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1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Cargo: Asistente de Facturación

Área: Logística

Reporta a: Gerencia de Logística

Tipo de contrato: Término fijo

Jornada laboral: Jornada completa

Tipo de trabajo: Presencial 100%

1. OBJETIVO DEL CARGO

Garantizar la correcta y oportuna emisión, control y archivo de la documentación de facturación de la empresa, asegurando el cumplimiento de la normatividad tributaria vigente en Colombia (DIAN) y apoyando la gestión financiera y comercial de Inversiones RMC Internacional S.A.S. mediante el registro oportuno y preciso de todas las transacciones relacionadas con ventas, notas crédito, remisiones y documentos equivalentes.

1. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALES3.1 Facturación Electrónica
- Generar y emitir facturas de venta electrónicas cumpliendo con los requisitos establecidos por la DIAN y la legislación tributaria colombiana vigente.
- Validar la correcta aplicación de impuestos (IVA, retenciones en la fuente, ICA u otros aplicables) en cada factura emitida.
- Gestionar el envío electrónico de facturas a los clientes y confirmar su recepción y aceptación en el sistema de facturación electrónica.
- Tramitar y emitir notas crédito y notas débito cuando se presenten devoluciones, descuentos o ajustes autorizados.
- Realizar seguimiento al estado de las facturas en el sistema de la DIAN (validadas, rechazadas, pendientes) y gestionar las correcciones necesarias.
- Mantener actualizada la resolución de facturación y verificar que los rangos de numeración estén vigentes.

3.2 Gestión y Aprobación de Pedidos

- Revisar y aprobar los pedidos de clientes en coordinación con el operario de cartera,



verificando el cupo disponible y la situación de cartera de cada cliente antes de autorizar el alistamiento.
- Verificar que la información del cliente (nombre, NIT/cédula, dirección, régimen tributario) esté correctamente registrada antes de emitir cualquier documento.
- Confirmar las cantidades efectivamente empacadas una vez el pedido ha sido preparado, validando que coincidan con lo solicitado y lo aprobado, como paso previo a la facturación.
- Coordinar con el área de logística la disponibilidad y despacho de los pedidos aprobados, asegurando la coherencia entre lo empacado y lo facturado.
- Emitir remisiones de mercancía y hacer el cruce oportuno con las facturas correspondientes una vez se confirme la entrega.
- Gestionar la facturación de pedidos especiales, cotizaciones aprobadas y contratos con clientes recurrentes o distribuidores.

3.4 Atención a Clientes en Temas de Facturación

- Atender consultas, solicitudes y requerimientos de los clientes relacionados con facturas, soportes de pago, retenciones y demás documentos tributarios.
- Gestionar la corrección o anulación de facturas cuando se detecten errores, siguiendo el procedimiento interno autorizado.
- Elaborar y entregar certificados de retención en la fuente a los clientes que lo soliciten según los plazos establecidos.

3.6 Registro y Control en el Sistema ERP

- Registrar y actualizar la información de facturación en el sistema ERP de la empresa,



garantizando la integridad y consistencia de los datos.
- Verificar la correcta parametrización de clientes, productos, listas de precios y condiciones comerciales en el sistema.
- Generar reportes de ventas, facturación y cartera desde el ERP para apoyar la toma de decisiones.
- Reportar inconsistencias o errores en el sistema al administrador del ERP para su corrección oportuna.
- Participar activamente en los procesos de implementación, ajuste y mejora del módulo de facturación en ERP.
- Actualizar periódicamente el inventario disponible en la aplicación de ventas de la empresa, asegurando que únicamente se muestren los productos con existencias mayores a cero, para evitar la toma de pedidos de referencias sin disponibilidad.
- Apoyar al equipo comercial en la gestión de accesos remotos al ERP, facilitando la conexión y el uso de la herramienta por parte de los asesores de ventas en campo.

3.7 Archivo y Gestión Documental

- Organizar, archivar y custodiar de manera física y digital todos los documentos de facturación, según los lineamientos de gestión documental de la empresa y los plazos legales exigidos.
- Mantener un registro ordenado de las facturas emitidas, anuladas y pendientes por cobrar.
- Garantizar la confidencialidad de la información financiera y tributaria de la empresa y sus clientes.
- Apoyar los procesos de auditoría interna y externa aportando la documentación de facturación requerida.

3.8 Cumplimiento Tributario y Normativo

- Mantenerse actualizado/a sobre los cambios en la normativa tributaria colombiana que afecten los procesos de facturación (resoluciones DIAN, modificaciones al régimen de IVA, retenciones, etc.).
- Aplicar correctamente las tarifas de retención en la fuente, IVA e ICA según el tipo de operación, client

📌 Asistente de Facturacion (Funza)
🏢 Inversiones RMC Internacional
📍 Funza