VACANTE: ASISTENTE ADMINISTRATIVO EN PROPIEDAD HORIZONTAL

Buscamos una persona organizada, responsable, proactiva y con sobresaliente actitud de servicio para apoyar la gestión administrativa y operativa de conjuntos residenciales. Debe contar con habilidades de comunicación, atención al detalle, manejo de información confidencial y capacidad para atender diferentes solicitudes de manera cordial, oportuna y eficiente.

OBJETIVO DEL CARGO

Brindar apoyo a la administración de la copropiedad mediante la atención a propietarios, residentes y proveedores; la organización documental; el seguimiento de solicitudes y actividades; y la elaboración de comunicaciones e informes, contribuyendo al adecuado funcionamiento del conjunto y a una buena relación con la comunidad.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

- Atender de manera presencial, telefónica y por medios digitales a propietarios, residentes, visitantes y proveedores, ofreciendo información clara y canalizando sus requerimientos.
- Recibir, registrar, clasificar y hacer seguimiento a solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, informando a la administración sobre su estado y los asuntos pendientes.
- Elaborar y organizar cartas, circulares, avisos, correos electrónicos, informes, actas y demás documentos requeridos por la administración.
- Administrar la correspondencia de entrada y salida, controlar su entrega y conservar los soportes de las comunicaciones.
- Mantener actualizado el archivo físico y digital de la copropiedad, incluyendo contratos, cotizaciones, facturas, actas, informes, registros y documentación de proveedores.
- Actualizar bases de datos de propietarios, residentes, arrendatarios, proveedores y contactos de emergencia,



garantizando la reserva de la información.
- Solicitar cotizaciones, elaborar cuadros comparativos y apoyar el seguimiento de compras, pedidos, entregas y servicios autorizados.
- Apoyar la programación y el seguimiento de mantenimientos preventivos y correctivos, visitas técnicas y actividades en zonas comunes, conservando sus respectivos soportes.
- Recibir y organizar facturas, cuentas de cobro y documentos de proveedores para su revisión y trámite por parte de la administración y el área contable.
- Apoyar la gestión documental de cartera, el envío de estados de cuenta y recordatorios de pago, y la recepción de comprobantes para su validación por el área responsable.
- Coordinar agendas, reuniones y citas; apoyar la preparación de documentos para consejos de administración y asambleas; y realizar seguimiento a los compromisos asignados.
- Apoyar el registro y la coordinación de reservas de zonas comunes, mudanzas y demás trámites internos, conforme a los procedimientos de la copropiedad.
- Canalizar las novedades reportadas por vigilancia, aseo, mantenimiento y otros contratistas, e informar oportunamente a la administración.
- Apoyar la divulgación del manual de convivencia y de las comunicaciones institucionales, manteniendo un trato respetuoso e imparcial con la comunidad.




- Elaborar reportes de actividades, solicitudes atendidas, pendientes y demás información necesaria para el seguimiento de la gestión.
- Desarrollar las demás actividades de apoyo administrativo relacionadas con el cargo que le sean asignadas.

FORMACIÓN Y EXPERIENCIA

Formación técnica o tecnológica en asistencia administrativa, gestión empresarial, administración o áreas afines. Experiencia en labores administrativas y atención al usuario, preferiblemente en conjuntos residenciales, edificios o empresas de administración de propiedad horizontal. Se valoran conocimientos básicos sobre el funcionamiento de las copropiedades, sus órganos de administración y sus procedimientos.

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

Manejo de Word, Excel, correo electrónico, herramientas digitales y archivo documental. Capacidad para elaborar comunicaciones con buena ortografía y redacción, organizar información, construir cuadros de seguimiento y priorizar tareas. Se valorará el conocimiento de programas administrativos o contables utilizados en propiedad horizontal.

Buscamos una persona con comunicación asertiva, disposición para trabajar en equipo, criterio para canalizar situaciones sensibles, capacidad de seguimiento y cumplimiento de plazos. Son fundamentales la puntualidad, la honestidad, la discreción, la paciencia y el manejo respetuoso de situaciones de inconformidad.

CONDICIONES DE LA VACANTE

- Lugar de trabajo: Bogotá D.C, zona norte
- Modalidad: Presencial
- Horario: lunes a sábado,
- Tipo de contrato: por labor contratada
- Salario: A definir
- Fecha de ingreso: inmediata

📌 Assistente administrativo (Bogotá)
🏢 LPT CONSULTORES
📍 Bogotá