Identificación del Cargo

Nombre del Cargo

Coordinadora de Eventos BTL

Área / Proceso

Comercial

Reporta a

KAM, Ejecutivo de Cuenta, Gerente Comercial

Personal a Cargo

Mercaderistas, Impulsadoras

Objetivo Principal

Garantizar la ejecución impecable de la logística de los eventos previamente negociados por el equipo comercial (KAM / Ejecutivos de Cuenta), coordinando los recursos del cliente y los propios, además de administrar, distribuir y supervisar al personal de mercadeo en punto de venta para activaciones específicas.

1. Responsabilidades Principales y Funciones

A. Transición Comercial y Logística de Eventos

- Recibir el 'Brief' comercial :Tomar el relevo del KAM o Ejecutivo de Cuenta una vez cerrado el negocio, entendiendo a fondo los alcances, presupuestos y promesas realizadas al cliente.
- Negociación de contraprestaciones logísticas :Coordinar directamente con el cliente la delimitación de recursos (ej. qué insumos/productos aportarán ellos para degustación o material POP, y qué entregará nuestra empresa como mobiliario, personal, transporte o sonido).
- Planificación integral :Diseñar el cronograma detallado de montaje, ejecución, supervisión en vivo y desmontaje de cada evento.

B. Gestión, Control y Distribución de Mercaderistas (Punto de Venta)

- Asignación de rutas y mallas :Distribuir estratégicamente al equipo de mercaderistas e impulsadoras según el calendario de actividades en los canales correspondientes (supermercados, grandes superficies, tiendas o eventos especiales).
- Coordinación de activaciones complejas :Organizar la logística de actividades especiales en punto de venta, asegurando insumos y herramientas críticas como: ◦ _Maratones de sushi: _Cadena de frío para insumos frescos, vajilla, utensilios y montaje de la estación.

◦ _Catas de licores/vinos: _Cristalería, descorchadores, elementos de maridaje y protocolo de servicio.





◦ _Degustaciones masivas: _Elementos de bioseguridad, menaje desechable, muestreo controlado y stands.

- Control de cobertura y asistencia :Supervisar de manera estricta (directa o mediante herramientas tecnológicas/geolocalización) que el personal asista puntualmente a sus puntos asignados y cumpla con el plan de trabajo.

C. Proveedores e Inventario

- Gestión de compras operativas :Negociar y coordinar con proveedores internos (transporte de material, sonido, catering) buscando eficiencia en costos y alta calidad en el servicio.
- Control de inventario BTL :Administrar el stock de materiales de la empresa (stands corporativos, uniformes, herramientas de degustación) y el material enviado por el cliente.

D. Reportes y Cierre de Actividad

- Consolidación de KPIs :Recolectar y procesar los reportes de campo de las mercaderistas (ventas logradas durante la activación, impactos/contactos estimados, comentarios del consumidor y registro fotográfico estructurado).
- Cierre logístico :Entregar un informe de gestión detallado al KAM para facilitar la facturación, el cobro y la posterior fidelización del cliente.

1. Perfil del Candidato: Requisitos y Competencias
- Educación :Cualificado o tecnólogo en Administración de Empresas, Mercadeo, Comunicación Social, Hotelería y Turismo, Logística o carreras afines.
- Experiência :Mínimo 2 a 3 años en agencias de publicidad BTL, empresas de consumo masivo o productoras de eventos, liderando la logística y el manejo de personal operativo de campo (indispensable).
- Conocimientos Técnicos :Excel intermedio (mallas de turnos, control de inventarios y presupuestos), y deseable manejo de apps de supervisión de personal.
- Competencias Blandas :Capacidad de negociación, liderazgo y firmeza en el manejo de personal operativo, alta tolerancia a la frustración y resolución de problemas bajo presión en eventos en vivo.

Lugar de trabajo: Empleo presencial

📌 Coordinadora de Eventos y Operaciones Btl (Bogotá)
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📍 Bogotá