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Estamos en búsqueda de un(a) Analista Jr Administrativa , una persona con con habilidades de planeación y organización, atención al detalle, seguimiento y control, proactividad, capacidad para gestionar múltiples actividades simultáneamente, comunicación asertiva, servicio al cliente interno, manejo de información confidencial, trabajo en equipo.

Propósito Del Cargo Responsable de administrar, controlar y mantener al día los procesos documentales, contractuales, corporativos y de trámites de la compañía, garantizando que los contratos, poderes, seguros, permisos y documentos societarios estén vigentes, completos y disponibles, y que ningún vencimiento u obligación se pase sin alerta previa. Reporta a la Gerencia Administrativa.

- Sistema documental y archivo corporativo
- Es responsable del diseño, la administración y la actualización del sistema documental de la compañía: estructura de carpetas, nomenclatura, control de versiones, y depuración de duplicados y documentos obsoletos.
- Administra la documentación societaria (actas, libros, certificados, poderes) y mantiene el archivo corporativo completo y auditable.
- Define y mantiene los accesos y la confidencialidad de la información documental, según los lineamientos de la Gerencia Administrativa.
- Elabora y entrega mensualmente un informe del estado documental y de cumplimiento.
- Gestión contractual y de cumplimiento
- Es responsable de la matriz de contratos, poderes y autorizaciones:



la mantiene actualizada y gestiona de forma proactiva vencimientos, renovaciones, modificaciones y obligaciones, alertando con anticipación a los responsables.
- Es el enlace con la firma de abogados externa: prepara y consolida la información de cada caso, hace seguimiento a los tiempos de respuesta y responde por que cada contrato quede revisado, firmado y archivado.
- Controla la vigencia de permisos, licencias, certificados sanitarios y demás documentos obligatorios de todos los puntos de venta, la planta y la oficina.
- Administra las pólizas de seguros: vigencias, renovaciones, endosos y trámite de siniestros con el corredor.
- Trámites ante entidades
- Es responsable de gestionar de principio a fin los trámites ante Cámara de Comercio, DIAN, alcaldías, secretarías, curadurías, bancos y demás entidades, asegurando que se radiquen y se cierren en los tiempos previstos.
- Lleva un tablero de seguimiento de trámites con estado, responsable y fecha límite, y escala oportunamente los que estén en riesgo.
- Soporte a la negociación y a la gerencia
- Acompaña las reuniones de negociación o revisión contractual lideradas por la Gerencia Administrativa. Es responsable de dejar la minuta o el correo de seguimiento con los compromisos, y de hacerles seguimiento hasta su cierre.
- Elabora presentaciones,



informes y reportes para la gerencia y los socios.
- Mejora de procesos
- Identifica vacíos en los procesos documentales y contractuales, y propone controles, plantillas y procedimientos para estandarizarlos.

Requisitos

- Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Negocios Internacionales, Economía o carreras afines.
- 2 a 3 años en cargos administrativos, preferiblemente brindando soporte a gerencias o direcciones administrativas. Se valorará experiencia en gestión documental, seguimiento de contratos, trámites ante entidades públicas, manejo de matrices de control, seguros corporativos, elaboración de actas y minutas, y plataformas documentales (SharePoint o similares).

Conocimientos Específicos

- Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) y Microsoft 365 / SharePoint
- Gestión documental y control de versiones
- Elaboración de actas, minutas y comunicaciones ejecutivas
- Organización de archivos físicos y digitales
- Conocimientos básicos de contratación comercial y trámites administrativos (no se requiere formación jurídica)
- Excelente redacción y ortografía

Habilidades y Competencias

- Planeación y organización
- Atención al detalle
- Seguimiento y control
- Proactividad
- Capacidad para gestionar múltiples actividades simultáneamente
- Comunicación asertiva
- Servicio al cliente interno
- Manejo de información confidencial
- Trabajo en equipo

Condiciones Laborales

- Contrato fijo
- Salario: A convenir + Prestaciones de Ley + Auxilio de transporte
- Horario: Lunes a Viernes de 7:30am a 5pm (Viernes hasta las 4pm)
- Modalidad: Presencial

📌 Analista Jr Administrativa (Cali)
🏢 CHILITACO
📍 Cali