Funciones y responsabilidades

1. Selección y contratación de personal

Gestionar procesos de reclutamiento y selección mediante portales de empleo, academias de vigilancia y otras fuentes de reclutamiento.

Realizar entrevistas, pruebas psicotécnicas y de conocimientos, gestionar su aplicación en la plataforma VALUAP y verificar resultados con la psicóloga responsable.

Garantizar la selección, contratación y entrega del personal requerido por Operaciones en un plazo máximo de cuatro días, cumpliendo los procedimientos establecidos.

Verificar referencias personales y laborales, antecedentes disciplinarios, cursos, exámenes y autenticidad de los documentos del candidato.

Asegurar el cumplimiento del 100 del Check List de Contratación, la firma de documentos y la correcta digitalización y custodia de las hojas de vida físicas y electrónicas en OwnCloud.

Verificar la realización de la inducción del Sistema Integrado de Gestión SIG y el diligenciamiento del perfil sociodemográfico.

2. Afiliaciones a seguridad social

Gestionar y realizar afiliaciones, retiros y seguimiento a la efectividad de los registros ante EPS, ARL, Caja de Compensación Familiar y Fondo de Pensiones.

Coordinar con Operaciones las fechas de afiliación a riesgos laborales según las necesidades del servicio.

Descargar, verificar y archivar los certificados de afiliación, apoyando los procesos masivos cuando se requiera.

3. Gestión documental y bases de datos

Mantener actualizadas las bases de datos del personal, hojas de vida y registros de ingresos, retiros y actuaciones laborales.

Digitalizar, organizar y custodiar en OwnCloud los documentos de contratación, cursos, memorandos, llamados de atención, reconocimientos y demás soportes laborales.

Recopilar y actualizar la documentación de los trabajadores, garantizando su integridad, legibilidad y disponibilidad.





Verificar la documentación de los proveedores de recurso humano frente a las facturaciones presentadas.

4. Retiros, liquidaciones y paz y salvo

Validar las novedades de retiro, cartas de renuncia, notificaciones de terminación de contrato, devolución de dotación y firma de paz y salvo.

Verificar turnos pendientes y demás novedades reportadas por el personal retirado.

Revisar las liquidaciones, gestionar la firma de los colaboradores y reportar inconsistencias para su corrección.

Remitir diariamente las liquidaciones firmadas antes del mediodía para el proceso de pago consolidado.

5. Gestión disciplinaria y legal

Gestionar citaciones, descargos, llamados de atención y sanciones, asegurando la documentación, notificación y archivo de los soportes correspondientes.

Realizar seguimiento a incumplimientos en la programación de exámenes médicos ocupacionales y reportar las novedades a Operaciones.

Consolidar y notificar medidas cautelares, embargos y retenciones salariales, realizando seguimiento a las respuestas de los colaboradores y reportando los descuentos a Nómina.

Gestionar la recepción, remisión y seguimiento de derechos de petición, acciones de tutela y PQRS, controlando los tiempos de respuesta.

6. Novedades de nómina

Consolidar y reportar diariamente los ingresos y retiros del personal.

Recopilar, verificar y registrar soportes de incapacidades, licencias, vacaciones, horas extras, permisos, asistencia y demás novedades para el procesamiento de nómina.





Remitir semanalmente los soportes al área de Nómina y reportar mensualmente los descuentos por cursos, daños o pérdida de elementos dentro de los plazos establecidos.

Gestionar la entrega de certificados bancarios, registrar la información correspondiente y remitirla a Nómina.

7. Exámenes médicos ocupacionales

Coordinar y programar exámenes médicos de ingreso, periódicos y de retiro, notificando a los candidatos, colaboradores e IPS correspondientes.

Verificar los resultados y remitirlos al área del Sistema Integrado de Gestión SIG para su validación.

Actualizar la matriz de recomendaciones médicas ocupacionales y realizar seguimiento a su cumplimiento.

8. Certificaciones y atención al colaborador

Consolidar y gestionar solicitudes de certificaciones laborales para personal activo e inactivo, previa validación en bases de datos y sistema PRONOS, con aprobación de la Dirección de Recursos Humanos.

Gestionar solicitudes de desprendibles de nómina y requerimientos documentales de los colaboradores.

Informar oportunamente a Operaciones y a las demás áreas sobre el estado de los procesos de selección, contratación y novedades de personal.

9. Dotación y elementos de protección personal

Coordinar la entrega de dotación y elementos de protección personal EPP, verificando disponibilidad, diligenciamiento de formatos y registros de entrega en el sistema Kardex.

Mantener los soportes de entrega y validar el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
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