporativas. Coordinar el ingreso de visitantes, proveedores y domiciliarios autorizados, de acuerdo con los protocolos establecidos.

Responsabilidad 4. Viajes y logística corporativa

Gestionar y coordinar los requerimientos de viajes corporativos de ejecutivos y colaboradores, incluyendo tiquetes, hoteles, traslados terrestres y demás servicios asociados. Coordinar itinerarios y reservas de acuerdo con las políticas corporativas y requerimientos de los viajeros. Mantener control y trazabilidad sobre las reservas y gastos asociados a los viajes. Atender cambios, cancelaciones y contingencias relacionadas con la logística de viajes.

Responsabilidad 5. Atención y comunicaciones

Gestionar llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia interna y externa. Recibir y direccionar oportunamente solicitudes de clientes, proveedores, colaboradores y visitantes hacia las áreas correspondientes. Apoyar la coordinación de reuniones, agendas y actividades administrativas de los equipos que lo requieran. Mantener una comunicación oportuna con las diferentes áreas para asegurar el seguimiento de los requerimientos administrativos.

Responsabilidad 6. Control y seguimiento administrativo

Mantener actualizados los controles administrativos definidos por la compañía. Realizar seguimiento a solicitudes, compras, servicios, mantenimientos, prov

📌 Administrative Assistant (Medellín)
🏢 Dentsu
📍 Medellín